Votre équipe s'agrandit. Les projets avancent rapidement. Mais d'une manière ou d'une autre, les gens se sentent plus à l'écart. Ça vous dit quelque chose ?

C'est là que les réunions all hands entrent en jeu.

On vous dit ici exactement ce qu'est une réunion all hands, qui doit la diriger, à quelle fréquence et comment la structurer pour un impact maximal.

Qu'est-ce qu'une réunion all hands ?

Une réunion all hands, c'est un rassemblement à l'échelle de l'entreprise où tout le monde, des dirigeants aux stagiaires, est invité dans la même salle (ou appel virtuel).

L'objectif est simple : l'alignement.

Ce type de réunion donne aux dirigeants l'occasion de partager les principales mises à jour, les grandes victoires, les objectifs de l'entreprise et les changements à venir. C'est également un espace où les employés peuvent poser des questions, donner leur avis et se sentir plus connectés à la situation dans son ensemble.

Contrairement aux réunions d'équipe qui se concentrent sur des projets spécifiques, une réunion all hands concerne l'entreprise dans son ensemble. Il crée de la visibilité dans tous les services et aide chacun à comprendre la direction que prend l'entreprise et pourquoi.

La plupart des entreprises ont recours à des réunions all hands pour :

• Partagez des mises à jour financières et de performance
• Annoncer des initiatives stratégiques ou des lancements de produits
• Célébrez les victoires et saluez les équipes ou les individus
• Relever les défis et clarifier les décisions de direction
• Renforcer les valeurs et la mission de l'entreprise

Mais au-delà des mises à jour, les réunions all hands renforcent la confiance. Ils montrent que le leadership valorise la transparence. Ils permettent à chacun de s'exprimer. Et ils rappellent aux gens qu'ils font partie de quelque chose de plus grand que leurs tâches quotidiennes.

Qui dirige et participe à une réunion all hands ?

Une réunion all hands, c'est exactement ce à quoi cela ressemble...un rendez-vous où tout le monde participe. Tous les membres de l'entreprise sont invités, des dirigeants aux stagiaires. C'est l'une des rares fois où l'ensemble de l'organisation se réunit dans le même espace, physique ou virtuel.

Mais qui dirige réellement la session ?

La plupart du temps, c'est le PDG ou un cofondateur. Pourquoi ? Parce que les employés veulent entendre directement le point de vue de la direction. Elle instaure la confiance et renforce la transparence. Lorsque le PDG partage des mises à jour ou répond à des questions, cela indique que personne n'est trop éloigné des personnes qui font le travail.

Cela dit, les réunions all hands ne sont pas un acte individuel. D'autres cadres font souvent des présentations à tour de rôle. Le responsable des ventes pourrait vous parler des objectifs de revenus. Ou le responsable du produit peut vous expliquer un prochain lancement. Les RH peuvent partager des mises à jour sur les initiatives de recrutement ou de culture.

Plus les départements sont impliqués, plus la réunion est équilibrée.

À quelle fréquence devez-vous organiser une réunion all hands?

Il n'existe pas de solution universelle. La bonne fréquence dépend de la taille de votre équipe, des objectifs de l'entreprise et de la rapidité avec laquelle les choses évoluent.

Cela dit, la plupart des entreprises gèrent mensuel des réunions à participation générale. C'est souvent suffisant pour rester aligné, mais pas au point de devenir un fardeau. Une cadence mensuelle donne à la direction le temps de recueillir des mises à jour pertinentes et donne aux employés un rythme clair auquel ils peuvent s'attendre.

Certaines startups à croissance rapide organisent à une fréquence hebdomadaire ou toutes les deux semaines, en particulier lors des phases clés telles que les lancements de produits ou les cycles de financement. Ces sessions courtes et à fort impact aident les équipes à rester agiles et à réduire la confusion en période de changements rapides.

Cela peut être tous les trimestres pour les organisations plus grandes ou plus stables. Dans ces cas, les réunions sont souvent plus stratégiques et se concentrent sur les OKR, les performances à l'échelle de l'entreprise et la planification à long terme.

Peu importe la fréquence à laquelle vous choisissez de vous rencontrer, ce qui compte, c'est la régularité. Établissez un calendrier récurrent et respectez-le. Lorsque les participants savent que la réunion a lieu régulièrement, ils la planifient et se montrent plus engagés.‍

Bonnes pratiques en matière de réunions all hands

Les réunions entre tous les intervenants peuvent changer la donne ou faire perdre du temps. Tout dépend de la façon dont vous les gérez. Voici comment vous assurer que vos réunions générales valent le temps que tout le monde y consacre.

1. Commencez par pourquoi

Ne vous contentez pas d'avoir un all hands parce que « c'est inscrit au calendrier ». Ouvrez chaque réunion en donnant le ton. Pourquoi sommes-nous ici ? Qu'est-ce qui a changé depuis la dernière fois ? Qu'est-ce que les gens devraient repartir en sachant ?

