Si vous avez constamment affaire à des participants désengagés ou à des conversations qui tournent en rond, le vrai problème ne vient peut-être pas de votre équipe

—cela peut être dû à l'absence d'objectif défini pour la réunion.

Cet article explique exactement pourquoi chaque réunion a besoin d'un objectif, comment en définir un de manière efficace et ce qui se passe lorsque vous n'en avez pas.

Qu'est-ce que l'objectif d'une réunion ?

L'objectif de la réunion définit la raison pour laquelle vous organisez la réunion. Il précise la raison principale pour laquelle vous avez réuni des participants et ce que vous souhaitez accomplir.

L'objectif d'une réunion n'est pas simplement une déclaration générale. Il est spécifique et réalisable. Au lieu de dire « réunion d'équipe », vous devriez clarifier l'intention, par exemple « Discutez des jalons du projet et définissez les prochaines étapes ».

Il est généralement écrit et partagé avant la réunion. Cela permet aux participants de se préparer, d'apporter les informations nécessaires et de participer efficacement aux discussions.

Pourquoi devriez-vous définir un objectif avant chaque réunion

Trop souvent, les gens convoquent des réunions par habitude plutôt que par nécessité.

Mais une réunion ne devrait jamais être une solution par défaut. Chaque fois que vous invitez des personnes à une réunion, vous les empêchez de travailler réellement. Sans raison valable, vous ne leur faites pas que perdre leur temps, vous réduisez activement leur productivité.

Un objectif bien défini apporte de la concentration et de l'urgence. Lorsque les participants connaissent l'objectif à l'avance, ils peuvent se préparer, faire en sorte que la conversation donne lieu à des actions et fasse avancer les projets.

Un objectif permet également de mesurer plus facilement le succès. À la fin de la réunion, posez-vous la question suivante : « Avons-nous accompli ce que nous avions prévu de faire ? » Si la réponse est non, vous pourriez avoir à remettre en question la façon dont vous organisez les réunions.

But de la réunion vs objectifs

Il existe en fait une différence subtile entre atteindre le but et atteindre les objectifs :

1. L'objectif : le grand « pourquoi » Le but est la principale raison d'être de la réunion. Il définit la raison pour laquelle vous réunissez des personnes et donne le ton à la discussion. Sans objectif clair, la réunion perd sa direction et devient une conversation floue. Par exemple, l'objectif peut être « d'aligner l'équipe marketing sur la stratégie de campagne du prochain trimestre ». Cela donne une raison générale mais significative de rassembler les gens.

2. Objectifs : le « quoi » concret Les objectifs sont plutôt spécifiques et mesurables. Ils définissent ce que vous devez accomplir à la fin de la réunion. Contrairement au but, qui est général, les objectifs divisent la réunion en buts tangibles. Si votre objectif est « d'aligner l'équipe marketing sur la stratégie », vos objectifs peuvent inclure « Identifier trois campagnes prioritaires », « Attribuer des chefs d'équipe pour chaque campagne » et « Définir un calendrier d'exécution ». Ce sont des éléments clairs et réalisables qui définissent le succès de la réunion.

Le « pourquoi », donc le but, est ce qui convaincra les gens de participer à vos réunions. Il doit être court et significatif. Mais vous avez également besoin d'un « quoi » pour vous assurer que votre réunion aboutit à des résultats concrets, à savoir des objectifs concrets et détaillés (ce que nous appelons également des points d'action ou une réunion à l'ordre du jour).

À partir de là, nous désignerons l'objectif de la réunion comme étant à la fois le « pourquoi » et le « quoi », car c'est ainsi que cela donne le plus de résultats.

Comment rédiger et se mettre d'accord sur un bon objectif de réunion

Si vous ne pouvez pas définir exactement pourquoi la réunion a lieu, vous ne devriez pas l'organiser en premier lieu. Voici comment vous pouvez définir et aligner un objectif de réunion qui génère réellement des résultats.

1. Soyez précis et orienté vers l'action

L'objectif d'une réunion ne doit jamais être large ou ambigu. Si votre objectif est quelque chose de générique comme « Team Check-In », vous vous préparez à des discussions sans but. Définissez plutôt une raison claire et concrète pour la réunion.

