¿Alguna vez salió de una reunión de la junta preguntándose si había capturado todos los detalles cruciales?

Las actas de las reuniones de la junta son la piedra angular de la buena gobernanza. Proporcionan una descripción transparente de lo que ocurrió, lo cual es esencial tanto para las organizaciones con fines de lucro como sin fines de lucro.

En este artículo, descubrirás cómo mantener plantillas precisas para las reuniones de la junta directiva y conocerás las plantillas listas para usar.

¿Por qué guardar las actas de cada reunión de la junta?

Mantener las actas de cada reunión de la junta es crucial. Estas son las razones por las que deberías crear una para cada conversación ejecutiva:

Protección legal

Las actas de las reuniones de la junta sirven como registros oficiales de sus reuniones. Documentan las decisiones y acciones tomadas, que pueden ser críticas si surgen problemas legales. Los organismos reguladores como el IRS y los tribunales consideran estas actas como documentos legales.

Si una acción no se graba en minutos, es como si nunca hubiera ocurrido. Esto puede proteger a su organización durante las auditorías o las disputas legales.

Garantizar la responsabilidad

Los minutos ayudan a que tu equipo rinda cuentas. Describen claramente quién asistió a la reunión, qué se discutió y qué decisiones se tomaron. Al documentar esta información, te aseguras de que cada miembro conozca sus responsabilidades y tareas.

Esta claridad ayuda a rastrear el progreso y garantiza el seguimiento de las decisiones y los elementos de acción.

Estructura de suministro

Las actas proporcionan estructura a sus reuniones y acciones de seguimiento. Ayudan a aclarar cómo y por qué se tomaron las decisiones, y ofrecen una descripción detallada de los procedimientos de la reunión. Esto es particularmente útil para los miembros del equipo que no pudieron asistir.

Pueden revisar las actas para mantenerse informados sobre las discusiones y las decisiones, asegurándose de que todos estén informados.

Registro histórico

Las actas actúan como un registro histórico para su organización. Con el tiempo, crean un archivo detallado de las acciones y decisiones de la junta.

Esto tiene un valor incalculable para los nuevos miembros de la junta directiva, los auditores y las partes interesadas que necesitan entender el contexto de las decisiones pasadas. También ayuda en la planificación estratégica al proporcionar información sobre las acciones anteriores y sus resultados.

Qué incluir en las actas de las reuniones de la junta

Para garantizar que las actas de las reuniones de la junta directiva sean lo suficientemente completas y útiles, debes incluir varios elementos clave:

• Fecha, hora y lugar: Empieza con lo básico. Registre la fecha, la hora y el lugar de la reunión. Esta información es crucial para la referencia y el cumplimiento legal. Ayuda a rastrear la secuencia de las reuniones y es necesaria si surge algún problema legal o de cumplimiento.
• Asistencia: Haga una lista de todos los asistentes, incluidos los miembros de la junta, los ejecutivos y cualquier invitado o participante sin derecho a voto. Anota quién está presente, quién está ausente y si alguien asiste de forma remota. Esto garantiza la transparencia y la rendición de cuentas, al mostrar quién participó en el proceso de toma de decisiones.
• Aprobación de actas anteriores : Incluya una sección en la que se revisen y aprueben las actas de la reunión anterior. Este es un procedimiento estándar para confirmar que las actas de la última reunión fueron precisas y que la junta las aceptó.
• Temas y discusiones del orden del día: Resuma los puntos de la agenda discutidos durante la reunión. Para cada tema, proporcione un resumen de la discusión, las decisiones tomadas y las mociones propuestas. Esta sección debe captar la esencia de las discusiones sin registrar todos los detalles. Céntrese en los resultados y los puntos clave planteados.
• Mociones y resultados de votaciones: Documente todas las mociones presentadas durante la reunión. Incluya quién presentó la moción, quién la apoyó y el resultado de la votación. No necesitas registrar cómo votó cada persona, a menos que sea un requisito legal. En su lugar, anota el número total de votos a favor, en contra y cualquier abstención.
• Elementos de acción: Enumere todos los puntos de acción resultantes de la reunión. Especifique quién es el responsable de cada tarea y el plazo previsto para su finalización. Esta sección es crucial para garantizar el seguimiento y la rendición de cuentas. Ayuda a rastrear el progreso de las decisiones tomadas durante la reunión.
• Informes y presentaciones: Resuma todos los informes o presentaciones realizados durante la reunión. Anota los puntos clave y cualquier decisión o acción que se derive de ellos. Evite incluir transcripciones detalladas de estas presentaciones; en su lugar, proporcione un resumen conciso e indique dónde se puede acceder a los informes completos si es necesario.
• Aplazamiento: Concluya con la hora en que se suspendió la reunión. Esto marca el final oficial de la reunión y proporciona un registro claro de su duración.

Plantillas para reuniones de junta

A continuación se muestran ejemplos de plantillas para organizaciones con y sin fines de lucro. Cada plantilla te ayuda a capturar todos los detalles necesarios y a mantener un registro claro de tus reuniones.

También puedes usar nuestra plantilla integrada para actas de reuniones de la junta directiva de Noota.

Plantilla para actas de reuniones de la junta de ganancias

1. Llamar para hacer un pedido

• Fecha:
• Hora:
• Ubicación:
• Convocado por:
• Tenga en cuenta la presencia de quórum.

2. Asistencia

• Lista de asistentes (nombres y funciones):
• Lista de ausentes (nombres y funciones):
• Ten en cuenta si alguien participa de forma remota.

