Las actas de las reuniones no son solo documentos de rutina o un documento de nota innecesario.

Son registros esenciales que mantienen a su equipo alineado y responsable mucho después de que finalice la reunión.

Se aseguran de que cada decisión y tarea de sus reuniones sea clara, procesable y supervisada.

Esta es la mejor plantilla de actas de reuniones que puedes copiar y pegar tanto si llevas a cabo una reunión formal como informal.

¿Por qué hacer las actas de una reunión?

Cuando piensas en las actas de las reuniones, puedes considerarlas solo una formalidad. Sin embargo, son más cruciales de lo que cree. Analicemos por qué nunca debes dejar de documentar tus reuniones.

Protección y estructura legales

Las actas de las reuniones son tu armadura legal. Son reconocidos como documentos legales por entidades como los auditores, el IRS y los tribunales. Estos documentos confirman las decisiones tomadas por sus líderes y son fundamentales si sus acciones son objeto de escrutinio. Si algo no se registró en las actas, legalmente, es como si nunca hubiera ocurrido.

Además, si bien no existe un formato único para las actas de las reuniones, es fundamental registrar las decisiones con precisión. Este proceso implica anotar cómo se tomaron las decisiones, quién asistió, todas las mociones presentadas y garantizar que estas actas se aprueben en la próxima reunión. Esto no solo se alinea con las expectativas legales y del IRS, sino que también mantiene sus reuniones estructuradas y a su equipo alineado.

Acción impulsora

Las actas de las reuniones son clave para convertir las discusiones en acciones. Al documentar claramente las decisiones y asignar elementos de acción, se asegura de que nada de lo discutido se olvide o pase por alto. Esta claridad es crucial para mantener el impulso y garantizar que las tareas se completen según lo planeado.

Responsabilidad y seguimiento del progreso

Estos documentos sirven como un rastreador del progreso. Te permiten revisar decisiones pasadas, ver qué tan lejos has llegado y hacer que los miembros del equipo rindan cuentas. No se trata solo de mirar hacia atrás; se trata de garantizar que avanzas en la dirección correcta y de hacer los ajustes necesarios.

Titularidad

El registro claro de las decisiones y las tareas asignadas en las actas de las reuniones también explica la propiedad. Esta transparencia es vital para la rendición de cuentas.

Demuestra quién es responsable de qué y brinda protección a quienes participan en la toma de decisiones.

¿Qué elementos incluir en las actas de una reunión?

Ahora que entiendes por qué debes hacer las actas de las reuniones, veamos qué es exactamente lo que debes incluir en ellas:

Componentes básicos de las actas de las reuniones

En esencia, las actas de las reuniones deben incluir varios elementos clave:

1. Detalles de la reunión: Comience con lo básico: la fecha, la hora y el lugar de la reunión, así como el tipo de reunión (ordinaria, especial, anual, etc.). Esto prepara el terreno para lo que sigue.
2. Asistentes: Haga una lista de todos los presentes y anote las ausencias. Esto es crucial para la rendición de cuentas y garantiza que todos sepan quién participó en las discusiones y decisiones.
3. Temas del orden del día: Para cada punto de la agenda, resuma los puntos clave de la discusión. No necesitas capturar todos los detalles, pero la esencia de la conversación debe quedar clara.
4. Decisiones tomadas: Documente claramente cualquier decisión que se haya tomado, incluidas las votaciones. Esta es una de las partes más importantes de las actas de las reuniones, ya que registra los resultados que impulsan las acciones futuras.
5. Elementos de acción: Tan importantes como las decisiones son las acciones que se derivan de ellas. Enumere las tareas que deben completarse, quién es el responsable de cada tarea y sus fechas límite. Esto garantiza la responsabilidad y el seguimiento.
6. Próximos pasos: A veces, las discusiones llevan a la necesidad de tomar más medidas o reuniones de seguimiento. Anota cualquier plan o reunión futura que se haya acordado.

Algunas pautas de escritura

Para que las actas de la reunión sean lo más claras posible, tenga en cuenta las siguientes pautas:

• Sea conciso: Mantén tus frases cortas y concisas. Lo que buscas es claridad y brevedad, no una transcripción detallada de la reunión.
• Usa un lenguaje neutral: Las actas de las reuniones deben ser objetivas y estar libres de comentarios o sesgos personales.
• Siga un formato estándar: El uso de un formato uniforme hace que las actas sean más fáciles de leer y consultar más adelante. Ya sea que desarrolle su propia plantilla o utilice una estandarizada, la coherencia es clave.
• Revisar y aprobar: Antes de distribuir las actas, pídale al presidente de la reunión o a un asistente designado que las revise y apruebe. Esto garantiza la precisión y el acuerdo sobre lo que se discutió y decidió.