❌ Mauvais exemple : « Discutez des performances commerciales »
✔️ Bon exemple : « Passez en revue les chiffres de vente du premier trimestre, identifiez les régions sous-performantes et décidez des mesures correctives à prendre. »

2. Aligner l'objectif sur les objectifs commerciaux

Si vous ne pouvez pas lier le but de votre réunion à un objectif qui génère des résultats concrets, cela n'est probablement pas nécessaire.

Par exemple, si votre entreprise s'efforce de fidéliser ses clients, vos réunions devraient refléter cette priorité.

❌ Mauvais exemple : « Parlez de l'expérience client »
✔️ Bon exemple : « Analysez les données récentes sur le taux de désabonnement des clients et définissez deux initiatives pour améliorer les taux de rétention. »

3. Obtenir l'adhésion de l'équipe avant la réunion

Même l'objectif de réunion le mieux défini est inutile si les participants ne le comprennent pas ou ne le soutiennent pas. Pour éviter tout décalage, l'objectif doit être communiqué à l'avance, afin de donner aux participants la possibilité de faire part de leurs commentaires.

💡 Conseil de pro : Envoyez l'objet de la réunion au moins 24 heures à l'avance, ainsi que tous les documents pertinents. Demandez aux participants s'ils ont quelque chose à ajouter ou à modifier pour rendre la réunion plus utile.

4. Soyez bref et clair

Si vous ne pouvez pas définir le but de la réunion en une phrase simple, vous ne comprenez probablement pas parfaitement pourquoi vous l'organisez. L'objectif d'une réunion ne doit pas être plus qu'une seule phrase claire.

❌ Mauvais exemple : « Nous devons passer en revue tous les aspects de notre dernière campagne et déterminer s'il y a quelque chose qui doit être modifié en fonction des commentaires, puis décider si nous devons ajuster notre approche à l'avenir. »
✔️ Bon exemple : « Évaluez les performances de la campagne et décidez des ajustements nécessaires pour la phase suivante. »

5. Filtrez les réunions inutiles

Parfois, la meilleure façon de rédiger un objectif de réunion est de se rendre compte que la réunion n'a pas besoin d'avoir lieu du tout. Si votre objectif ne nécessite pas de discussion en temps réel, envisagez d'autres solutions :

• Courrier électronique : Si le but est d'informer l'équipe, envoyez plutôt un e-mail récapitulatif.
• Collaboration asynchrone : Utilisez des documents partagés dans lesquels les membres de l'équipe peuvent apporter leur contribution sans avoir besoin d'une discussion en direct.
• Tête-à-tête rapide : Si la réunion n'implique que deux ou trois personnes, une conversation directe peut être plus efficace.

❌ Mauvais exemple : « Informez l'équipe des nouveaux changements de politique. » (Il peut s'agir d'un e-mail)
✔️ Bon exemple : « Aligner les chefs de service sur la manière de mettre en œuvre la nouvelle politique et de relever les défis potentiels. » (Nécessite une discussion)

Exemples d'objectifs de réunion

Vous trouverez ci-dessous des exemples structurés d'objectifs de réunion dans différents contextes commerciaux.

1. Réunions décisionnelles

Objectif : Prendre une décision critique sur la base des données et des informations disponibles.

• Exemple : Choisissez le meilleur fournisseur pour notre nouveau système CRM en fonction des coûts, des fonctionnalités et de l'évolutivité à long terme.
• Pourquoi ça marche : Cet objectif définit clairement la décision à prendre et garantit que toutes les discussions restent centrées sur l'évaluation des fournisseurs, plutôt que de se concentrer sur des fonctionnalités CRM indépendantes.
• Exemple : Finaliser la feuille de route du produit pour le prochain trimestre, en donnant la priorité au développement des fonctionnalités en fonction des commentaires des utilisateurs et de la faisabilité technique.
• Pourquoi ça marche : Au lieu d'énoncer vaguement « Discutez de la feuille de route du produit », cet objectif indique clairement que l'objectif est de finaliser et de hiérarchiser les fonctionnalités, en veillant à ce que la réunion aboutisse à des résultats exploitables.

