Déjà quitté une réunion de CODIR en vous demandant si vous avez noté tous les détails des décisions prises ?

Les procès-verbaux des réunions de direction sont une pierre angulaire d'une bonne gouvernance. Ils fournissent un compte rendu transparent de ce qui s'est passé.

Dans cet article, vous découvrirez comment rédiger des modèles de réunions de codir précis et des modèles prêts à l'emploi.

Pourquoi est-il essentiel de tenir un procès-verbal de réunion de codir ?

Tenir un procès-verbal (PV) de réunion de comité de direction (codir) est essentiel pour plusieurs raisons. En France, ce document officiel est non seulement une exigence légale dans de nombreux cas, mais il constitue également un outil de gestion crucial pour la transparence et l'efficacité des réunions.

Protection légale

Le PV de réunion sert de preuve matérielle des décisions prises et des discussions tenues. Il est souvent requis par les tribunaux et les auditeurs en cas de litiges ou de vérifications. Si une décision n'est pas consignée dans le PV, elle peut être considérée comme n'ayant jamais été prise.

Ainsi, le PV protège votre organisation en fournissant une trace officielle des actions décidées​​.

Responsabilité et transparence

Le PV améliore la responsabilité en précisant les décisions prises, les tâches assignées, et les délais fixés. Cela aide à garantir que chacun est conscient de ses responsabilités et que les actions sont suivies correctement.

En documentant précisément qui a participé et ce qui a été décidé, le PV assure une transparence totale au sein de l'organisation​.

Structuration des réunions

En fournissant un cadre structuré pour les réunions, le PV aide à maintenir l'ordre du jour et à suivre les points abordés. Il permet de clarifier les discussions et de noter les décisions importantes, ce qui est particulièrement utile pour les membres absents.

Ceux-ci peuvent ainsi se tenir informés et rattraper les discussions et décisions prises en leur absence​.

Archive historique

Le PV constitue une archive historique précieuse des activités de l'organisation. Ces documents peuvent être utilisés pour comprendre l'évolution des décisions et des stratégies au fil du temps.

Ils sont essentiels pour la continuité administrative, permettant aux nouveaux membres de se familiariser avec les antécédents et les précédents décisions​​.

Ce qu'il faut inclure dans les procès-verbaux des codir

Pour vous assurer que les procès-verbaux de vos réunions du conseil d'administration sont suffisamment complets et utiles, vous devez inclure plusieurs éléments clés :

• Date, heure et lieu : Commencez par les bases. Enregistrez la date, l'heure et le lieu de la réunion. Ces informations sont cruciales à des fins de référence et de conformité légale. Il permet de suivre la séquence des réunions et est nécessaire en cas de problème juridique ou de conformité.
• Présence : Dressez la liste de tous les participants, y compris les membres du conseil d'administration, les dirigeants et les invités ou participants sans droit de vote. Notez qui est présent, qui est absent et si quelqu'un assiste à distance. Cela garantit la transparence et la responsabilité, en indiquant qui a participé au processus de prise de décision.
• Approbation du procès-verbal précédent : Incluez une section où les procès-verbaux de la réunion précédente sont revus et approuvés. Il s'agit d'une procédure standard visant à confirmer que les comptes rendus de la dernière réunion étaient exacts et acceptés par le conseil d'administration.
• Points à l'ordre du jour et discussions : Décrivez les points de l'ordre du jour discutés au cours de la réunion. Pour chaque point, présentez un résumé de la discussion, des décisions prises et de toute motion proposée. Cette section devrait saisir l'essence des discussions sans consigner tous les détails. Concentrez-vous sur les résultats et les principaux points soulevés.
• Motions et résultats des votes : Documentez toutes les motions présentées au cours de la réunion. Indiquez qui a présenté la motion, qui l'a appuyée et le résultat du vote. Vous n'avez pas besoin d'enregistrer la façon dont chaque personne a voté, sauf si c'est une obligation légale. Notez plutôt le nombre total de votes pour, contre et d'éventuelles abstentions.
• Mesures à prendre : Dressez la liste de toutes les mesures à prendre à la suite de la réunion. Précisez qui est responsable de chaque tâche et le calendrier d'exécution prévu. Cette section est essentielle pour garantir le suivi et la responsabilisation. Il permet de suivre l'avancement des décisions prises au cours de la réunion.
• Rapports et présentations : Résumez tous les rapports ou présentations présentés au cours de la réunion. Notez les points clés et toutes les décisions ou actions qui en découlent. Évitez d'inclure des transcriptions détaillées de ces présentations ; fournissez plutôt un résumé concis et indiquez où les rapports complets peuvent être consultés si nécessaire.
• Ajournement : Terminez par l'heure à laquelle la réunion a été ajournée. Cela marque la fin officielle de la réunion et fournit un compte rendu clair de sa durée.