Plantilla de 6 actas de reuniones para todas tus necesidades

Cada tipo de reunión, desde las reuniones de equipo hasta las discusiones financieras, tiene sus propias necesidades en lo que respecta al mantenimiento de registros. Aquí te proporcionamos plantillas de actas listas para usar que te ayudarán a capturar todos los detalles esenciales de todas tus reuniones profesionales.

Simplemente cópialos y pégalos y completa las instrucciones:

Plantilla para actas de reuniones de equipo

Esta plantilla garantiza la claridad, facilita el seguimiento y hace que todos rindan cuentas de sus compromisos después de una reunión de equipo.

Título de la reunión: [Propósito de la reunión]
Fecha: [Fecha]
Hora: [Hora de inicio] - [Hora de finalización]
Ubicación: [Plataforma de ubicación/videoconferencia]
Asistentes: [Lista de asistentes]
Ausentes: [Lista de ausentes]

Temas del orden del día:

1. [Tema 1 del programa]
   • Puntos de discusión:
     • [Breve resumen de la discusión]
   • Decisiones tomadas:
     • [Decisiones]
   • Elementos de acción:
     • [Elemento de acción] - [Persona responsable] - [Fecha límite]
2. [Tema 2 del programa]
   • Puntos de discusión:
     • [Breve resumen de la discusión]
   • Decisiones tomadas:
     • [Decisiones]
   • Elementos de acción:
     • [Elemento de acción] - [Persona responsable] - [Fecha límite]

Notas adicionales:

• [Cualquier otra información u observación pertinentes o la necesidad de celebrar más reuniones]

Próxima reunión:

Fecha: [Fecha de la próxima reunión]
Hora: [Hora de la próxima reunión]
Ubicación: [Lugar de la próxima reunión/plataforma de videoconferencia]

Prueba nuestra plantilla integrada para reuniones de equipo.

Plantilla para actas de reuniones de la junta

Esta plantilla proporciona un registro claro y preciso de las acciones y decisiones de la junta directiva, lo que facilita una mejor gobernanza y dirección estratégica para su organización.

Nombre de la organización: [Organización]
Fecha de la reunión de la junta: [Fecha]
Hora de la reunión: [Hora de inicio] - [Hora de finalización]
Ubicación: [Enlace de ubicación/videoconferencia]
Reunión convocada por: [Nombre]
Tipo de reunión: [Normal/Especial]
Secretaria: [Nombre]
Asistentes: [Lista de miembros de la junta presentes]
Ausentes: [Lista de miembros de la junta ausentes]

Agenda de la reunión:

1. Llamar para hacer un pedido
   • Hora: [Hora en que comenzó la reunión]
2. Aprobación de actas anteriores
   • Resumen: [Breve resumen o declaración de aprobación]
   • Acción: [Aprobación/enmiendas al acta]
3. Informes
   • Informe financiero
     • Presentado por: [Nombre]
     • Resumen: [Puntos clave del informe]
   • Informes del comité
     • [Nombre del comité]: [Breve resumen]
4. Negocios antiguos
   • [Tema de la reunión anterior]
     • Discusión: [Breve resumen]
     • Decisión: [Decisión tomada]
5. Nuevos negocios
   • [Nuevo punto del orden del día]
     • Discusión: [Breve resumen]
     • Decisión: [Decisión tomada]
     • Elemento de acción: [Tarea] - [Asignada a] - [Fecha límite]
6. Anuncios
   • [Cualquier anuncio que deba hacerse]
7. Aplazamiento
   • Hora: [Hora de finalización de la reunión]

Próxima reunión:

Fecha: [Fecha]
Hora: [Hora]
Ubicación: [Ubicación/enlace]

Prueba nuestra plantilla integrada para reuniones de junta directiva.

