Recrutement

Prise de note en entretien : conseils et template

Voulez-vous savoir à quoi ressemblent des notes d'entretien justes et précises ? Nous vous donnons ici quelques conseils, exemples et modèles pour les améliorer.

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Imaginez-vous comparer plusieurs bons candidats alors que vos notes sont incomplètes ou incohérentes- Rien de plus frustant !

Prendre de bonnes notes lors d'un entretien, tout en se concentrant sur le candidat, est un défi majeur pour les recruteurs.

Voici quelques conseils et un template prêt à l'emploi pour améliorer votre prise de notes, et ainsi garantir un processus d'entretien équitable et efficace.

Pourquoi prendre des notes lors de vos entretiens ?

Voici pourquoi vous devriez toujours avoir un stylo et du papier à portée de main, ou un logiciel de prise de notes, lors de vos entretiens :

Enregistrez les détails avec précision: Vous rencontrez de nombreux candidats lors d'un recrutement. Chacune présente un ensemble unique de compétences et d'expériences. Sans notes, il est difficile de garder en tête tous les détails de chacun, surtout si les entretiens s'étendent sur plusieurs jours. Le fait de noter les points clés au fur et à mesure vous aide à vous souvenir clairement des qualifications de chaque candidat, évitant ainsi toute confusion au moment de prendre des décisions d'embauche.

Garantir une évaluation équitable: Vos notes jouent un rôle essentiel pour s'assurer que chaque candidat est évalué selon un ensemble cohérent de critères. En documentant les réponses et les interactions notables au cours de l'entretien, vous contribuez à vous assurer que votre évaluation est basée sur des faits et des observations directes, et pas seulement sur une impression générale ou une intuition.

Protégez-vous contre les risques juridiques: Les pratiques d'embauche actuelles sont souvent examinées à la loupe pour des raisons d'équité et d'égalité. Vos notes d'entretien constituent un élément de documentation essentiel. Ils prouvent que vos décisions d'embauche étaient fondées sur des critères objectifs liés au poste.

Améliorez la prise de décisions en équipe: Si vous n'êtes pas le seul décideur, vos notes informeront les autres personnes impliquées dans le processus d'embauche. Les notes détaillées fournissent une vision claire et complète de chaque candidat, aidant ainsi votre équipe à prendre des décisions éclairées.

Personnalisez le suivi et l'intégration: Les notes sont extrêmement utiles pour tout entretien de suivi ou pour l'intégration éventuelle de nouveaux employés. Ils vous aident à revoir rapidement des domaines spécifiques du profil d'un candidat pour approfondir ou clarifier certains points.

Conseils pour prendre de bonnes notes lors de vos entretiens

Une prise de notes efficace améliore considérablement votre processus d'entretien. Voici comment vous pouvez prendre des notes à la fois complètes et utiles :

Préparez-vous avant l'entretien

Il est essentiel de bien se préparer à chaque entretien. Familiarisez-vous avec la description du poste et les compétences et qualités spécifiques que vous recherchez. Ces connaissances devraient guider votre prise de notes, vous aidant à vous concentrer sur la saisie d'informations directement liées à l'aptitude du candidat au poste. Préparez vos questions d'entretien à l'avance et prévoyez de l'espace dans vos notes pour noter les réponses et les observations juste à côté de chaque question.

Développer un système de notation cohérent

Pour que vos notes soient claires et faciles à réviser, développez un système de sténographie ou de symboles. Par exemple, utilisez « + » pour les points forts ou les qualifications clés et « - » pour les faiblesses ou les domaines à améliorer. Cette méthode permet de gagner du temps lors de l'entretien et simplifie le processus de révision ultérieur.

Concentrez-vous sur les points clés, pas sur les transcriptions mot pour mot

Au lieu d'essayer de saisir chaque mot, concentrez-vous sur les points clés soulevés par le candidat, en particulier ceux qui correspondent aux exigences du poste. Prenez note de tous les exemples spécifiques qu'ils fournissent de réalisations passées ou de compétences particulièrement pertinentes pour le poste. Cette approche vous permet de rester actif dans la conversation tout en vous assurant de ne manquer aucune information essentielle.

Soyez attentif aux signaux non verbaux

Faites attention non seulement à ce que disent les candidats, mais aussi à la façon dont ils le disent. Notez tous les indices non verbaux importants tels que le contact visuel, le langage corporel et le comportement général. Ces observations peuvent fournir des informations supplémentaires sur la confiance du candidat et son adéquation au poste.

