Comment prendre de bonnes notes en réunion ?

Du mal à prendre des notes tout en participant activement à la réunion ?

C'est le dilemme constant auquel on est confrontés quand on veut restituer des réunions.

Mais la bonne nouvelle, c'est qu'avec les bonnes techniques et les bons outils, vous pouvez capturer chaque détail de la conversation sans rien n'oublier.

Dans cet article, on explore les avantages et les inconvénients des différentes méthodes de prise de notes de réunion, des meilleures pratiques et des outils essentiels.

Quelles méthodes de prise de notes de réunion utiliser ?

Il n'y pas un seule bonne méthode pour prendre des notes de votre réunion. Le choix de la bonne méthode dépend de la nature de vos réunions et de vos préférences personnelles. Voici une comparaison pour vous :

Méthode d'outline

La méthode d'outline organise vos notes de manière hiérarchique. Vous écrivez les sujets principaux en haut de la page et vous ajoutez des sujets secondaires en dessous.

Pour : La méthode d'outline est excellente pour les réunions structurées. Elle vous aide à trouver rapidement les points clés lorsque vous relisez vos notes.

Contre : Cependant, cette méthode n'est pas idéale pour les réunions qui impliquent des diagrammes ou des éléments visuels complexes. Résumer les discussions détaillées en phrases claires peut s'avérer difficile.

Méthode Cornell

La méthode Cornell divise votre page en trois sections : une colonne de gauche étroite pour les mots clés, une large colonne de droite pour les notes détaillées et une section de résumé en bas.

Pour : La méthode Cornell fonctionne bien pour les réunions courtes avec un ordre du jour clair. Il vous aide à organiser vos pensées et vous permet de saisir les points essentiels.

Contre : L'inconvénient est que la synthèse et la création de phrases clés prennent du temps. Cela peut s'avérer difficile lors de réunions rapides.

Méthode graphique

La méthode graphique consiste à créer des tableaux pour comparer les éléments de votre conversation selon différentes catégories. Chaque ligne représente un élément différent et les colonnes répertorient les attributs ou les critères.

Pour : Cette méthode est idéale pour comparer des données, par exemple pour évaluer différents logiciels ou analyser les jalons d'un projet. Il simplifie les informations complexes en graphiques faciles à assimiler.

Contre : La méthode graphique ne fonctionne pas bien pour les discussions nuancées. Cela nécessite également que vous connaissiez au préalable les catégories dont vous allez discuter.

Cartographie mentale

La cartographie mentale utilise des diagrammes visuels pour représenter les idées. Vous commencez par une idée centrale et vous passez à des sujets et sous-sujets connexes, créant ainsi une représentation visuelle des informations.

Pour : La cartographie mentale est idéale pour le brainstorming et la visualisation des liens entre les idées. C'est idéal pour la pensée créative et la résolution de problèmes.

Contre : Les cartes mentales peuvent être encombrées de trop d'informations. Ils ne sont pas adaptés aux réunions comportant de nombreux points d'action ou à ceux qui préfèrent une approche de prise de notes linéaire.

Méthode linéaire

La méthode linéaire consiste à écrire chaque information dans une phrase distincte.

Pour : La méthode linéaire vous permet de prendre des notes rapidement, ce qui est utile dans les environnements dynamiques. C'est simple et adaptable à différents sujets.

Contre : Cependant, cette méthode peut entraîner des notes désorganisées difficiles à réviser. Des détails importants peuvent être perdus sans une structure claire.

Méthode des boîtes

La méthode des boîte s consiste à diviser vos notes dans des cases distinctes pour différents sujets ou catégories.

Pour : Les boîtes vous aident à distinguer et à organiser visuellement différentes idées. Cela facilite le rappel et la révision des informations ultérieurement.

Contre : L'inconvénient est que cela peut prendre beaucoup de temps et peut vous distraire du contenu. Ce n'est pas la meilleure méthode pour les réunions rapides.

Meilleures pratiques pour prendre de bonnes notes de réunion

Chez Noota, nous analysons depuis des années la manière dont nos clients prennent des notes précises et tournées vers l'action. Voici ce que nous avons appris en tant que meilleures pratiques :

1. Ne pas tout enregistrer

L'enregistrement de chaque mot d'une réunion n'est pas nécessaire et encombre vos notes. Concentrez-vous sur la saisie des points clés, des décisions et des mesures à prendre. Cette approche garantit que vos notes sont claires et exploitables.

