Rédaction d’un procès verbal de CSE à partir d’une retranscription

Photo d'un homme entrain de signer un contrat
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Le procès verbal est un acte juridique écrit qui est très minutieux. Il y a des éléments précis à inclure dans la retranscription des faits ainsi qu’un délai à respecter.
Vous devez en rédiger un à l’issue d’une réunion CSE ? Nous vous expliquons les étapes à suivre pour être efficace et précis dans votre rédaction !

Le Comité Social et Économique “est l’instance de représentation du personnel dans l’entreprise. Le CSE doit être mis en place dans les entreprises de plus de 11 salariés. Les membres du CSE sont élus par les salariés de l’entreprise pour une durée maximale de 4 ans. Ses compétences, sa composition et son fonctionnement varient selon la taille de l’entreprise.” définition extraite de service-public.fr.

Dans le cadre d’une réunion CSE, le procès verbal (PV) est un document obligatoire d’ordre juridique. Il permet d’acter les faits énoncés et les échanges verbaux afin de dresser un constat. L’objectif est d’officialiser les décisions prises lors de la réunion afin d’assurer la représentation du personnel. Les réunions CSE visent également à contrôler si oui ou non l’employeur a respecté ses engagements et ses obligations.

Qui rédige le procès verbal ? 📝

Cette tâche relève de la compétence du secrétaire CSE, qui a été élu au préalable. Il arrive parfois qu’un prestataire extérieur soit désigné pour s’en charger.

Le secrétaire CSE a l’entière responsabilité du procès verbal qui doit être rédigé avec impartialité. Avant diffusion du PV, celui-ci doit être soumis à l’approbation de tous les membres du CSE, incluant l’employeur. Il s’agit alors de valider son contenu.

Parfois, il peut arriver qu’il y ait des désaccords. Lorsque ceux-ci sont fondés et prouvés, le secrétaire peut revenir sur ses écrits et compléter/modifier le document. Cependant, lorsqu’il s’agit de mauvaise foi de la part de l’employeur ou de certains élus, il ne faut surtout pas céder à la pression. Dans ce cas, faire appel au tribunal de grande instance est la meilleure solution.

Quels éléments sont essentiels ?👇🏼

D’une réunion à une autre, l’accord d’entreprise (selon les besoins spécifiques de celle-ci) peut définir différentes mentions du PV.

Cependant, certains éléments sont obligatoires et communs à tous :

  • La date, le lieu et l’heure de la réunion

  • La liste des participants avec leur qualité et la liste des invités absents éventuellement remplacés par leurs suppléants

  • Les différents points inscrits à l’ordre du jour de la réunion

  • La retranscription des différents échanges et débats entre les interlocuteurs

  • Les propositions formulées par les différents membres

  • Les propositions ou engagements formulés par l’employeur

  • Les résultats de votes pour l’adoption des résolutions

  • Les décisions adoptées par les membres

Quels délais faut-il respecter ? ⏰

Le délai à respecter pour la rédaction du PV est déterminé par l’accord d’entreprise ou par accord entre l’employeur et le CSE.

En l’absence d’accord, le Code du travail stipule que le procès-verbal doit être rédigé et transmis dans un délai de 15 jours après la réunion du CSE.

De plus, si une autre réunion est prévue avant la fin de ce délai de 15 jours, le PV doit être établi avant la date de celle-ci.

D’autres circonstances particulières engendrent des délais raccourcis :

  • En cas de restructuration ou de licenciement collectif pour motif économique, le PV doit être établi et transmis à l’employeur dans un délai de 3 jours après la réunion CSE.

  • En cas de redressement ou liquidation judiciaire de l’entreprise, le délai est de 1 jour.

Comment utiliser la retranscription de l’échange ? 👩🏼‍💻

Comme nous l’avons vu précédemment, la rédaction d’un procès verbal nécessite beaucoup de rigueur et l’intégration de nombreux éléments clefs. Pour ce faire, il faut s’assurer de ne pas louper d’informations cruciales au cours de l’échange.

La prise de note manuelle n’est alors certainement pas suffisante.

Afin d’aider le secrétaire dans la rédaction du PV, l’enregistrement des réunions CSE est autorisé. Il faut cependant qu’il en fasse la demande avant le début de la réunion, afin de procéder à un vote. Si la majorité des membres y est favorable et n’y voit pas d’inconvénient, le secrétaire peut procéder à l’enregistrement. Parfois, il arrive que l’employeur s’y oppose lorsque des informations confidentielles sont divulguées, ou lorsque celles-ci relèvent du secret professionnel.

Au-delà de l’enregistrement, la retranscription automatique peut être d’une grande aide pour les secrétaires CSE. Cette option permet d’avoir l’intégralité des échanges retranscrits dès la fin de la réunion, ce qui fait gagner un temps fou au secrétaire. Celui-ci n’aura donc plus qu’à relire le compte rendu de la réunion et à sélectionner les éléments essentiels afin de rédiger un procès verbal clair et concis.

Vous êtes secrétaire CSE et vous avez besoin de gagner du temps sur la rédaction de vos
PV ?

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