Révisez et organisez vos notes après l'entretien

Après chaque entretien, prenez le temps d'organiser et de remplir vos notes. Il est préférable de le faire peu de temps après l'entretien, pendant que les détails sont encore récents. Cette étape vous aidera à clarifier les points qui n'ont pas été entièrement pris en compte lors de l'entretien et à vous assurer que vos notes sont complètes et utiles pour prendre des décisions d'embauche.

Utilisez vos notes pour remplir une grille d'évaluation

L'utilisation de vos notes d'entretien pour remplir une grille d'évaluation permet de garantir que vos décisions de recrutement sont à la fois objectives et précises. Appliquez directement les informations détaillées que vous avez recueillies pour évaluer chaque candidat par rapport aux critères spécifiques décrits dans la grille. Cette méthode réduit les biais personnels et vous permet de prendre des décisions fondées sur des faits objectifs.

Template de note d'entretien

Pour simplifir votre processus de recrutement et vous assurer de saisir les informations essentielles sur les candidats, utilisez ce modèle de note d'entretien structurée. Ce modèle vous guidera tout au long de chaque entretien, en vous aidant à noter les détails cruciaux :

  1. Informations sur les candidats
    • Nom :
    • Date :
    • Poste pour lequel vous avez postulé :
    • Intervieweur (s) :
  2. Informations de contact
    • Courrier électronique :
    • Numéro de téléphone :
  3. Type d'entretien
    • En personne
    • Virtuel
    • Téléphone
  4. Historique du candidat
    • Poste précédent :
    • Qualifications clés :
    • Compétences pertinentes :
  5. Questions d'entretien et réponses
    • Pour chaque question, laissez un espace pour résumer la réponse du candidat et ses observations sur la façon dont il a donné sa réponse.
  6. Q1 : [Insérer une question]
    • Réponse :
    • Observations :
  7. Q2 : [Insérer une question]
    • Réponse :
    • Observations :
  8. [Continuez ce format pour toutes les questions préparées]
  9. Questions du candidat
    • Question 1 :
    • Réponse donnée :
    • Question 2 :
    • Réponse donnée :
    • [Ajoutez-en d'autres si nécessaire]
  10. Impressions de l'intervieweur
    • Compétences en communication :
    • Professionnalisme :
    • Adéquation culturelle :
    • Points forts :
    • Domaines à améliorer :
  11. Évaluation globale
    • Résumez ici votre impression générale du candidat, son adéquation avec le poste et tout signal d'alarme ou préoccupation potentiel.
    • Évaluation : (1-10)
    • Recommandation d'embauche :
      • Je le recommande vivement
      • Recommander
      • Ne pas recommander
  12. Remarques supplémentaires
    • Utilisez cette section pour toute observation supplémentaire ou tout détail pertinent non abordé ci-dessus, comme le niveau d'intérêt du candidat pour le poste ou tout point unique qui s'est démarqué au cours de l'entretien.
  13. Éléments d'action
    • Prochaines étapes :
    • Suivi requis :
    • Documents à examiner/vérifier :

Comparaison des outils de prise de notes lors d'un entretien

Comparons l'efficacité de trois méthodes populaires de prise de notes pour les entretiens :

Prise de notes traditionnelle :

  • Avantages : Cette méthode vous permet de prendre des notes rapidement et subtilement. C'est simple et ne repose sur aucune technologie, ce qui signifie que vous n'avez pas à vous soucier de l'autonomie de la batterie ou des dysfonctionnements logiciels.
  • Inconvénients: Le principal inconvénient est l'organisation ; les notes manuscrites peuvent être compliquées et difficiles à partager avec votre équipe. De plus, la conversion de ces notes dans un format numérique à des fins de stockage ou d'analyse ultérieure peut prendre beaucoup de temps.

Applications de prise de notes numériques (Evernote, OneNote, par exemple) :

  • Avantagess: ces applications vous permettent de garder vos notes organisées et consultables. Ils s'intègrent souvent à d'autres outils, tels que des calendriers, ce qui facilite la gestion des horaires et des notes des entretiens en un seul endroit. Les notes numériques sont faciles à partager avec des collègues, ce qui améliore la collaboration.
  • Inconvénients: L'utilisation d'un ordinateur portable ou d'une tablette pendant un entretien peut créer une barrière entre vous et le candidat, ce qui peut perturber le flux naturel de la conversation. Il existe également un risque de rencontrer des problèmes techniques, tels que des problèmes logiciels ou des pertes de données.

