Enregistrer un entretien d'embauche : légalité et bonnes pratiques

Vous avez du mal à vous souvenir de tous les détails de vos entretiens d'embauche ?

L'enregistrement de vos entretiens est une solution évidente.

Mais pour cela vaut mieux être au courant des aspects juridiques, des bonnes pratiques et des outils pour procéder à l'enregistrement.

Vous en saurez plus dans ce guide.

Pourquoi enregistrer un entretien d'embauche ?

Se fier uniquement à sa mémoire peut entraîner des oublis et des incompréhensions malheureux pour les candidats. Enregistrer un entretien d'embauche peut vous aider à éviter cela :

• ‍Passez facilement en revue les candidats : Grâce aux entretiens enregistrés, vous pouvez facilement revoir et évaluer les candidats. Vous pouvez consulter les enregistrements pour comparer directement les candidats. Cela vous permet de prendre des décisions plus éclairées. Si vous n'êtes pas sûr de la réponse d'un candidat, la rediffusion de l'enregistrement peut clarifier ses réponses. Ce niveau de détail est impossible à atteindre uniquement avec des notes manuscrites.‍
• Formation des intervieweurs : les enregistrements sont précieux pour la formation et le développement. Les nouveaux recruteurs peuvent écouter les entretiens précédents pour mettre en évidence les erreurs et évaluer la pertinence et l'exactitude de leur liste de questions.
• Feedback personnalisé au candidat : les enregistrements fournissent une base concrète pour le feedback. Vous pouvez donner des feedbacks constructifs aux candidats en vous basant sur la conversation telle qu'elle a été enregistrée. Cela les aide à comprendre leurs points forts et les domaines à améliorer. ‍
• ‍Protection juridique : l'enregistrement des entretiens peut protéger légalement votre organisation. En cas de litige ou d'accusation de partialité, l'enregistrement d'un entretien constitue une preuve de ce qui s'est passé. Cela est essentiel pour défendre votre organisation contre les allégations de pratiques d'embauche déloyales.

Avez-vous le droit d'enregistrer un entretien ?

Enregistrer un entretien d'embauche est soumise à des réglementations strictes. En France, la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) encadre l'utilisation des enregistrements audio et vidéo dans le cadre professionnel, et elle a une vision bien précise sur ce sujet.

Elle explique notamment que "filmer ou enregistrer un entretien d’embauche sans en informer au préalable le candidat constitue une collecte déloyale." Voici comment se conformer à la CNIL :

La première règle à respecter est d'obtenir le consentement explicite des candidats. Avant de commencer l'enregistrement, vous devez informer le candidat de votre intention de le faire et expliquer les raisons de cet enregistrement (par exemple, pour une évaluation plus précise ou à des fins de formation interne). Le consentement doit être donné de manière claire, libre et éclairée. Il est recommandé de documenter ce consentement, soit par écrit, soit en enregistrant verbalement l'accord du candidat au début de l'entretien.

Les enregistrements doivent respecter le principe de proportionnalité. Cela signifie que les informations collectées doivent être adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Enregistrer un entretien ne doit pas porter atteinte à la vie privée du candidat, et les données recueillies doivent être traitées de manière confidentielle.

La CNIL stipule également que les enregistrements ne doivent pas être conservés indéfiniment. La durée de conservation doit être définie en fonction de la finalité poursuivie. Par exemple, les enregistrements peuvent être conservés pendant la durée du processus de recrutement, mais doivent être supprimés une fois celui-ci terminé, sauf si une conservation plus longue est justifiée par des obligations légales ou règlementaires.

Il est aussi crucial de garantir la sécurité des enregistrements. Les employeurs doivent mettre en place des mesures techniques et organisationnelles pour protéger les données contre les accès non autorisés, les pertes ou les divulgations accidentelles. L'accès aux enregistrements doit être limité aux personnes ayant un besoin légitime de consulter ces informations.

Meilleures pratiques pour gérer l'enregistrement de vos entretiens

Connaissant ces conditions, voici quelques bonnes pratiques pour vous assurer que vos enregistrements soient gérés correctement :

1. Informer les participants

Informez toujours tous les participants que l'entretien sera enregistré. La transparence est essentielle. Au début de l'entretien, informez le candidat que vous allez enregistrer la session à des fins de révision et de formation.

Obtenez leur consentement explicite, verbalement ou par écrit, avant de poursuivre. Cela garantit que tout le monde est conscient et à l'aise avec le processus d'enregistrement.

2. Stockage sécurisé

Stockez vos enregistrements en toute sécurité. Utilisez des solutions de stockage cryptées pour protéger les enregistrements contre tout accès non autorisé. Limitez l'accès à ces fichiers au personnel autorisé uniquement. Sauvegardez régulièrement vos enregistrements pour éviter toute perte de données.

3. Bien ranger vos enregistrements

Organisez vos enregistrements de manière systématique. Étiquetez chaque enregistrement avec le nom du candidat, la date de l'entretien et le poste pour lequel il a postulé. Cela permet de localiser et de revoir facilement des entretiens spécifiques en cas de besoin. Envisagez d'utiliser un dossier ou une base de données dédié pour conserver tous les enregistrements au même endroit.