Modèles de PV de réunions de codir

Vous trouverez ci-dessous des exemples de modèles pour les organisations à but lucratif et à but non lucratif. Chaque modèle vous permet de saisir tous les détails nécessaires et de conserver un historique clair de vos réunions.

Vous pouvez également utiliser notre modèle de procès-verbal de réunion du conseil d'administration de Noota intégré.

Modèle de procès-verbal pour entreprises

1. Ouverture de la réunion

• Date :
• Heure :
• Lieu :
• Ouverture par :
• Notez la présence du quorum.

2. Présence

• Liste des participants (noms et rôles) :
• Liste des absents (noms et rôles) :
• Notez si quelqu'un participe à distance.

3. Approbation des PV précédents

• Motion pour approuver les PV précédents.
• Appuyée par :
• Résultats du vote (Pour, Contre, Abstention) :

4. Rapports

• Résumé du rapport du PDG :
• Résumé du rapport financier du CFO :
• Résumé des rapports des autres comités :

5. Affaires en cours

• Points de discussion :
• Décisions prises :
• Actions de suivi nécessaires :
• Personnes responsables et délais :

6. Nouveaux points

• Points à l'ordre du jour :
• Points clés de discussion :
• Motions et résultats :
• Tâches assignées et responsabilités :

7. Actions à mener

• Description des tâches :
• Assignées à :
• Délais de réalisation :

8. Clôture de la réunion

• Heure de clôture :
• Date et heure de la prochaine réunion :
• Signature du rédacteur :
• Signature du président :

Modèle de procès-verbal pour associations

1. Ouverture de la réunion

• Date :
• Heure :
• Lieu :
• Ouverture par :
• Confirmation du quorum.

2. Présence

• Liste des membres présents :
• Liste des membres absents :
• Notez si des membres participent à distance.

3. Approbation des PV précédents

• Revue et approbation des PV de la dernière réunion.
• Motion pour approuver :
• Appuyée par :
• Résultats du vote (Pour, Contre, Abstention) :

4. Rapports

• Résumé du rapport du directeur exécutif :
• Résumé du rapport financier :
• Rapports des comités :

5. Affaires en cours

• Revue des points non résolus :
• Points de discussion et décisions :
• Actions de suivi :
• Personnes responsables et délais :

6. Nouveaux points

• Introduction des nouveaux points à l'ordre du jour :
• Résumés des discussions :
• Motions et résultats des votes :
• Tâches assignées et délais :

7. Mises à jour des programmes

• Résumé des activités des programmes :
• Rapports sur l'avancement des projets :
• Décisions prises et actions à entreprendre :

8. Actions à mener

• Liste détaillée des tâches :
• Assignées à :
• Échéances :

9. Commentaires du public

• Résumé des commentaires ou questions du public (si applicable).

10. Clôture de la réunion

• Heure de clôture :
• Date et heure de la prochaine réunion :
• Signature du rédacteur :
• Signature du président :

Quelles sont les précautions à prendre avec les procès-verbaux des codir ?