2. Réunions de stratégie et de planification

Objectif : S'aligner sur la stratégie et établir un plan d'action clair.

• Exemple : Définissez les principales initiatives marketing pour les six prochains mois, en veillant à les aligner sur notre stratégie de croissance globale.
• Pourquoi ça marche : Cela évite des sessions de brainstorming interminables et permet à l'équipe de se concentrer sur la sélection d'initiatives qui stimulent la croissance.
• Exemple : Développez une stratégie de contenu adaptée aux prochains lancements de produits, en garantissant la cohérence sur tous les canaux.
• Pourquoi ça marche : Cela garantit que la réunion aboutit à un plan de contenu spécifique plutôt qu'à une discussion ouverte sur le marketing de contenu en général.

3. Réunions de mise à jour et d'examen des progrès

Objectif : Pour examiner les progrès, identifier les obstacles et déterminer les prochaines étapes.

• Exemple : Évaluez la progression de nos objectifs de vente pour le premier trimestre et identifiez les ajustements nécessaires pour atteindre les objectifs de chiffre d'affaires.
• Pourquoi ça marche : Cela garantit que la réunion ne se contente pas de récapituler les chiffres, mais qu'elle débouche également sur des décisions réalisables si les objectifs ne sont pas sur la bonne voie.
• Exemple : Passez en revue les progrès de la mise en œuvre du processus d'intégration des nouveaux employés et recueillez des commentaires pour les améliorer.
• Pourquoi ça marche : Au lieu d'une mise à jour générale sur l'intégration, cette réunion est axée sur l'examen de la mise en œuvre et l'identification des améliorations.

4. Réunions de résolution de problèmes

Objectif : Identifier des solutions et résoudre des problèmes spécifiques.

• Exemple : Trouvez une solution aux plaintes récurrentes des clients concernant les temps de réponse de notre assistance et proposez des améliorations immédiates.
• Pourquoi ça marche : L'accent est mis sur la résolution d'un problème clair et existant plutôt que de simplement discuter du service client en général.
• Exemple : Déterminez la meilleure approche pour remédier aux retards dans la chaîne d'approvisionnement et mettez en œuvre des stratégies d'atténuation des risques.
• Pourquoi ça marche : Cela garantit qu'à la fin de la réunion, les participants n'ont pas seulement analysé le problème, mais se sont également mis d'accord sur des mesures spécifiques d'atténuation des risques.

5. Réunions d'évaluation des performances

Objectif : Évaluer les performances et fournir des commentaires constructifs.

• Exemple : Évaluez les performances des campagnes marketing du dernier trimestre, en identifiant les réussites et les domaines à améliorer.
• Pourquoi ça marche : Cela garantit que la discussion se concentre sur les idées et les points à retenir plutôt que sur un simple récapitulatif des performances de surface.
• Exemple : Évaluez la productivité des employés dans des environnements de travail à distance et déterminez les optimisations de processus nécessaires.
• Pourquoi ça marche : La réunion ne vise pas seulement à examiner les performances des employés, mais également à optimiser les processus de travail à distance.

6. Réunions de collaboration entre équipes

Objectif : Améliorer la collaboration interdépartementale et garantir l'harmonisation.

• Exemple : Alignez les équipes commerciales et marketing sur les critères de qualification des prospects afin d'améliorer les taux de conversion.
• Pourquoi ça marche : Cela permet d'éviter le décalage habituel entre les ventes et le marketing en se concentrant sur un objectif clair : améliorer les conversions.
• Exemple : Assurez-vous que les équipes de support produit et client collaborent pour répondre efficacement aux demandes de fonctionnalités.
• Pourquoi ça marche : Cet objectif de réunion évite le cloisonnement des décisions et encourage la collaboration pour améliorer l'expérience client.

7. Réunions sur l'innovation et le brainstorming

Objectif : Pour générer de nouvelles idées et explorer des solutions créatives.

