Prise de note en entretien : conseils et template

Imaginez-vous comparer plusieurs bons candidats alors que vos notes sont incomplètes ou incohérentes- Rien de plus frustant !

Prendre de bonnes notes lors d'un entretien, tout en se concentrant sur le candidat, est un défi majeur pour les recruteurs.

Voici quelques conseils et un template prêt à l'emploi pour améliorer votre prise de notes, et ainsi garantir un processus d'entretien équitable et efficace.

Pourquoi prendre des notes lors de vos entretiens ?

Voici pourquoi vous devriez toujours avoir un stylo et du papier à portée de main, ou un logiciel de prise de notes, lors de vos entretiens :

Enregistrez les détails avec précision: Vous rencontrez de nombreux candidats lors d'un recrutement. Chacune présente un ensemble unique de compétences et d'expériences. Sans notes, il est difficile de garder en tête tous les détails de chacun, surtout si les entretiens s'étendent sur plusieurs jours. Le fait de noter les points clés au fur et à mesure vous aide à vous souvenir clairement des qualifications de chaque candidat, évitant ainsi toute confusion au moment de prendre des décisions d'embauche.

Garantir une évaluation équitable: Vos notes jouent un rôle essentiel pour s'assurer que chaque candidat est évalué selon un ensemble cohérent de critères. En documentant les réponses et les interactions notables au cours de l'entretien, vous contribuez à vous assurer que votre évaluation est basée sur des faits et des observations directes, et pas seulement sur une impression générale ou une intuition.

Protégez-vous contre les risques juridiques: Les pratiques d'embauche actuelles sont souvent examinées à la loupe pour des raisons d'équité et d'égalité. Vos notes d'entretien constituent un élément de documentation essentiel. Ils prouvent que vos décisions d'embauche étaient fondées sur des critères objectifs liés au poste.

Améliorez la prise de décisions en équipe: Si vous n'êtes pas le seul décideur, vos notes informeront les autres personnes impliquées dans le processus d'embauche. Les notes détaillées fournissent une vision claire et complète de chaque candidat, aidant ainsi votre équipe à prendre des décisions éclairées.

Personnalisez le suivi et l'intégration: Les notes sont extrêmement utiles pour tout entretien de suivi ou pour l'intégration éventuelle de nouveaux employés. Ils vous aident à revoir rapidement des domaines spécifiques du profil d'un candidat pour approfondir ou clarifier certains points.

Conseils pour prendre de bonnes notes lors de vos entretiens

Une prise de notes efficace améliore considérablement votre processus d'entretien. Voici comment vous pouvez prendre des notes à la fois complètes et utiles :

Préparez-vous avant l'entretien‍

Il est essentiel de bien se préparer à chaque entretien. Familiarisez-vous avec la description du poste et les compétences et qualités spécifiques que vous recherchez. Ces connaissances devraient guider votre prise de notes, vous aidant à vous concentrer sur la saisie d'informations directement liées à l'aptitude du candidat au poste. Préparez vos questions d'entretien à l'avance et prévoyez de l'espace dans vos notes pour noter les réponses et les observations juste à côté de chaque question.

Développer un système de notation cohérent‍

Pour que vos notes soient claires et faciles à réviser, développez un système de sténographie ou de symboles. Par exemple, utilisez « + » pour les points forts ou les qualifications clés et « - » pour les faiblesses ou les domaines à améliorer. Cette méthode permet de gagner du temps lors de l'entretien et simplifie le processus de révision ultérieur.

Concentrez-vous sur les points clés, pas sur les transcriptions mot pour mot‍

Au lieu d'essayer de saisir chaque mot, concentrez-vous sur les points clés soulevés par le candidat, en particulier ceux qui correspondent aux exigences du poste. Prenez note de tous les exemples spécifiques qu'ils fournissent de réalisations passées ou de compétences particulièrement pertinentes pour le poste. Cette approche vous permet de rester actif dans la conversation tout en vous assurant de ne manquer aucune information essentielle.