Par exemple, si une réunion discute du calendrier du projet, notez les délais convenus et les parties responsables au lieu de chaque détail de la discussion.

2. Résumez, ne transcrivez pas

Plutôt que de tout écrire mot pour mot, résumez les principaux points avec vos propres mots.

Par exemple, si une réunion aborde différentes stratégies, notez la principale stratégie discutée et les raisons pour lesquelles elle a été choisie, plutôt que toute la conversation qui l'a précédée. La synthèse vous oblige à traiter et à comprendre le matériel. Cela vous permet d'améliorer la rétention et la compréhension.

3. Utilisez des mots clés et des phrases courtes

L'utilisation de mots-clés et de phrases courtes peut vous faire gagner du temps et rendre vos notes plus efficaces. Au lieu de phrases complètes, notez les termes clés et de brèves descriptions.

Par exemple, au lieu d'écrire « L'équipe marketing élaborera une nouvelle stratégie sur les réseaux sociaux d'ici la fin du troisième trimestre pour accroître l'engagement », vous pouvez écrire « Marketing : nouvelle stratégie sur les réseaux sociaux, troisième trimestre, augmenter l'engagement ».

Les mots clés sont beaucoup plus faciles à scanner ultérieurement.

4. Révisez vos notes immédiatement après la réunion

Juste après la réunion, prenez quelques minutes pour revoir et réfléchir à vos notes. Cela garantit que vous n'avez oublié aucun détail crucial.

Par exemple, si vous avez noté une action pour un membre de l'équipe, vérifiez que vous avez saisi tous les détails nécessaires, tels que la date limite et les tâches spécifiques. La réflexion vous aide également à organiser vos pensées et à identifier les mesures de suivi qui doivent être prises.

5. Utilisez un modèle prédéfini

Utilisez un modèle cohérent pour vos notes de réunion. Que vous utilisiez des puces, des titres ou des listes numérotées, un modèle facilite la lecture de vos notes et facilite la consultation ultérieure.

Par exemple, vous pouvez structurer des formulaires à remplir qui commencent par la date de la réunion et les participants, suivis des points de l'ordre du jour, des points clés discutés, des décisions prises et des mesures à prendre.

6. Soulignez les mesures à prendre et les échéances

Les mesures à prendre et les délais sont les éléments les plus importants que vous souhaitez enregistrer lors de vos réunions. Vous feriez donc mieux de les mettre en évidence avec des couleurs différentes, du texte en gras ou une section distincte.

Par exemple, si la mise à jour d'un projet inclut plusieurs tâches, écrivez « ACTIONS À ACCOMPLIR » en gras ou dans une couleur différente et listez chaque tâche avec sa date limite et la personne responsable. Cela garantit qu'ils sont facilement identifiables lorsque vous réviserez vos notes ultérieurement.

7. Partagez rapidement vos notes

Après avoir finalisé vos notes, partagez-les avec votre équipe dès que possible. Cela garantit que tout le monde est sur la même longueur d'onde et a accès aux informations lorsqu'elles sont encore à jour.

Par exemple, si la réunion s'est terminée par plusieurs décisions clés, envoyez vos notes par e-mail ou via une plateforme de documents partagée telle que Google Drive ou Microsoft Teams immédiatement après la réunion.

Modèles de prise de notes

L'utilisation de modèles de prise de notes peut rationaliser le processus de saisie des informations essentielles pendant les réunions. Voici quelques exemples de modèles que vous pouvez copier/coller et remplir facilement :

Modèle de réunion d'équipe

Modèle :

• Date de la réunion :
• Participants :
• Ordre du jour :
  • Thème 1
  • Thème 2
  • Thème 3
• Principaux points abordés :
  • Thème 1 : Résumé de la discussion.
  • Thème 2 : Résumé de la discussion.
  • Thème 3 : Résumé de la discussion.
• Décisions prises :
  • Décision 1
  • Décision 2
• Mesures à prendre :
  • Tâche : Description de la tâche
  • Assigné à : Personne responsable
  • Date limite : Date d'échéance
• Date de la prochaine réunion :

Grâce à ce modèle, vous pouvez vous assurer que tous les membres de l'équipe sont informés des discussions et connaissent leurs responsabilités et leurs délais.