Outils basés sur l'IA (par exemple, Noota, ... ) :

  • Avantages: les outils d'IA offrent des fonctionnalités avancées telles que la transcription automatique et la mise en évidence des mots clés. Ils peuvent s'intégrer aux systèmes RH, rationalisant ainsi le processus de recrutement. Ces outils sont excellents pour gagner du temps, car ils automatisent la transcription et analysent le contenu de l'entretien pour identifier les détails importants.
  • Inconvénients: Vous devrez peut-être obtenir le consentement des candidats pour enregistrer les entretiens, en fonction des lois sur la confidentialité de votre région. L'utilisation efficace de ces outils nécessite une période d'apprentissage, et ils ont tendance à être plus coûteux que les méthodes de prise de notes plus simples.

Quel outil choisir ? Le meilleur outil pour vous dépend de plusieurs facteurs, notamment de la formalité de vos entretiens, du volume d'entretiens que vous menez et du niveau de détail que vous attendez de vos notes.

Si vos entretiens sont plus structurés et que vous travaillez avec une équipe qui doit réviser les notes, un outil basé sur l'IA comme Noota pourrait s'avérer inestimable pour son efficacité et sa minutie. Pour les environnements moins formels ou si vous préférez une touche plus personnelle, la prise de notes traditionnelle ou numérique peut être plus appropriée.

Notes d'entretien avec Noota par IA

Vous en avez assez de prendre des notes manuelles lors de vos entretiens ? Noota vous aide à vous concentrer sur vos candidats en automatisant votre processus de prise de notes :

  • Transcription automatique: Noota enregistre et transcrit automatiquement l'intégralité de l'entretien. Cela vous permet de vous concentrer pleinement sur l'entretien sans vous soucier de manquer des détails. La transcription est immédiate, ce qui garantit que chaque mot est saisi tel qu'il est prononcé.
  • Compte rendu d'entretien automatisé: Une fois l'entretien terminé, Noota utilise l'IA pour analyser la transcription et mettre en évidence des informations importantes telles que les compétences clés, les expériences pertinentes et les réalisations remarquables. Ce processus automatisé génère un rapport détaillé qui capture l'essence de l'entretien, réduisant ainsi considérablement le temps que vous consacrez aux formalités administratives après l'entretien.
  • Notes personnalisées: Noota propose des modèles personnalisables qui vous permettent de définir les informations les plus importantes pour chaque rôle. En configurant ces modèles, vous vous assurez que les rapports de Noota se concentrent sur les critères spécifiques qui vous intéressent, ce qui facilite l'évaluation des candidats de manière cohérente et équitable.
  • Partage facile: Noota vous permet de partager facilement les rapports d'entretien avec votre équipe ou de les enregistrer pour une révision ultérieure. Les rapports peuvent être exportés dans différents formats, s'intégrant parfaitement à votre flux de travail existant. Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque vous devez discuter de candidats avec d'autres décideurs ou revoir les informations relatives à un candidat ultérieurement.
  • Prise de décision objective: Toutes les informations sur les candidats étant organisées et facilement accessibles, la prise de décisions d'embauche devient plus rapide et plus simple. Les rapports objectifs et basés sur les données de Noota garantissent que vos choix d'embauche sont éclairés et que toutes les parties prenantes disposent des informations nécessaires pour prendre des décisions collaboratives.

Vous voulez vous assurer d'avoir des notes de qualité pour vos décisions d'embauche ? Essayez Noota gratuitement.