Soyez attentif aux signaux non verbaux‍

Faites attention non seulement à ce que disent les candidats, mais aussi à la façon dont ils le disent. Notez tous les indices non verbaux importants tels que le contact visuel, le langage corporel et le comportement général. Ces observations peuvent fournir des informations supplémentaires sur la confiance du candidat et son adéquation au poste.

Révisez et organisez vos notes après l'entretien‍

Après chaque entretien, prenez le temps d'organiser et de remplir vos notes. Il est préférable de le faire peu de temps après l'entretien, pendant que les détails sont encore récents. Cette étape vous aidera à clarifier les points qui n'ont pas été entièrement pris en compte lors de l'entretien et à vous assurer que vos notes sont complètes et utiles pour prendre des décisions d'embauche.

Utilisez vos notes pour remplir une grille d'évaluation

L'utilisation de vos notes d'entretien pour remplir une grille d'évaluation permet de garantir que vos décisions de recrutement sont à la fois objectives et précises. Appliquez directement les informations détaillées que vous avez recueillies pour évaluer chaque candidat par rapport aux critères spécifiques décrits dans la grille. Cette méthode réduit les biais personnels et vous permet de prendre des décisions fondées sur des faits objectifs.

Template de note d'entretien

Pour simplifir votre processus de recrutement et vous assurer de saisir les informations essentielles sur les candidats, utilisez ce modèle de note d'entretien structurée. Ce modèle vous guidera tout au long de chaque entretien, en vous aidant à noter les détails cruciaux :

1. Informations sur les candidats
   • Nom :
   • Date :
   • Poste pour lequel vous avez postulé :
   • Intervieweur (s) :
2. Informations de contact
   • Courrier électronique :
   • Numéro de téléphone :
3. Type d'entretien
   • En personne
   • Virtuel
   • Téléphone
4. Historique du candidat
   • Poste précédent :
   • Qualifications clés :
   • Compétences pertinentes :
5. Questions d'entretien et réponses
   • Pour chaque question, laissez un espace pour résumer la réponse du candidat et ses observations sur la façon dont il a donné sa réponse.
6. Q1 : [Insérer une question]
7. • Réponse :
   • Observations :
8. Q2 : [Insérer une question]
9. • Réponse :
   • Observations :
10. [Continuez ce format pour toutes les questions préparées]
11. Questions du candidat
    • Question 1 :
    • Réponse donnée :
    • Question 2 :
    • Réponse donnée :
    • [Ajoutez-en d'autres si nécessaire]
12. Impressions de l'intervieweur
    • Compétences en communication :
    • Professionnalisme :
    • Adéquation culturelle :
    • Points forts :
    • Domaines à améliorer :
13. Évaluation globale
    • Résumez ici votre impression générale du candidat, son adéquation avec le poste et tout signal d'alarme ou préoccupation potentiel.
    • Évaluation : (1-10)
    • Recommandation d'embauche :
      • Je le recommande vivement
      • Recommander
      • Ne pas recommander
14. Remarques supplémentaires
    • Utilisez cette section pour toute observation supplémentaire ou tout détail pertinent non abordé ci-dessus, comme le niveau d'intérêt du candidat pour le poste ou tout point unique qui s'est démarqué au cours de l'entretien.
15. Éléments d'action
    • Prochaines étapes :
    • Suivi requis :
    • Documents à examiner/vérifier :

Comparaison des outils de prise de notes lors d'un entretien

Comparons l'efficacité de trois méthodes populaires de prise de notes pour les entretiens :

Prise de notes traditionnelle :

• Avantages : Cette méthode vous permet de prendre des notes rapidement et subtilement. C'est simple et ne repose sur aucune technologie, ce qui signifie que vous n'avez pas à vous soucier de l'autonomie de la batterie ou des dysfonctionnements logiciels.
• Inconvénients: Le principal inconvénient est l'organisation ; les notes manuscrites peuvent être compliquées et difficiles à partager avec votre équipe. De plus, la conversion de ces notes dans un format numérique à des fins de stockage ou d'analyse ultérieure peut prendre beaucoup de temps.