Plantilla para actas de reuniones de proyecto

Esta plantilla garantiza que todas las partes interesadas del proyecto estén en sintonía, lo que facilita una comunicación y una coordinación fluidas durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Nombre del proyecto: [Proyecto]
Fecha de la reunión: [Fecha]
Hora: [Hora de inicio] - [Hora de finalización]
Ubicación: [Enlace de ubicación/videoconferencia]
Reunión convocada por: [Nombre]
Finalidad: [Propósito específico de la reunión]
Participantes: [Lista de participantes]
Ausentes: [Lista de ausentes]

Agenda de la reunión:

1. Introducción
   • Descripción general: [Breve introducción y objetivos de la reunión]
2. Actualización del estado del proyecto
   • Presentado por: [Nombre]
   • Resumen: [Estado actual del proyecto, incluidos los hitos alcanzados o pendientes]
3. Problemas y desafíos
   • [Número 1]
     • Discusión: [Breve resumen]
     • Soluciones propuestas: [Soluciones o acciones propuestas]
   • [Número 2]
     • Discusión: [Breve resumen]
     • Soluciones propuestas: [Soluciones o acciones propuestas]
4. Elementos de acción
   • [Elemento de acción 1]
     • Tarea: [Tarea específica a realizar]
     • Asignado a: [Persona o equipo responsable]
     • Fecha límite: [Fecha de finalización]
   • [Tema de acción 2]
     • Tarea: [Tarea específica a realizar]
     • Asignado a: [Persona o equipo responsable]
     • Fecha límite: [Fecha de finalización]
5. Próximos pasos
   • [Siguiente paso 1]: [Descripción]
   • [Siguiente paso 2]: [Descripción]
6. Preguntas y cierre
   • Sala abierta para preguntas: [Cualquier pregunta de los participantes]
   • Discurso de clausura: [Cualquier opinión o comentario final del líder de la reunión]

Próxima reunión:

Fecha: [Fecha]
Hora: [Hora]
Ubicación: [Ubicación/enlace]

Plantilla de actas de reuniones anuales (AGM)

Esta plantilla ayuda a mantener la claridad, la continuidad y el enfoque en la misión y los objetivos estratégicos de la organización, lo que facilita la toma de decisiones informadas y la participación de los miembros.

Nombre de la organización: [Organización]
Fecha de la reunión anual: [Fecha]
Hora de la reunión: [Hora de inicio] - [Hora de finalización]
Ubicación: [Enlace de ubicación/videoconferencia]
Reunión convocada por: [Nombre, título]
Tipo de reunión: Anual
Secretaria: [Nombre]
Asistentes: [Lista de miembros presentes]
Ausentes: [Lista de miembros ausentes]

Agenda de la reunión:

1. Llamar para hacer un pedido
   • Hora solicitada para hacer el pedido: [Hora]
   • Presidenta: [Nombre]
2. Aprobación de las actas de la reunión anual anterior
   • Acción tomada: [Aprobación/enmiendas]
3. Resumen del año
   • Presentado por: [Nombre]
   • Aspectos destacados: [Logros, hitos y desafíos clave]
4. Informe financiero
   • Presentado por: [Nombre del tesorero]
   • Resumen: [Rendimiento financiero, revisión y aprobación del presupuesto]
5. Elección de miembros y funcionarios de la junta (Si es aplicable)
   • Nominaciones: [Lista de nominaciones]
   • Proceso electoral: [Breve descripción]
   • Resultados: [Personas elegidas]
6. Plan estratégico para el próximo año
   • Presentado por: [Nombre]
   • Objetivos clave: [Objetivos y estrategias futuras]
7. Debate abierto
   • Temas discutidos: [Resumen de los debates]
8. Agradecimientos
   • Por: [Nombre]
   • Notas: [Reconocimiento de contribuciones, hitos]
9. Aplazamiento
   • Tiempo aplazado: [Hora]

Próxima reunión anual:

Fecha programada: [Fecha]
Hora: [Hora]
Ubicación: [Por decidir/Enlace]

Prueba nuestra plantilla integrada para reuniones de la AGM.

Plantilla para actas de reuniones con clientes

Esta plantilla mantiene una relación transparente y productiva con sus clientes, garantizando que todas las partes estén alineadas con los objetivos, el progreso y los próximos pasos del proyecto.

Título de la reunión: [Nombre del proyecto/reunión]
Fecha: [Fecha]
Hora: [Hora de inicio] - [Hora de finalización]
Ubicación: [Enlace de ubicación/videoconferencia]
Nombre del cliente: [Nombre del cliente]
Representante (s) de la empresa: [Nombre (s)]
Asistentes: [Lista de todos los participantes]
Ausentes: [Lista de ausentes]

Objetivos de la reunión:

• Objetivo 1: [Descripción]
• Objetivo 2: [Descripción]

Discusiones:

1. Actualización del estado del proyecto
   • Descripción general: [Breve resumen del estado actual del proyecto]
   • Comentarios de los clientes: [Comentarios y sugerencias del cliente]
2. Desafíos y soluciones
   • Asunto: [Descripción del problema]
   • Solución propuesta: [Solución discutida y cualquier comentario del cliente]
3. Nuevos requisitos
   • Requisito: [Descripción del nuevo requisito]
   • Análisis de impacto: [Discusión sobre el impacto en el alcance, el cronograma y el presupuesto del proyecto]
4. Próximos pasos
   • Elemento de acción: [Tarea] - [Asignada a] - [Fecha límite]