Les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration ne sont pas à prendre à la légère. Leur précision, leur conformité légale et leur confidentialité sont cruciales :

Maintenir l'objectivité

Vos comptes rendus doivent être objectifs et impartiaux. Évitez de consigner des opinions personnelles ou des commentaires subjectifs. Concentrez-vous sur les décisions prises et les actions convenues, et non sur les points de vue individuels. Cela permet de prévenir d'éventuels litiges et de conserver un dossier professionnel.

Soyez précis et cohérent

Assurez-vous que toutes les informations enregistrées sont exactes et cohérentes. Vérifiez l'orthographe des noms et des titres, ainsi que les chiffres et les dates. L'uniformité de la terminologie et du format de tous les procès-verbaux de réunion permet de conserver un dossier clair et professionnel.

Protégez les informations confidentielles

Les informations sensibles discutées lors des réunions du conseil d'administration doivent être traitées avec soin. Si la réunion inclut des sujets confidentiels, tels que des questions juridiques ou des questions relatives au personnel, soyez prudent quant à la manière dont ils sont enregistrés.

Il serait peut-être approprié de noter qu'une discussion confidentielle a eu lieu sans donner de détails. Cela permet de protéger la confidentialité et la sécurité des informations.

Respectez les exigences légales

Assurez-vous que vos procès-verbaux sont conformes aux exigences légales. Différents États et pays ont différentes réglementations régissant ce qui doit être inclus dans les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration.

Familiarisez-vous avec ces réglementations pour vous assurer que vos procès-verbaux répondent aux normes légales en vigueur. Le non-respect de cette réglementation peut entraîner des complications juridiques pour votre organisation.

Révision et approbation en temps opportun

Les procès-verbaux doivent être examinés et approuvés rapidement, généralement lors de la prochaine réunion du conseil d'administration. Cette pratique permet de détecter rapidement toute erreur ou omission et garantit l'exactitude de l'enregistrement.

Une approbation rapide renforce également la crédibilité et la fiabilité du procès-verbal en tant que document officiel.

Toutes ces précautions peuvent aussi être prises en compte par une sécretaire de direction à votre service. Plateya par exemple est une plateforme qui propose un sourcing des meilleurs assistants freelance de France, offrant une expertise poussée à la carte et des connaissances sectorielles adaptées à vos besoins. Leurs assistants de direction freelance vous permettent de gagner jusqu'à 3 heures par jour, vous offrant une relation simple, privilégiée et fiable avec votre assistant dédié.

Modèles de procès-verbaux de réunions du conseil d'administration automatisés : Noota

Vous en avez assez de prendre des PV manuellement ? L'assistant de réunion basé sur l'IA de Noota automatise la documentation des réunions :

• Enregistrement et transcription automatisés : Avec Noota, vous pouvez oublier la prise de notes effrénée lors des réunions du conseil d'administration. Noota enregistre et transcrit automatiquement vos discussions en temps réel. Cela garantit que chaque mot est saisi avec précision, ne laissant aucune place aux détails manqués ou aux erreurs.
• Procès-verbaux personnalisables : il n'y a pas de solution unique en matière de procès-verbaux des réunions du conseil d'administration. Noota vous permet de personnaliser votre modèle de procès-verbal en fonction du format et de l'ordre du jour de votre réunion.
• Partage facile : distribuer les PV à votre équipe n'a jamais été aussi simple. Avec Noota, vous pouvez partager les notes en un clic. Cela garantit que tous les membres de l'équipe, qu'ils aient assisté à la réunion ou non, sont sur la même longueur d'onde.
• Conformité améliorée : l'utilisation d'un système automatisé tel que Noota permet de garantir la conformité aux exigences légales et organisationnelles. Les modèles peuvent être personnalisés pour inclure tous les éléments juridiques nécessaires, ce qui vous permet d'éviter les problèmes de non-conformité. Des modèles régulièrement mis à jour garantissent que vos procès-verbaux répondent aux normes et réglementations les plus récentes.

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