Modèle de réunion de projet

Un modèle de réunion de projet met l'accent sur le suivi de l'avancement de projets spécifiques, la discussion des jalons et la résolution de tout problème ou obstacle. Ce modèle permet de garantir que les détails du projet sont systématiquement enregistrés.

Modèle :

• Nom du projet :
• Date de la réunion :
• Participants :
• Ordre du jour :
  • Étapes clés du projet
  • État actuel
  • Problèmes/obstacles
  • Prochaines étapes
• Étapes clés du projet :
  • Étape 1 : Détails et statut
  • Étape 2 : Détails et statut
• État actuel :
  • Tâche 1 : Progrès actuels
  • Tâche 2 : Progrès actuels
• Problèmes/obstacles :
  • Numéro 1 : Description et impact
  • Numéro 2 : Description et impact
• Décisions prises :
  • Décision 1
  • Décision 2
• Mesures à prendre :
  • Tâche : Description de la tâche
  • Assigné à : Personne responsable
  • Date limite : Date d'échéance
• Date de la prochaine réunion :

Ce modèle permet de s'assurer que tous les aspects du projet sont couverts et que chacun est au courant de ses tâches et de ses délais.

Modèle de réunion de direction

Les réunions exécutives impliquent souvent une planification stratégique, des examens financiers et des prises de décisions de haut niveau. Ce modèle vise à saisir les points essentiels et les décisions qui influencent l'orientation de l'entreprise.

Modèle :

• Date de la réunion :
• Participants :
• Ordre du jour :
  • Planification stratégique
  • Bilan financier
  • Décisions clés
  • Autres affaires
• Planification stratégique :
  • Thème : Résumé de la discussion
• Bilan financier :
  • Rapport : Résumé des principaux points
  • Données financières : Résumé de la situation financière
• Décisions clés :
  • Décision 1
  • Décision 2
• Mesures à prendre :
  • Tâche : Description de la tâche
  • Assigné à : Personne responsable
  • Date limite : Date d'échéance
• Date de la prochaine réunion :

Ce modèle permet de concentrer les réunions de direction et garantit que toutes les décisions stratégiques et financières sont clairement documentées.

Outils pour une prise de notes plus précise et rapide

L'utilisation des bons outils peut améliorer considérablement l'efficacité et la précision de votre prise de notes. Voici quelques-uns des meilleurs outils disponibles qui peuvent vous aider à prendre des notes de réunion plus efficacement.

1. Microsoft OneNote

Microsoft OneNote est une application de prise de notes polyvalente qui vous permet de créer, d'organiser et de partager des notes sur plusieurs appareils. Il prend en charge les notes textuelles, audio et vidéo, ce qui en fait un outil complet pour capturer les détails des réunions.

Avantages :

• Supporte les notes multimédia (texte, audio, vidéo).
• S'intègre à d'autres outils Microsoft Office.
• Facile à organiser et à partager des notes.

Inconvénients :

• Peut être accablant pour les nouveaux utilisateurs en raison de ses fonctionnalités étendues.
• Nécessite un compte Microsoft pour bénéficier de toutes les fonctionnalités.

2. Evernote

Evernote est une application de prise de notes populaire qui offre de nombreuses fonctionnalités, notamment la possibilité de créer des notes, de joindre des fichiers et de les synchroniser sur plusieurs appareils. Il fournit également de puissantes fonctionnalités de recherche, qui permettent de trouver rapidement des informations spécifiques.

Avantages :

• Compatibilité multiplateforme.
• De puissantes fonctionnalités de recherche et d'organisation.
• Supporte les pièces jointes et les notes multimédia.

Inconvénients :

• La version gratuite a des fonctionnalités limitées.
• Cela peut devenir coûteux avec les forfaits premium.

3. Google Keep

Google Keep est un outil de prise de notes simple mais efficace qui s'intègre parfaitement aux autres applications Google Workspace. Il vous permet de créer des notes, de définir des rappels et de collaborer avec d'autres personnes en temps réel.

Avantages :

• Facile à utiliser et s'intègre à Google Workspace.
• Collaboration en temps réel.
• Utilisation gratuite.