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FAQ

Comment Noota aide-t-elle les équipes de recrutement à gagner du temps ?
Il automatise les transcriptions des entretiens, génère des rapports structurés sur les candidats et met à jour les dossiers ATS, éliminant ainsi les heures de travail manuel
Noota peut-elle analyser les compétences et les compétences générales des candidats ?
Oui ! Il extrait et organise les réponses des candidats, fournissant des informations sur les qualifications, le style de communication et les niveaux de confiance.
Comment Noota soutient-elle les équipes commerciales ?
Il enregistre les appels de vente, suit les principales objections, identifie les signaux d'achat et s'intègre aux CRM pour des suivis automatisés.
Noota peut-elle aider à la gestion de projet et à la prise de décisions ?
Oui, il capture les discussions des réunions, met en évidence les principaux points à retenir et garantit l'alignement en rendant les réunions passées facilement consultables.
Quelles sont les plateformes prises en charge par Noota pour l'enregistrement et la transcription ?
Il fonctionne avec Google Meet, Zoom, Teams, Webex et même les réunions en personne, offrant une transcription de haute précision dans plus de 50 langues.
Est-ce que Noota s'intègre aux outils CRM, ATS et de productivité ?
Oui ! Il se connecte à Salesforce, HubSpot, BullHorn, Notion, Slack et bien d'autres, garantissant un transfert de données fluide.
Est-ce que Noota peut générer automatiquement des e-mails de suivi et des rapports ?
Oui, il rédige des e-mails en fonction du contenu des réunions et crée des rapports structurés, afin que vous ne manquiez jamais une action.
Comment Noota garantit-elle la sécurité et la conformité ?
Toutes les données sont cryptées, stockées dans des centres de données de l'UE et répondent à des normes de conformité strictes, notamment le RGPD, la SOC2 et la norme ISO 27001.
Qu'est-ce que le résumé personnalisé et à quoi sert-il ?
Le résumé personnalisé est un modèle qui vous permet de structurer le compte rendu de votre réunion. Vous pouvez créer autant de résumés personnalisés que vous le souhaitez !
Puis-je transcrire un fichier audio ou vidéo que j'ai déjà enregistré ?
Oui, vous pouvez transcrire un document qui a déjà été enregistré. Il suffit de le télécharger sur l'interface de Noota.
Comment fonctionne l'enregistrement, avec ou sans robot ?
Vous pouvez enregistrer de deux manières : en utilisant l'extension Noota ou en connectant votre calendrier.

Dans le premier cas, vous pouvez activer directement l'enregistrement dès que vous participez à une visioconférence.

Dans le second cas, vous pouvez ajouter un bot à votre visioconférence, qui enregistrera le tout.
Puis-je transcrire et traduire dans une autre langue ?
Plus de 80 langues et dialectes sont disponibles pour la transcription.

Noota vous permet également de traduire vos fichiers dans plus de 30 langues.
L'intégration des données dans mon ATS est-elle sécurisée ?
Oui, les données de votre entretien sont transmises en toute sécurité à votre ATS.
Comment fonctionne l'intelligence conversationnelle ?
L'intelligence conversationnelle est basée sur l'analyse PNL des mots et de l'intonation utilisés par chaque participant pour identifier les émotions et les idées comportementales.
Pourquoi est-il important de mener des entretiens structurés ?
De nombreuses études ont prouvé la précision, l'efficacité et l'objectivité des entretiens structurés. En posant les mêmes questions à chaque candidat de la même manière, vous rationalisez votre processus d'entretien et réduisez l'influence des biais cognitifs.
Pourquoi dois-je générer un rapport d'entretien ?
Un rapport d'entretien permet de mettre en commun des informations standardisées sur vos candidats, de les partager avec toutes les parties prenantes et d'objectiver votre évaluation. Des données claires et structurées vous permettent de prendre des décisions de recrutement plus éclairées.
Comment sont générées les offres d'emploi ?
Notre générateur d'offres d'emploi exploite les derniers LLM pour transformer les données de votre réunion ou de votre briefing en une description de poste accrocheuse et facile à lire.
Dois-je modifier la façon dont je mène les entretiens ?
Non, Noota n'est qu'une assistante de votre travail. Vous pouvez continuer à mener des entretiens comme vous le faites aujourd'hui. Pour améliorer la précision du rapport, vous devez personnaliser les modèles d'entretien en fonction de votre liste de questions existante.
Puis-je supprimer mes données de Noota ?
Oui, utilisez simplement la fonction de suppression de notre interface et dans les 24 heures, nous supprimerons ces données de notre base de données.
Puis-je enregistrer mes réunions par téléphone ou en personne ?
Oui, Noota intègre un enregistreur permettant de capturer le son depuis votre ordinateur, et bientôt depuis votre téléphone.
Les candidats ont-ils accès aux notes de l'IA ?
Non, vous gérez l'accessibilité des données que vous enregistrez. Si vous souhaitez le partager avec eux en tant que commentaire, c'est possible. Sinon, il ne leur sera pas accessible.
Est-ce que Noota évalue les candidats ?
Non, Noota enregistre, transcrit et résume vos entretiens. Il vous aide à prendre des décisions éclairées grâce à des informations claires sur le candidat. Mais cela ne remplace pas votre propre jugement et vos capacités d'évaluation.