Decisiones clave:

• Decisión 1: [Decisión tomada, incluidos los acuerdos con los clientes]
• Decisión 2: [Decisión tomada, incluidos los acuerdos con los clientes]

Elementos de acción:

• [Elemento de acción 1]: [Tarea] - [Persona responsable] - [Fecha límite]
• [Tema de acción 2]: [Tarea] - [Persona responsable] - [Fecha límite]

Notas adicionales:

• [Cualquier otra información que valga la pena mencionar, incluidas las inquietudes, elogios o solicitudes del cliente]

Próxima reunión:

Fecha programada: [Fecha]
Hora: [Hora]
Ubicación: [Ubicación/enlace]
Orden del día: [Orden del día preliminar de la próxima reunión]

Prueba nuestra plantilla integrada para reuniones con clientes.

Plantilla para actas de reuniones financieras

Esta plantilla alinea las metas financieras con las estrategias organizacionales, garantizando que los recursos financieros se administren y utilicen de manera efectiva.

Título de la reunión: [Tema de la reunión]
Fecha: [Fecha]
Hora: [Hora de inicio] - [Hora de finalización]
Ubicación: [Enlace de ubicación/videoconferencia]
Reunión convocada por: [Nombre]
Asistentes: [Lista de participantes]
Ausentes: [Lista de ausentes]

Objetivos de la reunión:

• Objetivo 1: [Descripción]
• Objetivo 2: [Descripción]

Temas del orden del día:

1. Revisión del desempeño financiero
   • Presentado por: [Nombre del presentador]
   • Resumen: [Descripción general del desempeño financiero actual en comparación con el presupuesto, incluidas las principales diferencias]
2. Discusión sobre el presupuesto
   • Tema: [Categoría o partida presupuestaria específica]
   • Discusión: [Resumen de la discusión, incluidas las inquietudes, las oportunidades de ahorrar, etc.]
3. Estrategia financiera
   • Tema de estrategia: [Descripción de la discusión sobre la estrategia]
   • Decisiones tomadas: [Resumen de las decisiones estratégicas y sus implicaciones financieras]
4. Obligaciones financieras futuras
   • Descripción general: [El nombre del presentador proporciona un resumen de los próximos compromisos financieros y su impacto en el flujo de caja]
5. Elementos de acción
   • [Elemento de acción 1]: [Tarea] - [Asignada a] - [Fecha límite]
   • [Tema de acción 2]: [Tarea] - [Asignada a] - [Fecha límite]

Decisiones clave:

• Decisión 1: [Decisión tomada con respecto a las estrategias financieras, las asignaciones presupuestarias, etc.]
• Decisión 2: [Decisión tomada con respecto a las estrategias financieras, las asignaciones presupuestarias, etc.]

Notas adicionales:

• [Cualquier otra información importante que se comparta durante la reunión, como previsiones financieras, oportunidades de inversión o estrategias de gestión de riesgos]

Próxima reunión:

Fecha programada: [Fecha]
Hora: [Hora]
Ubicación: [Ubicación/enlace]
Agenda preliminar: [Temas a tratar]

Prueba nuestra plantilla integrada para reuniones financieras.

Actas de reuniones automatizadas: Noota

¿Cansado de tomar minutos manualmente? Noota ayuda a los gerentes y equipos a optimizar sus procesos de reuniones, garantizando que no se pierda ningún detalle, sin importar el tipo de reunión.

Así es como Noota te beneficia específicamente:

• Grabación y transcripción automatizadas: Olvídate de tomar notas frenéticamente. Noota graba y transcribe tus conversaciones en tiempo real, garantizando que cada palabra se capture con precisión.
• Minutos personalizables: Noota entiende que una talla única no sirve para todos. Personalice su plantilla de actas de reuniones para que se adapte a su tipo de reunión, ya sea para la actualización de un proyecto o para una revisión financiera.
• Compartir sin esfuerzo: Con Noota, distribuir las actas de las reuniones a tu equipo está a solo un clic de distancia. Asegúrese de que todos estén en sintonía, ya sea que hayan asistido a la reunión o no.

¿Quieres decir adiós a los días de notas de reunión poco claras e incompletas? Prueba Noota gratis y garantiza que cada decisión y cada elemento de acción esté documentado en sus reuniones.