4. Prenez le temps de revoir les enregistrements de vos entretiens

Utilisez les enregistrements à des fins de révision et de feedback. Prévoyez du temps pour revoir les enregistrements en profondeur. Cela vous permet de saisir les détails que vous avez peut-être manqués lors de l'entretien en direct.

5. Préservez la confidentialité

Assurez-vous que seules les personnes impliquées dans le processus d'embauche ont accès aux enregistrements. Ne partagez pas les enregistrements en dehors du personnel nécessaire.

Quels outils pour enregistrer votre entretien ?

Au cours des dix dernières années, de nombreux outils sont apparus sur le marché pour gérer l'enregistrement et les données des entretiens. Certaines de ces plateformes peuvent vous aider à simplifier l'enregistrement de vos nombreux entretiens d'embauche. Par exemple :

Zoom

Zoom est un choix populaire pour enregistrer des interviews. Il offre des capacités d'enregistrement audio et vidéo de haute qualité. Avec Zoom, vous pouvez facilement enregistrer des entretiens en personne et à distance. Il fournit également des fonctionnalités telles que le stockage dans le cloud et les transcriptions de réunions, ce qui en fait un outil polyvalent pour votre processus de recrutement.

Microsoft Teams

Microsoft Teams est un autre excellent outil pour enregistrer des interviews. Il s'intègre bien aux autres applications Microsoft Office, ce qui est utile pour organiser et partager des enregistrements d'entretiens. Teams vous permet d'enregistrer des réunions avec une qualité audio et vidéo claire. Il propose également des options de stockage sécurisées pour protéger vos enregistrements.

Google Meet

Google Meet est un outil simple pour enregistrer des interviews. Il propose des visioconférences de haute qualité avec la possibilité d'enregistrer des réunions. Google Meet s'intègre parfaitement à Google Workspace, ce qui facilite l'organisation et le partage des enregistrements. Son interface conviviale est idéale pour des enregistrements rapides et efficaces.

Noota

Noota est un outil spécialisé conçu pour l'enregistrement et la gestion des entretiens. Il enregistre les entretiens réalisés sur différentes plateformes, telles que Meet, Teams et Zoom. Noota capture non seulement des fichiers audio et vidéo de haute qualité, mais transcrit également les enregistrements et génère des notes d'entretien structurées. Cela en fait une solution complète pour vos besoins d'enregistrement d'entretiens. Elle prend également très au sérieux la sécurité et la confidentialité.

Logiciel d'entretien dédié

Plusieurs options logicielles dédiées à l'enregistrement des interviews sont disponibles, telles que InterviewStream et HireVue. Ces outils sont spécialement conçus pour enregistrer et évaluer les entretiens d'embauche. Ils incluent souvent des fonctionnalités telles que des modèles d'entretien personnalisables, des transcriptions automatisées et l'intégration aux systèmes de suivi des candidats (ATS).

Noota : le meilleur enregistreur d'entretien basé sur l'IA

Noota propose une solution complète pour l'enregistrement et la gestion de vos entretiens d'embauche. Il propose plusieurs fonctionnalités qui en font un outil idéal pour les recruteurs et les gestionnaires :

• Enregistrement multiplateforme : Noota peut enregistrer des interviews menées sur différentes plateformes, notamment Google Meet, Microsoft Teams, Zoom et les appels téléphoniques. Cette flexibilité vous permet de l'utiliser quel que soit votre outil de communication préféré.‍
• Transcription automatique : Noota transcrit automatiquement vos entretiens. Cela vous permet d'économiser du temps et des efforts liés à la rédaction manuelle de notes. Les transcriptions sont précises et peuvent être utilisées pour revoir et évaluer minutieusement les réponses des candidats.‍
• Notes d'entretien structurées : Noota génère des notes d'entretien structurées sur la base de modèles personnalisables. Cela vous permet d'organiser les informations de manière efficace. Vous pouvez personnaliser les modèles en fonction de vos besoins spécifiques, en vous assurant que tous les détails pertinents sont capturés.‍
• Intégration ATS : Noota s'intègre parfaitement aux systèmes de suivi des candidats (ATS) tels que Greenhouse, Workable et BambooHR. Cette intégration vous permet de transférer facilement vos notes et rapports d'entretien dans votre ATS. Il rationalise votre flux de travail et regroupe toutes vos informations de recrutement en un seul endroit.‍
• Sécurisé et confidentiel : Noota donne la priorité à la sécurité de vos enregistrements. Il utilise des solutions de stockage cryptées pour protéger vos données contre tout accès non autorisé. Seul le personnel autorisé peut accéder aux enregistrements, garantissant ainsi la confidentialité et le respect des réglementations en matière de protection des données

Vous souhaitez enregistrer efficacement toutes les données relatives à vos candidats et rendre la comparaison plus objective et plus juste ? Essayez Noota gratuitement.