Applications de prise de notes numériques (Evernote, OneNote, par exemple) :

• Avantagess: ces applications vous permettent de garder vos notes organisées et consultables. Ils s'intègrent souvent à d'autres outils, tels que des calendriers, ce qui facilite la gestion des horaires et des notes des entretiens en un seul endroit. Les notes numériques sont faciles à partager avec des collègues, ce qui améliore la collaboration.
• Inconvénients: L'utilisation d'un ordinateur portable ou d'une tablette pendant un entretien peut créer une barrière entre vous et le candidat, ce qui peut perturber le flux naturel de la conversation. Il existe également un risque de rencontrer des problèmes techniques, tels que des problèmes logiciels ou des pertes de données.

Outils basés sur l'IA (par exemple, Noota, ... ) :

• Avantages: les outils d'IA offrent des fonctionnalités avancées telles que la transcription automatique et la mise en évidence des mots clés. Ils peuvent s'intégrer aux systèmes RH, rationalisant ainsi le processus de recrutement. Ces outils sont excellents pour gagner du temps, car ils automatisent la transcription et analysent le contenu de l'entretien pour identifier les détails importants.
• Inconvénients: Vous devrez peut-être obtenir le consentement des candidats pour enregistrer les entretiens, en fonction des lois sur la confidentialité de votre région. L'utilisation efficace de ces outils nécessite une période d'apprentissage, et ils ont tendance à être plus coûteux que les méthodes de prise de notes plus simples.

Quel outil choisir ? Le meilleur outil pour vous dépend de plusieurs facteurs, notamment de la formalité de vos entretiens, du volume d'entretiens que vous menez et du niveau de détail que vous attendez de vos notes.

Si vos entretiens sont plus structurés et que vous travaillez avec une équipe qui doit réviser les notes, un outil basé sur l'IA comme Noota pourrait s'avérer inestimable pour son efficacité et sa minutie. Pour les environnements moins formels ou si vous préférez une touche plus personnelle, la prise de notes traditionnelle ou numérique peut être plus appropriée.

Notes d'entretien avec Noota par IA

Vous en avez assez de prendre des notes manuelles lors de vos entretiens ? Noota vous aide à vous concentrer sur vos candidats en automatisant votre processus de prise de notes :

• Transcription automatique: Noota enregistre et transcrit automatiquement l'intégralité de l'entretien. Cela vous permet de vous concentrer pleinement sur l'entretien sans vous soucier de manquer des détails. La transcription est immédiate, ce qui garantit que chaque mot est saisi tel qu'il est prononcé.
• Compte rendu d'entretien automatisé: Une fois l'entretien terminé, Noota utilise l'IA pour analyser la transcription et mettre en évidence des informations importantes telles que les compétences clés, les expériences pertinentes et les réalisations remarquables. Ce processus automatisé génère un rapport détaillé qui capture l'essence de l'entretien, réduisant ainsi considérablement le temps que vous consacrez aux formalités administratives après l'entretien.
• Notes personnalisées: Noota propose des modèles personnalisables qui vous permettent de définir les informations les plus importantes pour chaque rôle. En configurant ces modèles, vous vous assurez que les rapports de Noota se concentrent sur les critères spécifiques qui vous intéressent, ce qui facilite l'évaluation des candidats de manière cohérente et équitable.
• Partage facile: Noota vous permet de partager facilement les rapports d'entretien avec votre équipe ou de les enregistrer pour une révision ultérieure. Les rapports peuvent être exportés dans différents formats, s'intégrant parfaitement à votre flux de travail existant. Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque vous devez discuter de candidats avec d'autres décideurs ou revoir les informations relatives à un candidat ultérieurement.
• Prise de décision objective: Toutes les informations sur les candidats étant organisées et facilement accessibles, la prise de décisions d'embauche devient plus rapide et plus simple. Les rapports objectifs et basés sur les données de Noota garantissent que vos choix d'embauche sont éclairés et que toutes les parties prenantes disposent des informations nécessaires pour prendre des décisions collaboratives.

Vous voulez vous assurer d'avoir des notes de qualité pour vos décisions d'embauche ? Essayez Noota gratuitement.