Comment bien prendre des notes lors d’une réunion ?

Table des matières

La prise de notes est importante en réunion mais elle peut parfois s’avérer complexe. C’est un exercice qui demande une certaine méthodologie.
Alors pour que vous deveniez un As de la prise de note, on vous explique les 5 étapes clefs à suivre !

Sommaire :

I/ Choisir le bon support pour prendre des notes

II/ S’informer sur la réunion en amont

III/ Noter peu, noter utile

IV/ Structurer sa prise de notes

V/ Enrichir ses notes après la réunion

Tout d’abord, cet article s’adresse à un large public car le terme de “réunion” englobe :

  • les réunions d’entreprises
  • les conférences
  • les sessions de formations
  • les instances représentatives du personnel
  • les interviews et entretiens

Bref, vous l’aurez compris, les réunions se présentent sous diverses formes, et pour chacun de ces exemples la prise de notes est I-N-C-O-N-T-O-U-R-N-A-B-L-E !

Alors voyons ensemble comment être efficace …

I/ Choisir le bon support pour prendre des notes 📝

Premièrement, il est important de bien choisir son support. Selon l’objet de votre réunion et sa durée, vous pouvez décider d’opter pour des notes sur papier ou bien de recourir à un outil de prise de notes.

Pour une réunion hebdomadaire et courte, un bloc note et un stylo peuvent suffire.

Cependant, s’il s’agit d’une réunion de plus d’une heure au sujet complexe, je vous conseille d’opter pour un outil numérique. Aujourd’hui de nombreux outils sont spécialisés dans la prise de notes, tel que :

  • Word ⇒ simple et efficace
  • Evernote ⇒ de nombreuses fonctionnalités pour enrichir votre prise de notes mais un prix conséquent
  • Microsoft Onenote ⇒ un outil gratuit pour taper, dessiner et rédiger comme bon vous semble
  • Bear ⇒ destiné aux adeptes d’Apple
  • Simplenote ⇒ qui vous permet de partager votre contenu avec vos collaborateurs

Vous avez donc l’embarras du choix, à vous de choisir le support qui match le mieux avec vos besoins et vos attentes !

PS : pour vous assurer de ne rien oublier, enregistrez vous pendant la réunion, afin de pouvoir revenir sur certains moments clefs par la suite.

II/ S’informer sur la réunion en amont 🔍

Cela ne paraît pas forcément logique pour tout le monde mais prendre connaissance du sujet de la réunion, des objectifs et des participants peut être très utile pour une bonne prise de notes.
Pourquoi ? Tout simplement parce que cela vous permettra d’être plus réactif et de mieux comprendre les interactions. Vous serez donc apte à écrire d’emblée les mots clefs et les éléments importants.

III/ Noter peu, noter utile 🎯

Il faut savoir que le débit oral d’une personne en France varie de 120 à 160 mots par minute en moyenne. Il est donc impossible de prendre note de tout cela manuellement.

Deux option s’offrent donc à vous :

1. Trier les éléments clefs

Pour cela, répondez à trois questions primaires au préalables :

  • Quel est l’objectif de la réunion ?
  • Quels sont les cibles/destinataires ?
  • Quelles sont leurs attentes ?

Grâce à ces trois questions, votre pensée sera cadrée et vous serez en capacité de choisir les informations clefs. Ne polluez pas vos notes avec des détails inutiles, vous avez un temps limité et l’objectif est de sélectionner des éléments à forte valeur ajoutée qui auront une utilité par la suite. Le but de cette prise de note est de pouvoir en tirer des conclusions qui elles-mêmes vous permettront par la suite de mettre en place de nouvelles actions et objectifs d’évolution.

2. Utiliser la dictée automatique avec Noota !

Une deuxième option s’offre à vous : la dictée automatique. Noota est un outil spécialisé dans la retranscription automatique. Avec un tel outil, vous aurez une prise de note précise et intégrale ! Cette solution vous permet de vous investir activement dans la réunion, sans vous soucier d’autre chose.

Notre outil vous permettra de :

  • noter en temps réel votre échange (avec prise en compte des différents interlocuteurs)
  • surligner les moments et phrases importantes
  • d’introduire des screens de n’importe quelle fenêtre de votre ordinateur pour illustrer ce qui est dit
  • d’éditer l’intégralité de votre texte par la suite ⇒ une fois votre enregistrement transcrit, vous pouvez ajouter des tags, des thèmes et de nombreuses informations pour enrichir votre prise de notes

IV/ Structurer sa prise de note ✍🏼

En restant sur l’idée d’une prise de notes manuelle, au delà du trie d’information, il est important de structurer vos propos !
En clair, qu’est ce que cela veut dire ? C’est très simple ! Il est question d’être efficace afin de pouvoir retrouver les éléments clefs en un “coup d’oeil”.

Pour cela, évitez de noter des mots en vrac sans indications.

Je vous conseille plutôt de privilégier les abréviations, les phrases courtes, les listes à puces ou encore les mots clefs.

Il est également possible de créer un tableau à l’avance dans lequel vous renseignerez :

  • le sujet
  • les personnes concernées
  • l’objectifs
  • les points clefs
  • les actions à menées
  • les potentielles questions en suspens

Mais tout cela demande encore une fois un travail en amont !

V/ Enrichir ses notes après la
réunion ⏳

Cette dernière étape est très importante et déterminera la qualité de vos notes !

Qu’il s’agisse d’une prise de notes manuelle ou pas, il est vivement recommandé de revenir sur les éléments notés afin d’y ajouter des commentaires, de faire un tri et de valoriser les informations à forte valeur ajoutée.

N’oubliez pas, ces notes seront le support de votre mémoire ! Et l’Homme a tendance à vite oublier les choses…

Pour une prise de notes manuelle, il est conseillé (dès la fin de la réunion) de :

  • compléter les zones de “blanc”
  • corriger les abréviations trop vagues
  • ajouter des commentaires aux points importants (délais, objectifs, attentes…)
  • réécrire les passages peu lisibles
  • structurer la forme : ajouter des titres et sous-titres par exemple

Si vous suivez toutes ces étapes, vous devriez être prêt pour votre prochaine réunion !

On espère que cet article vous aura été utile, et n’hésitez pas à aller voir notre compte Noota pour mieux comprendre l’utilisation et les fonctionnalités de notre outil ! Pour des tuto plus précis, consultez notre chaîne YouTube 🎬

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