Waarom een verslag maken van al je interviews?

Het opstellen van een interviewverslag voor elk interview is een cruciale praktijk die tal van voordelen biedt voor zowel de interviewer als de organisatie. Hier zijn verschillende overtuigende redenen waarom interviewverslagen essentieel zijn:

1. Documentatie en archivering

Interviewverslagen dienen als een formeel verslag van het evaluatieproces van elke kandidaat. Deze documentatie is van onschatbare waarde voor toekomstig gebruik, vooral wanneer:

• Kandidaten vergelijken: Gedetailleerde rapporten maken objectieve vergelijkingen mogelijk tussen kandidaten op basis van consistente criteria.
• Controlepaden: Ze bieden een duidelijk overzicht van het besluitvormingsproces, wat belangrijk kan zijn voor interne beoordelingen of nalevingsaudits.
• Historische gegevens: Het bijhouden van verslagen van eerdere interviews kan helpen bij het identificeren van patronen of trends bij het aannemen van personeel, wat kan helpen bij het verbeteren van wervingsstrategieën.

2. Consistentie en eerlijkheid

Een interviewverslag zorgt ervoor dat alle kandidaten worden beoordeeld op basis van dezelfde criteria en normen. Dit bevordert:

• Objectieve besluitvorming: Gestructureerde rapporten verminderen vooroordelen door zich te concentreren op specifieke vaardigheden, ervaringen en reacties in plaats van op subjectieve indrukken.
• Eerlijke behandeling: Door ervoor te zorgen dat elke kandidaat op uniforme wijze wordt beoordeeld, blijft het wervingsproces eerlijk en billijk.

3. Verbeterde communicatie

Interviewverslagen vergemakkelijken een betere communicatie tussen de leden van het wervingsteam. Ze helpen bij:

• Inzichten delen: Verschillende interviewers kunnen eenvoudig hun observaties en beoordelingen delen, wat leidt tot een vollediger beeld van elke kandidaat.
• Besluitvorming: Duidelijke en gedetailleerde rapporten maken snellere en beter onderbouwde aanwervingsbeslissingen mogelijk door de belangrijkste punten en zorgen samen te vatten.

4. Juridische en nalevingsoverwegingen

Het bijhouden van uitgebreide interviewverslagen kan helpen om de organisatie wettelijk te beschermen. In geval van geschillen of beschuldigingen van oneerlijke aanwervingspraktijken kunnen gedetailleerde rapporten:

• Bewijs leveren: Gedocumenteerde evaluaties kunnen dienen als bewijs dat aanwervingsbeslissingen gebaseerd waren op objectieve criteria.
• Naleving van de regelgeving ondersteunen: Ervoor zorgen dat het wervingsproces voldoet aan de arbeidswet- en regelgeving, waardoor het risico op geschillen wordt verkleind.

5. Feedback en verbetering

Interviewverslagen zijn een nuttig hulpmiddel voor continue verbetering van het wervingsproces. Ze maken het volgende mogelijk:

• Feedback van kandidaten: Rapporten kunnen worden gebruikt om constructieve feedback te geven aan kandidaten die daarom vragen, waardoor de kandidaatervaring wordt verbeterd.
• Evaluatie van het proces: Het beoordelen van interviewverslagen kan wijzen op gebieden waar het interviewproces kan worden verbeterd, zoals een beter vraagontwerp of effectievere evaluatiemethoden.

Belangrijke elementen die in een interviewverslag moeten worden opgenomen

Dit zijn de belangrijkste elementen die in een interviewverslag moeten worden opgenomen:

1. Informatie over de kandidaat

• Naam: Volledige naam van de kandidaat.
• Functie gesolliciteerd voor: De specifieke rol waarvoor de kandidaat wordt geïnterviewd.
• Datum van het interview: Wanneer het interview plaatsvond.
• Interviewers: Namen en rollen van de aanwezige interviewers.

2. Structuur van het interview

• Soort interview: Geef aan of het een telefonisch interview, video-interview of persoonlijk interview was.
• Duur: Duur van het interview.
• Formaat: Schets de structuur, zoals de mix van gedrags-, technische en situationele vragen.

3. Evaluatiecriteria

• Vaardigheden en competenties: De belangrijkste vaardigheden en competenties die worden beoordeeld, waaronder technische vaardigheden, probleemoplossende vaardigheden, communicatieve vaardigheden en culturele fit.
• Beoordelingsschaal: De schaal die wordt gebruikt voor de evaluatie (bijvoorbeeld 1-5, van uitstekend tot slecht).

4. Reacties van kandidaten

• Samenvatting van de antwoorden: Korte samenvattingen van de antwoorden van de kandidaat op belangrijke vragen, met aandacht voor de belangrijkste punten en voorbeelden.
• Sterke en zwakke punten: Opmerkingen over de sterke punten en verbeterpunten van de kandidaat.
• Technische bekwaamheid: Evaluatie van eventuele technische of functiespecifieke vaardigheden die tijdens het interview zijn aangetoond.

5. Gedragskenmerken

• Zachte vaardigheden: Evaluatie van interpersoonlijke vaardigheden, teamwerk, leiderschapspotentieel en aanpassingsvermogen.
• Culturele pasvorm: Evaluatie van hoe goed de kandidaat aansluit bij de waarden en cultuur van het bedrijf.

6. Notities van de interviewer

• Waarnemingen: Specifieke observaties van de interviewers, zoals lichaamstaal, enthousiasme en algemeen gedrag.
• Gestelde vragen: Alle vragen die door de kandidaat worden gesteld, waaruit blijkt dat hij geïnteresseerd is in en betrokken is bij de functie.

7. Aanbeveling

• Algemene indruk: Algemene samenvatting van de prestaties van de kandidaat.
• Besluit: Aanbeveling voor de volgende stappen, zoals doorgaan naar de volgende interviewfase, een aanbod doen of niet verder gaan.
• Rechtvaardiging: De motivering van de aanbeveling, ondersteund door specifieke voorbeelden uit het interview.

‍