The Importance of Keeping and Sharing 1-on-1 Meeting Minutes

Maintaining and sharing minutes from 1-on-1 meetings is an essential practice for fostering effective communication, accountability, and professional growth within an organization. Here’s why it’s crucial:

Ensures Accountability

Documenting the key points and action items from 1-on-1 meetings ensures that both parties are clear on their responsibilities and commitments. This accountability helps in tracking progress and makes it easier to follow up on tasks and goals discussed during the meetings​​.

Verbessert die Kommunikation

Das Protokoll dient als Bezugspunkt, um Missverständnisse zu vermeiden und sicherzustellen, dass beide Parteien an einem Strang ziehen. Durch das Teilen dieser Notizen können sowohl der Manager als auch der Mitarbeiter noch einmal überprüfen, was besprochen und vereinbart wurde, wodurch das Risiko von Missverständnissen verringert wird.

Erleichtert kontinuierliche Verbesserung

Das Führen detaillierter Notizen ermöglicht eine kontinuierliche Leistungsverfolgung und berufliche Weiterentwicklung. Manager können vergangene Besprechungen überprüfen, um Muster zu erkennen, Fortschritte bei der Erreichung von Zielen zu verfolgen und fundierteres Feedback zu geben. Diese kontinuierliche Feedback- und Entwicklungsschleife ist entscheidend für das Mitarbeiterwachstum und das Erreichen langfristiger Ziele.

Schafft Vertrauen und Transparenz

Das regelmäßige Teilen von Sitzungsprotokollen schafft Vertrauen zwischen Managern und Mitarbeitern. Es zeigt, dass der Manager die Beiträge der Mitarbeiter schätzt und sich für deren Entwicklung einsetzt. Diese Praxis fördert auch eine Kultur der Transparenz, in der sich die Mitarbeiter gehört und verstanden fühlen.

Bietet eine historische Aufzeichnung

Das Protokoll dient als historische Aufzeichnung der Diskussionen und Entscheidungen, die in Einzelgesprächen getroffen wurden. Dieses Protokoll ist von unschätzbarem Wert, um in Zukunft darauf zurückgreifen zu können, insbesondere bei Leistungsbeurteilungen oder wenn es notwendig ist, frühere Diskussionen noch einmal aufzugreifen. Es gewährleistet Kontinuität, auch wenn es Änderungen in der Management- oder Teamstruktur gibt.

‍