3. Aprobación de las actas anteriores

• Moción para aprobar las actas de reuniones anteriores.
• Secundado por:
• Resultado de la votación (A favor, en contra, abstención):

4. Informes

• Resumen del informe del CEO:
• Resumen del informe financiero del CFO:
• Resumen de los informes de otros comités:

5. Viejos negocios

• Puntos de discusión:
• Decisiones tomadas:
• Medidas de seguimiento necesarias:
• Personas responsables y plazos:

6. Nuevos negocios

• Temas del orden del día:
• Puntos clave del debate:
• Mociones presentadas y resultados:
• Tareas y responsabilidades:

7. Elementos de acción

• Descripción de las tareas:
• Asignado a:
• Fecha límite de finalización:

8. Aplazamiento

• Hora de suspensión:
• Fecha y hora de la próxima reunión:
• Firma de la persona que toma las actas:
• Firma del presidente:

Plantilla para actas de reuniones de juntas sin fines de lucro

1. Llamar para hacer un pedido

• Fecha:
• Hora:
• Ubicación:
• Convocado por:
• Confirmación del quórum.

2. Asistencia

• Lista de miembros de la junta presentes:
• Lista de miembros de la junta ausentes:
• Ten en cuenta si algún miembro participa de forma remota.

3. Aprobación de las actas anteriores

• Revisión y aprobación de las actas de la última reunión.
• Moción de aprobación:
• Secundado por:
• Resultado de la votación (A favor, en contra, abstención):

4. Informes

• Resumen del informe del Director Ejecutivo:
• Resumen del informe financiero:
• Informes del comité:

5. Viejos negocios

• Revisión de los problemas no resueltos:
• Puntos de discusión y decisiones:
• Acciones de seguimiento:
• Personas responsables y plazos:

6. Nuevos negocios

• Introducción de nuevos temas del orden del día:
• Resúmenes de los debates:
• Mociones y resultados de las votaciones:
• Tareas y fechas límite asignadas:

7. Actualizaciones del programa

• Resumen de las actividades del programa:
• Informes sobre el progreso del proyecto:
• Decisiones tomadas y acciones a tomar:

8. Elementos de acción

• Lista detallada de tareas:
• Asignado a:
• Plazos de finalización:

9. Comentarios públicos

• Resumen de cualquier comentario o pregunta del público (si corresponde).

10. Aplazamiento

• Hora de suspensión:
• Fecha y hora de la próxima reunión:
• Firma de la persona que toma las actas:
• Firma del presidente:

¿Cuáles son las precauciones que se deben tomar con las actas de las reuniones de la junta?

Las actas de las reuniones de la junta no deben tomarse a la ligera. Su precisión, cumplimiento legal y confidencialidad son cruciales:

Mantener la objetividad

Sus actas deben ser objetivas e imparciales. Evite registrar opiniones personales o comentarios subjetivos. Concéntrese en las decisiones tomadas y las acciones acordadas, no en los puntos de vista individuales. Esto ayuda a prevenir posibles disputas y mantiene un registro profesional.

Sea preciso y coherente

Asegúrese de que toda la información grabada sea precisa y coherente. Verifique la ortografía de los nombres y títulos, y verifique las cifras y fechas. La coherencia en la terminología y el formato de todas las actas de las reuniones ayuda a mantener un registro claro y profesional.

Proteja la información confidencial

La información confidencial discutida en las reuniones de la junta directiva debe manejarse con cuidado. Si la reunión incluye temas confidenciales, como cuestiones legales o de personal, ten cuidado con la forma en que se graban. Podría ser apropiado tener en cuenta que se llevó a cabo una conversación confidencial sin detallar los detalles. Esto ayuda a proteger la privacidad y la seguridad de la información.

Siga los requisitos legales

Asegúrese de que sus actas cumplan con los requisitos legales. Los diferentes estados y países tienen diversas regulaciones que rigen lo que debe incluirse en las actas de las reuniones de la junta directiva. Familiarízate con estas normas para asegurarte de que tus actas cumplan con los estándares legales necesarios. El incumplimiento puede ocasionar complicaciones legales para su organización.

Revisión y aprobación oportunas

Las actas deben revisarse y aprobarse con prontitud, generalmente en la próxima reunión de la junta. Esta práctica ayuda a detectar cualquier error u omisión a tiempo y garantiza que el registro sea preciso. La pronta aprobación también refuerza la credibilidad y fiabilidad de las actas como documento oficial.

Plantillas automatizadas de actas de reuniones de la junta: Noota

¿Cansado de tomar minutos manualmente? El asistente de reuniones con tecnología de inteligencia artificial de Noota automatiza la documentación de las reuniones:

• Grabación y transcripción automatizadas: Con Noota, puedes olvidarte de la frenética toma de notas durante las reuniones de la junta. Noota graba y transcribe automáticamente tus debates en tiempo real. Esto garantiza que cada palabra se capture con precisión, sin dejar lugar a detalles omitidos o errores.
• Minutos personalizables: cuando se trata de las actas de las reuniones de la junta directiva, no hay una solución única. Noota te permite personalizar tu plantilla de actas para que coincida con el formato y la agenda de tu reunión.
• Compartir sin esfuerzo: distribuir las actas de las reuniones a su equipo nunca ha sido tan fácil. Con Noota, puedes compartir las actas con solo un clic. Esto garantiza que todos los miembros del equipo, hayan asistido a la reunión o no, estén en sintonía.
• Cumplimiento mejorado: el uso de un sistema automatizado como Noota ayuda a garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y organizativos. Las plantillas se pueden personalizar para incluir todos los elementos legales necesarios, lo que le ayuda a evitar problemas de incumplimiento. Las plantillas, que se actualizan periódicamente, garantizan que sus actas cumplan con las normas y reglamentos más recientes.

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