• Exemple : Réfléchissez à de nouvelles fonctionnalités qui peuvent améliorer la fidélisation des utilisateurs et accroître l'engagement envers les produits.
• Pourquoi ça marche : L'objectif oriente la séance de remue-méninges vers un objectif tangible, à savoir améliorer la rétention, plutôt que vers un exercice d'idéation non structuré.
• Exemple : Identifiez des moyens innovants de réduire les coûts opérationnels sans affecter la qualité des produits.
• Pourquoi ça marche : Cela garantit que le processus de brainstorming est axé sur un défi à fort impact.

8. Réunions de formation et de partage des connaissances

Objectif : Former les employés et assurer le transfert de connaissances.

• Exemple : Offrez une formation sur le nouveau système CRM afin de permettre à l'équipe commerciale de tirer pleinement parti de ses fonctionnalités.
• Pourquoi ça marche : L'objectif définit clairement l'intention : aider l'équipe commerciale à adopter le nouveau système au lieu de simplement proposer une « session de formation » complète.
• Exemple : Partagez les meilleures pratiques en matière de collaboration d'équipe à distance et introduisez de nouveaux outils de productivité.
• Pourquoi ça marche : Au lieu de discuter du travail à distance en général, cette réunion a pour objectif structuré de partager les connaissances et d'améliorer les processus.

Définissez votre objectif grâce à un ordre du jour de réunion clair

Vous voulez vous en tenir à l'objectif de votre réunion ? Dans ce cas, un ordre du jour de réunion est l'outil pratique qu'il vous faut. Un ordre du jour de réunion empêche les réunions de s'éterniser ou de basculer dans des tangentes indépendantes.

Voici comment en créer un qui fonctionne :

• Commencez par l'objectif de la réunion : Chaque ordre du jour doit commencer par énoncer clairement l'objectif. Cela rappelle aux participants pourquoi la réunion a lieu et ce qu'ils doivent accomplir.
• Énumérez les principaux points de discussion : N'incluez que les sujets nécessaires pour atteindre l'objectif de la réunion. Évitez de surcharger l'ordre du jour : un trop grand nombre de points entraîne des discussions précipitées ou floues.
• Attribuer les responsabilités : Chaque sujet doit avoir un propriétaire. Cela garantit que les discussions sont menées par les bonnes personnes et que les participants sont préparés.
• Définissez des limites de temps : Attribuez des plages horaires spécifiques pour chaque article. Cela évite des débats interminables et oblige l'équipe à prendre des décisions efficacement.
• Laissez de la place pour la récapitulation : Le point final de l'ordre du jour doit toujours être un résumé des prochaines étapes. Une réunion sans conclusions claires ne sert à rien.

Réunions et agenda pilotés par l'IA : Noota

Prendre des notes, suivre les mesures à prendre et s'assurer que les suivis sont souvent négligés ou effectués de manière inefficace. C'est là Noota est livré en :

• Modèles d'agenda personnalisables :Avec Noota, vous n'avez pas besoin d'en créer un à partir de zéro à chaque fois. La plateforme propose des modèles d'ordre du jour personnalisables adaptés aux différents types de réunions.
• Enregistrement automatique et transcription en temps réel : La prise de notes manuelle est obsolète. Noota enregistre et transcrit vos réunions en temps réel, garantissant ainsi une saisie précise de chaque point clé.
• Extraction automatique des éléments d'action:L'un des plus gros échecs des réunions ? Absence de suivi. Noota extrait automatiquement les mesures à prendre lors de vos réunions, en attribuant des responsabilités et des délais.
• Partage fluide : Les réunions ne devraient pas exister isolément. Grâce au partage en un clic, Noota vous permet de distribuer les comptes rendus des réunions et les actions à effectuer sans effort. Qu'il s'agisse de votre équipe, de parties prenantes externes ou de collègues absents, tout le monde reste informé.
• IIntégration à votre flux de travail : Noota n'est pas simplement un outil de réunion, c'est un outil d'amélioration de la productivité. Il s'intègre aux systèmes CRM, aux plateformes de gestion de projet, à Slack, Notion, etc., garantissant que les informations relatives aux réunions sont parfaitement intégrées à vos flux de travail quotidiens.

Vous souhaitez automatiser l'ordre du jour et les procès-verbaux de vos réunions ? Essayez Noota gratuitement dès maintenant.