Ce contexte aide les gens à s'engager avec détermination. Il encadre le reste de la réunion et met tout le monde mentalement au même endroit.

2. Restez concentré et bref

Personne ne veut un monologue de 90 minutes. Respectez le temps de votre équipe en vous en tenant à ce qui compte le plus. Choisissez 3 à 5 sujets clés au maximum. Utilisez des plages horaires claires. Si une mise à jour peut être rédigée dans un e-mail, ignorez-la ou envoyez-la à l'avance.

Moins c'est plus. Une séance serrée de 45 minutes a bien plus d'impact qu'une heure et demie de randonnée.

3. Faire pivoter les voix

Vous n'avez que des nouvelles du PDG à chaque fois ? Ça vieillit. Laissez les différents départements faire la présentation. Donnez le micro à un responsable de l'assistance, du produit ou du marketing. Faites pivoter les voix et les points de vue.

Cela renforce l'empathie entre les équipes. Cela donne aux gens l'impression d'être vus. Et cela renforce le fait que chacun joue un rôle dans le progrès de l'entreprise.

4. Célébrez les victoires, pas seulement les statistiques

Trop de réunions ouvertes à tous se transforment en un dépotoir de chiffres. Les données sont importantes, mais les histoires restent. Soulignez le succès de vos clients, présentez une nouvelle fonctionnalité ou félicitez une équipe qui n'a pas respecté un délai.

Les gens veulent ressentir les progrès réalisés, et pas seulement entendre parler des KPI. La reconnaissance remonte le moral et rappelle aux équipes que leur travail est important.

5. Faites de la place pour les questions

Les réunions multipartites ne servent pas uniquement à parler, elles servent aussi à écouter. Prévoyez du temps à la fin pour les questions et réponses en direct. Permettez aux employés de soumettre leurs questions de manière anonyme à l'avance. Ensuite, répondez-y honnêtement, même les plus difficiles.

Cela renforce la confiance. Cela montre que vous ne vous contentez pas de diffuser, mais que vous écoutez.

6. Gardez à l'esprit les employés travaillant à distance

Si votre équipe travaille à distance ou hybride, organisez d'abord la réunion pour elle. Utilisez des plateformes vidéo fiables. Partagez des diapositives à l'avance. Enregistrez la session pour ceux qui se trouvent dans des fuseaux horaires différents. Et désignez quelqu'un pour surveiller le chat afin que les participants virtuels puissent s'exprimer.

L'inclusion à distance n'est pas facultative, elle est essentielle.

7. Faites toujours un suivi

La réunion est terminée. Et maintenant ?

Partagez un bref récapitulatif, l'enregistrement et les prochaines étapes. S'il y a eu des mesures à prendre ou des décisions importantes, documentez-les. Cela permet de renforcer le message et de maintenir l'élan.

Ordre du jour de réunion all hands

Voici un ordre du jour de réunion simple et prêt à l'emploi que vous pouvez copier, coller et personnaliser :

Date : [Insérer la date]
Heure : [Insérer l'heure + le fuseau horaire]
Hôte : [PDG ou responsable de la réunion]
Durée : 60 minutes

1. Mot de bienvenue et discours d'ouverture (5 minutes)

L'hôte commence par une introduction rapide, souligne l'objectif de la réunion et partage toute annonce urgente.

Exemple : « Nous sommes à 6 semaines du deuxième trimestre et nous sommes déjà en avance sur nos objectifs. Examinons ce qui fonctionne et les domaines dans lesquels nous devons passer au niveau supérieur. »

2. Aperçu des performances de l'entreprise (10 minutes)

Aperçu rapide des indicateurs de performance clés, des revenus, de l'utilisation des produits ou d'autres indicateurs de haut niveau. Veillez à ce qu'il soit visuel et facile à comprendre.

Présenté par : [COO/Head of Ops/Finance Lead]

3. Faits saillants du département (20 minutes)

Chaque département partage ses principales victoires, ses défis et ses mises à jour. Limitez chaque équipe à 3 à 4 minutes pour maintenir le rythme.

• Produit
• Ventes
• Commercialisation
• Succès client
• Population et culture

4. Pleins feux sur les employés et reconnaissance (5 minutes)

Célébrez les réussites individuelles ou d'équipe. Donne des coups de gueule. Partagez de courtes histoires qui reflètent vos valeurs en action.

Présenté par : [Responsable des ressources humaines ou hôte rotatif]

5. Perspectives d'avenir (10 minutes)

Prévisualisez les lancements, les objectifs ou les modifications à venir. Partagez ce qui va suivre et ce à quoi les équipes doivent s'attendre.

