Processus d'entretien de recrutement : comment le structurer et l'améliorer

Entre les conflits d'horaires, la prise de notes, et les candidats à accueillir, le processus d'entretien peut être .

Comment tout rationaliser tout en vous concentrant sur l'essentiel : trouver la solution la mieux adaptée à votre équipe ?

Dans cet article, nous allons détailler chaque étape du processus d'entretien, proposer des stratégies pratiques pour améliorer votre flux de travail et vous montrer comment gagner du temps et éliminer les tâches manuelles.

Les différentes étapes du processus d'entretien

Lorsque vous recrutez, il est essentiel de diviser le processus d'entretien en étapes claires. Cela vous permet d'évaluer les candidats de manière approfondie sans oublier les détails clés :

1. Étape de préqualification

La phase de préqualification est votre premier filtre pour éliminer les candidats qui ne répondent pas aux exigences de base. Il s'agit généralement d'un bref appel téléphonique ou vidéo au cours duquel vous vérifiez leurs qualifications et évaluez leur adéquation initiale à l'emploi. Vous leur poserez probablement des questions sur leur expérience, leurs compétences et leur disponibilité.

Cette étape vous permet de gagner du temps en vous concentrant uniquement sur l'essentiel : sont-ils qualifiés pour le poste et valent-ils la peine d'être poursuivis ? Cela donne également au candidat l'occasion de mieux comprendre le poste et de poser toutes les premières questions qu'il pourrait avoir.

Certaines entreprises utilisent désormais des outils de préqualification asynchrones, dans lesquels les candidats répondent à une série de questions préenregistrées. Cette approche permet aux candidats de répondre à leur convenance, et vous pouvez revoir leurs réponses lorsque cela vous convient.

2. Étape d'entretien proprement dit

Une fois qu'un candidat passe la préqualification, vous voulez approfondissez la connaissance de votre candidat grâce à un entretien complet. Vous inspectez ici à la fois leurs compétences techniques et leur approche de la résolution de problèmes.

À ce stade, concentrez-vous à la fois sur les compétences spécifiques à l'emploi et sur les compétences générales. Par exemple, si vous recrutez pour un poste de gestion de projet, vous pourriez demander : « Pouvez-vous me parler d'un moment où un projet a pris du retard et comment vous l'avez géré ? » Cela vous permet de comprendre comment ils gèrent la pression et gèrent la dynamique d'équipe.

Les entretiens structurés sont particulièrement utiles à cet égard. En posant les mêmes questions à chaque candidat, vous vous assurez de l'équité et de la cohérence du processus. Il vous sera également plus facile de comparer les candidats ultérieurement.

3. Tests des compétences

Dans de nombreux cas, vous avez tout intérêt à inclure une évaluation des compétences pour vous assurer que le candidat est réellement capable de faire le travail. Il peut s'agir d'un test de codage, d'un devoir d'écriture ou de toute autre tâche reflétant les responsabilités quotidiennes du poste.

Un test pratique vous permet de voir le candidat en action, vous ne vous fiez donc pas uniquement à ce qu'il dit pendant l'entretien. Cela réduit également les chances d'embaucher une personne qui passe de bons entretiens mais qui ne peut pas être performante quand c'est important. Par exemple, si vous recrutez un designer, vous pouvez lui demander de créer une maquette sur la base d'un brief que vous fournissez.

Les évaluations asynchrones sont également une option, dans le cadre desquelles les candidats accomplissent les tâches à leur rythme. C'est utile lorsque vous avez plusieurs candidats et que vous souhaitez rationaliser le processus.

4. Évaluation de l'adéquation culturelle

L'adéquation culturelle est tout aussi importante que les compétences techniques. Même si un candidat possède la bonne expérience, s'il ne correspond pas aux valeurs ou au style de travail de votre entreprise, il risque de ne pas s'épanouir dans le poste.

Au cours de cette étape, vous vous efforcerez de déterminer si le candidat correspond à la culture de votre entreprise. Il s'agit souvent d'une conversation plus informelle, au cours de laquelle vous posez des questions sur la façon dont ils aiment travailler, sur la façon dont ils gèrent les commentaires et sur ce qu'ils valorisent sur leur lieu de travail.

Par exemple, vous pourriez vous demander : « Dans quel type d'environnement de travail êtes-vous le plus performant ? » ou « Pouvez-vous décrire un moment où vous avez dû collaborer avec un collègue difficile ? » Ces questions vous permettent de déterminer si elles s'intègrent à la dynamique de votre équipe existante.

5. Entretien final et prise de décision

Au moment où vous atteignez l'étape finale, vous devriez avoir une bonne idée de la pertinence du candidat.

À ce stade, vous pourriez faire appel à des cadres supérieurs ou à des membres de l'équipe pour une dernière série de commentaires. Leurs commentaires peuvent être précieux pour garantir que le candidat correspond non seulement au poste, mais constituera également un bon investissement à long terme pour l'entreprise.

