Comment rédiger la synthèse d’une réunion?

Table des matières

Vous devez rédiger la synthèse d’une réunion mais vous ne savez pas quelles étapes suivre pour que cette dernière soit optimale ? Pas d’inquiétude ! Dans cet article, nous allons vous montrer comment procéder de manière méthodique et efficace.

1. Pour une bonne synthèse, triez les informations 📚

Cet exercice est particulièrement difficile, surtout si vous êtes contraint par le temps. La prise de notes doit vous permettre de simplifier vos idées pour les écrire rapidement et de manière concise. Cependant, elles doivent tout de même être assez claires et précises pour faciliter votre travail de mémorisation et de rendu des informations. L’objectif ici est de vous aider à vous souvenir des éléments importants qui ont été abordés. Vos notes pourront également vous servir de base pour rédiger des documents complets (comptes-rendusprocès-verbauxrapports).

Afin de trier les informations, il vous faut donc tout d’abord déterminer la ligne directrice des échanges. À partir de là, vous allez pouvoir y rattacher quelques éléments clefs. Demandez-vous en permanence ce qui est réellement essentiel : cela vous permettra de ne pas vous perdre dans les multiples détails.

2. Adoptez un style efficace de rédaction✍🏼

Ici, préférez les phrases courtes, construites avec un sujet, un verbe et un complément, et qui vont directement à l’essentiel. Favorisez les phrases coupées en deux plutôt que les longues dont la compréhension sera complexifiée.

Je vous conseille également d’opter pour :

  • les listes à puces
  • les phrases courtes
  • les mots-clefs
  • les abréviations (tout en gardant une facilité de lecture pour tout le monde)

 

3. Adaptez votre synthèse au format du document 📝

En fonction de la longueur demandée pour le document, vous allez pouvoir plus facilement décider de supprimer certains éléments qui paraissent moins importants. Votre document doit alors être considéré comme étant une véritable aide à la rédaction de votre synthèse et non pas comme une contrainte.

 

4. Identifiez la structure logique de la synthèse de réunion ✅

L’exercice de la synthèse est particulièrement complexe puisqu’il vous demande de ne pas créer de contresens ni de déformer les propos des différents intervenants. A vous d’être capable de résumer rapidement la réflexion de chaque personne, et ce, en portant votre attention sur les divers mots-clés qu’elles pourraient prononcer. Soyez attentif à l’argumentation par exemple : “je ne suis pas d’accord avec David car…”.

5. Faites abstraction des “parasites” du langage durant la réunion 🗣

Tous les tics de langage, les hésitations ou encore les répétitions sont tout autant d’éléments qui ne doivent pas apparaitre au sein de votre synthèse.

6. Pour une synthèse réussie, généralisez les propos🎯

Dans leur propos, les intervenants peuvent avoir tendance à préciser de nombreux détails. Si vous pouvez regrouper certains éléments qui sont concernés par le même problème, faites-le ! Vous généralisez alors leurs propos et simplifiez l’ensemble pour vous tourner vers l’essentiel.

7. Affinez votre rédaction au fur et à mesure de la synthèse 🔍

Plus vous allez avancer dans votre rédaction, plus vous allez pouvoir affiner les éléments que vous avez retranscrits. Vous écrirez sans doute davantage au début, mais cela s’affinera avec le temps.

8. Relisez-vous 👀

Lors de votre relecture, pensez à avoir une attention toute particulière au début de votre rédaction. En effet, les premières lignes seront celles qui auront le plus d’attention.

9. Obtenez des synthèses de qualité grâce à Noota💡

Avec Noota, vous pouvez importer un fichier audio ou vidéo et bénéficier de sa retranscription en seulement quelques minutes ! De même, lors de l’édition de votre texte généré, vous pouvez créer une synthèse de vos échanges, notamment grâce aux diverses questions qui ont pu être posées.

                 

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