Inconvénients :

• Options de mise en forme limitées par rapport aux autres outils de prise de notes.
• Des applications basiques par rapport à des applications plus robustes.

4. Notion

Notion est un espace de travail tout-en-un qui combine la prise de notes, la gestion des tâches et les fonctions de base de données. Il est hautement personnalisable et vous permet de créer des modèles et des flux de travail personnalisés.

Avantages :

• Hautement personnalisable et polyvalent.
• Combine la prise de notes avec la gestion des tâches.
• Favorise la collaboration et le partage.

Inconvénients :

• Courbe d'apprentissage abrupte en raison de sa flexibilité.
• La version gratuite a des fonctionnalités limitées pour les grandes équipes.

5. Carnet Zoho

Zoho Notebook offre une expérience de prise de notes visuellement attrayante grâce à des fonctionnalités telles que la prise en charge des notes multimédia et la synchronisation entre appareils. Il s'intègre également à d'autres applications Zoho, ce qui le rend adapté aux utilisateurs faisant déjà partie de l'écosystème Zoho.

Avantages :

• Interface visuellement attrayante et conviviale.
• Supporte les notes multimédia.
• S'intègre à la suite d'applications Zoho.

Inconvénients :

• Intégration limitée avec les applications autres que Zoho.
• Certaines fonctionnalités avancées ne sont disponibles que dans la version payante.

6. Revoir

Rewatch se concentre sur l'enregistrement, la synthèse et le partage des réunions d'équipe. Il utilise l'IA pour créer des résumés et mettre en évidence les points clés, ce qui facilite la révision et le partage d'informations importantes avec votre équipe.

Avantages :

• Résumés automatisés des réunions.
• Partage facile des points clés et des points forts.
• Utile pour la collaboration en équipe.

Inconvénients :

• Les résumés automatisés peuvent manquer de nuances.
• Les utilisateurs doivent consulter les résumés pour s'assurer qu'ils sont complets.

7. Réverend

Rev propose des transcriptions de haute qualité générées par l'homme, garantissant ainsi la précision. Ce service est particulièrement utile pour les réunions où une transcription précise est essentielle. Rev fournit également des délais d'exécution rapides pour ses services.

Avantages :

• Haute précision avec des transcriptions générées par l'homme.
• Délais d'exécution rapides.
• Convient aux réunions critiques.

Inconvénients :

• Plus coûteuses que les solutions basées uniquement sur l'IA.
• Peut nécessiter une période d'attente pour l'achèvement de la transcription).

Noota : Prise de notes de réunion automatisée avec l'IA

Noota est un outil avancé de prise de notes de réunion basé sur l'IA, conçu pour automatiser votre capture et gestion des notes de réunion :

• ‍Enregistrement et transcription automatisés Noota enregistre et transcrit vos réunions en temps réel. Cette fonctionnalité élimine le besoin de prendre des notes frénétiques, vous permettant de participer activement aux discussions sans manquer aucun détail important. La transcription pilotée par l'IA garantit l'exactitude de chaque mot prononcé, fournissant ainsi un enregistrement fiable de vos réunions.‍
• Modèles personnalisables : Noota propose des modèles personnalisables adaptés à différents types de réunions, telles que les mises à jour de projets ou les réunions du comité financier. Vous pouvez personnaliser ces modèles pour n'inclure que les informations dont vous avez besoin. Cela garantit la pertinence et l'organisation de vos notes, ce qui facilite la révision et le partage des points clés et des mesures à prendre.‍
• Partage facile : L'une des caractéristiques les plus remarquables de Noota est sa facilité de partage. D'un simple clic, vous pouvez distribuer vos notes de réunion à votre équipe. Cela garantit que tout le monde, qu'il ait assisté à la réunion ou non, est sur la même longueur d'onde. La fonctionnalité de partage fluide favorise l'alignement et la responsabilisation des équipes, ce qui facilite le suivi des progrès et des mesures à prendre.
• Intégration avec d'autres outils : Noota s'intègre parfaitement à diverses plateformes de visioconférence et outils de productivité tels que Slack, les CRM ou les ATS. Cette intégration améliore ses fonctionnalités, vous permettant d'intégrer facilement Noota à votre flux de travail existant.

Vous souhaitez automatiser votre prise de notes ? Essayez Noota gratuitement.