Comment améliorer votre processus d'entretien

L'amélioration de votre processus d'entretien vous permet non seulement de gagner du temps, mais également de prendre de meilleures décisions d'embauche. Quelques ajustements peuvent améliorer considérablement la qualité des candidats que vous présentez. Voici cinq moyens de rendre votre processus d'entretien plus efficace :

Réduisez le nombre de cycles d'entretiens

Une erreur courante dans le processus de recrutement est de mener trop de séries d'entretiens. Les candidats sont frustrés et vous perdez du temps. Optimisez plutôt en vous concentrant sur ce qui compte le plus lors des premiers entretiens. Par exemple, combinez les évaluations techniques et l'évaluation des compétences générales en un seul cycle, plutôt que de les séparer.

Si vous n'êtes toujours pas sûr d'un candidat après deux tours, c'est le signe que vous devrez peut-être réévaluer vos critères ou votre structure d'entretien.

Ajouter un temps de réflexion après l'entretien

Une amélioration négligée est de prendre le temps de réfléchir immédiatement après l'entretien. Prévoyez de 10 à 15 minutes après chaque entretien pour prendre des notes pendant que la conversation est encore récente. Retarder cela peut entraîner des oublis ou des erreurs de jugement par la suite.

Plus important encore, cette réflexion vous permet d'évaluer le candidat de manière holistique. Est-ce qu'ils correspondaient à la description du poste ? Leurs réponses étaient-elles authentiques ou trop soignées ? Ces informations vous aideront à prendre des décisions plus réfléchies et plus équilibrées.

Standardisez vos questions d'entretien

L'un des moyens les plus simples d'améliorer votre processus consiste à standardiser vos questions. Créez un ensemble de questions de base que vous poserez à chaque candidat, en mettant l'accent à la fois sur les compétences et les comportements pertinents pour le poste. Cela garantit la cohérence des entretiens et facilite les comparaisons entre les candidats.

Utiliser des critères d'évaluation structurés

Outre les questions standard, il est important d'utiliser un cadre d'évaluation cohérent. Développez une grille de notation qui vous permet d'évaluer les candidats en fonction de compétences spécifiques, telles que la résolution de problèmes, la communication et les compétences techniques. Cela vous permet de prendre des décisions fondées sur des données plutôt que de vous fier à des impressions subjectives.

Par exemple, si vous recrutez un chef de projet, dressez une liste de compétences clés (par exemple, leadership, gestion du temps) et évaluez chaque candidat sur ces aspects après l'entretien. Cette méthode garantit l'équité et facilite l'identification des meilleurs candidats.

Tirez parti des données comportementales pour une meilleure évaluation de l'adéquation culturelle

L'adéquation culturelle est délicate car elle peut être subjective. Au lieu de vous fier à votre intuition, utilisez des évaluations comportementales pour mieux comprendre le style de travail et les valeurs du candidat. Des outils tels que les tests de personnalité ou les tests de jugement situationnel peuvent vous aider à évaluer si un candidat correspond aux valeurs de votre entreprise.

Par exemple, un candidat peut être doué sur le plan technique mais éprouver des difficultés dans un environnement hautement collaboratif. Ces évaluations vous fournissent des données précises sur leurs préférences professionnelles, leur style de prise de décision et leur capacité d'adaptation, qui sont plus difficiles à évaluer lors d'un entretien standard.

Automatiser votre processus d'entretien : Noota

Les entretiens prennent beaucoup de temps, et lorsque vous devez jongler avec plusieurs candidats, il est facile de perdre le focus sur l'essentiel, à savoir évaluer correctement le candidat. C'est là que Noota, un assistant d'entretien basé sur l'IA, intervient :

• ‍Enregistrement et transcriptions automatisés : Noota enregistre et transcrit automatiquement tous vos entretiens, vous n'avez donc pas à prendre de notes lorsque vous essayez d'interagir avec le candidat. Cela signifie que vous pouvez consacrer toute votre attention à la conversation sans vous soucier de manquer des détails clés. Une fois l'entretien terminé, vous aurez une transcription claire et précise prête à être révisée.
• Evaluations intelligentes : Noota ne s'arrête pas à la transcription. Il va encore plus loin en analysant le contenu de l'entretien pour en extraire les points clés, les aptitudes et les compétences. Cela vous permet d'évaluer les candidats de manière plus objective, en utilisant des données plutôt que simplement votre mémoire ou vos premières impressions.‍
• Partage d'information à l'équipe: Avec Noota, partager les informations relatives aux entretiens avec votre équipe de recrutement est fluide. Noota génère des rapports structurés que vous pouvez facilement distribuer à d'autres décideurs. Cela garantit que tout le monde dispose des mêmes informations et évite tout malentendu.

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