Présenté par : [PDG ou département concerné]

6. QUESTIONS-RÉPONSES (10 minutes)

Questions en direct ou pré-soumises. Utilisez un outil tel que Slido ou un document partagé. Répondez de manière transparente.

7. Récapitulation et principaux points à emporter (2 à 3 dernières minutes)

Résumez ce qui a été couvert. Confirmez les mesures à prendre ou les prochaines étapes. Merci à l'équipe.

Procès-verbal de réunion all hands

Voici un modèle simple et prêt à l'emploi que vous pouvez copier, coller et personnaliser après chaque réunion :

Date : [Insérer la date]
Heure : [Insérer l'heure + le fuseau horaire]
Facilitateur : [Insérer le nom]
Preneur de notes : [Insérer le nom]
Lien d'enregistrement : [Ajouter un lien si disponible]
Lien vers les diapositives : [Ajouter un lien s'il est partagé]

🔹 1. Allocution d'ouverture

Présenté par : [PDG ou responsable de la réunion]

• Bref accueil et aperçu de la réunion
• [Insérer les annonces urgentes ou les mises à jour partagées]

🔹 2. Aperçu des performances de l'entreprise

Présenté par : [COO/Responsable financier]

• [Insérer les indicateurs clés partagés]
• [Insérer les points saillants ou les préoccupations en matière de croissance]

🔹 3. Actualités du département

Produit :

• [Insérer 1 à 2 mises à jour clés]

Ventes :

• [Insérer 1 à 2 mises à jour clés]

Commercialisation :

• [Insérer 1 à 2 mises à jour clés]

Succès client :

• [Insérer 1 à 2 mises à jour clés]

Population et culture :

• [Insérer des mises à jour sur le recrutement, des données d'engagement ou des initiatives]

🔹 4. Reconnaissance des employés

Présenté par : [HR Lead ou haut-parleur rotatif]

• Shoutouts : [Nom (s)]
• Motif : [Réalisation, comportement ou étape importante célébrée]

🔹 5. Perspectives d'avenir

Présenté par : [PDG ou équipe de direction]

• [Insérer les lancements de produits, les objectifs stratégiques ou les priorités à venir]
• [Insérez les dates ou les événements que les équipes devraient connaître]

🔹 6. Résumé des questions-réponses

• Question : [Insérer une question]
• Réponse : [Insérer la réponse]

(Répétez l'opération pour chaque question posée)

🔹 7. Principaux points à retenir et prochaines étapes

• [Insérer toutes les décisions prises au cours de la réunion]
• [Énumérez clairement les mesures à prendre, les propriétaires et les délais, le cas échéant]

Structurez, transcrivez et résumez vos réunions all hands avec Noota

Il est difficile de prendre des notes au cours d'une réunion all hands. Vous essayez de suivre les mises à jour, d'écouter les dirigeants et peut-être même de faire des présentations, tout en griffonnant les principaux points à retenir. C'est ainsi que vous passez à côté de détails.

Avec Noota, vous n'avez pas à choisir entre rester présent et capturer ce qui compte :

• ‍Transcriptions en temps réel : Noota enregistre et transcrit chaque mot au fur et à mesure qu'il se produit. Finies les prises de notes frénétiques. Tout le monde peut se concentrer sur la discussion, sachant qu'une transcription précise et consultable attend ensuite.‍
• Balisage et recherche par mot clé : Vous souhaitez revenir sur une mise à jour ou une décision spécifique ? Marquez les moments clés de la réunion ou recherchez ultérieurement la transcription par mot clé. Il est rapide, fiable et permet de gagner des heures à parcourir des notes ou des vidéos brutes. Utilisez des balises pour les actions, les questions, les décisions, etc. Tout ce sur quoi votre équipe doit revenir.‍
• Résumés générés par l'IA : De longues réunions ne sont pas nécessairement synonymes de longs examens. Noota résume l'ensemble de la session en un résumé clair et structuré. Il met en lumière ce qui a été dit, ce qui a été décidé et ce qui doit faire l'objet d'un suivi. Parfait pour envoyer des résumés d'après-réunion que les gens liront réellement.‍
• Intégrations fluides :Noota se connecte à des outils que votre équipe utilise déjà : Slack, Asana, Trello, Notion, etc. Vous pouvez envoyer des notes de réunion, des tâches et des actions directement dans votre flux de travail. Pas de copier-coller. Aucun suivi oublié.‍
• Support multilingue : Vous dirigez une équipe internationale ? Noota prend en charge plusieurs langues, de sorte que chaque voix est entendue et transcrite avec précision. C'est une façon inclusive de s'assurer que personne n'oublie un mot, où qu'il se trouve.

Vous souhaitez automatiser vos réunions all hands avant et après les réunions ? Essayez Noota gratuitement.