Suivis de réunion : comment les mettre en place

Avez-vous déjà quitté une réunion en vous demandant ce qui devait être fait exactement et qui était censé le faire ?

En l'absence de suivis efficaces, même les réunions les plus productives peuvent perdre leur impact.

Dans cet article, nous allons vous montrer à quoi ressemblent des suivis efficaces, qui transformeront vos réunions en un tremplin pour de réels progrès.

Qu'est-ce qu'un suivi de réunion?

Un suivi de réunion est une tâche clairement définie qui vous indique ce qui doit être fait, qui en est responsable et quand elle doit être terminée.

Par rapport aux notes de l'assemblée générale, les suivis de réunion sont axés sur l'action. Les notes de réunion rendent compte de ce qui a été discuté ; les suivis de réunion se concentrent sur ce qui doit se passer ensuite. Ils commencent généralement par un verbe, comme « terminer », « finaliser » ou « mettre à jour », ce qui les rend clairs et exploitables.

Chaque action est attribuée à une personne ou à une équipe, ce qui indique clairement qui est responsable de l'exécution de la tâche.

Les suivis de réunion garantissent que vos réunions aboutissent à des résultats concrets au lieu de se contenter de discussions oubliées une fois que tout le monde quitte la salle. Ils vous aident également à suivre l'avancement des décisions prises lors des réunions.

Les 5 composantes d'un suivi de réunion efficace

Pour que les suivis de réunion soient efficaces, ils doivent inclure 5 éléments clés :

1. Description de la tâche spécifique: L'action doit clairement indiquer ce qui doit être fait. Commencez par un verbe d'action tel que « terminer », « finaliser » ou « envoyer ».
2. Propriétaire assigné: Chaque action doit avoir un propriétaire spécifique qui est responsable de sa réalisation. Sans propriétaire, les tâches peuvent facilement être oubliées ou retardées car personne ne se sent responsable. Attribuez clairement l'action à une personne par son nom.
3. Date limite: Une bonne action est toujours assortie d'une date limite. Spécifiez quand la tâche doit être terminée pour créer une urgence et vous assurer qu'elle ne soit pas retardée indéfiniment.
4. Objectif ou contexte: L'inclusion de l'objectif ou du contexte de l'action aide la personne responsable à comprendre pourquoi elle est importante. Lorsque les gens comprennent comment leurs tâches contribuent à l'ensemble de la situation, ils sont plus motivés à les accomplir.
5. Critères de réussite: définissez à quoi ressemble le succès de l'action. Cela permet au propriétaire de comprendre exactement ce qui est attendu et garantit qu'il n'y a aucune ambiguïté quant à la signification d'une tâche « terminée ».

Exemples de suivis de réunion

Il peut être plus facile de créer des suivis de réunion efficaces si vous utilisez un modèle bien structuré. Vous trouverez ci-dessous un modèle général, suivi d'exemples de suivis de réunion pour différents types de réunions.

Modèle de suivis de réunion générique

1. [Nom de l'élément d'action]: [Brève description de ce qui doit être fait].
   • Propriétaire: [Nom]
   • Date limite: [Date]
   • Finalité: [Pourquoi c'est important]
   • Critères de réussite: [À quoi ressemble l'achèvement]

Exemples de suivis de réunion

Suivis de réunion d'équipe:

• Suivis de réunion d'équipe complet: Chaque membre de l'équipe répondra à l'enquête de feedback afin d'améliorer les processus de notre équipe.
  • Propriétaire: Alex
  • Date limite: Vendredi prochain
  • Finalité: Recueillez des commentaires pour améliorer la collaboration au sein de l'équipe.
  • Critères de réussite: Toutes les enquêtes soumises avec des suggestions exploitables.

Suivis de réunion de gestion de projet:

• Identifier les risques du projet: Dressez une liste des risques potentiels identifiés lors de la réunion et classez-les par catégorie.
  • Propriétaire: Michaël
  • Date limite: jeudi
  • Finalité: Comprenez les risques pour les atténuer efficacement.
  • Critères de réussite: Liste des risques avec des plans d'atténuation documentés.

Suivis de réunion avec les clients:

• Envoyer une proposition mise à jour: envoyez la proposition mise à jour au client, en incorporant les commentaires discutés.
  • Propriétaire: Rachel
  • Date limite: Demain en fin de journée
  • Finalité: Répondre aux besoins des clients et faire avancer le projet.
  • Critères de réussite: Proposition envoyée avec toutes les mises à jour demandées.

Suivis de réunion marketing:

• Campagne de lancement: Finalisez tous les actifs et lancez la nouvelle campagne publicitaire.
  • Propriétaire: Clara
  • Date limite: Mercredi prochain
  • Finalité: Augmentez la visibilité des produits.
  • Critères de réussite: Campagne lancée avec tous les actifs publiés à temps.

Suivis de réunion de vente:

• Contacter des prospects potentiels: Effectuez un suivi auprès des pistes discutées lors de la réunion et documentez leurs réponses.
  • Propriétaire: Marque
  • Date limite: D'ici la fin de la semaine
  • Finalité: déplacez les prospects dans l'entonnoir de vente.
  • Critères de réussite: tous les prospects contactés et les réponses documentées dans le CRM.

Suivis de réunion automatisés : Noota

L'automatisation des suivis de réunion peut considérablement rationaliser vos processus de réunion et rendre votre équipe plus productive. Avec Noota :

• ‍Générez des suivis en fonction de la transcription de votre réunion. Cela vous permet de gagner du temps et de réduire les risques d'erreur humaine lors de la documentation des tâches. ‍
• Partagez vos actions avec votre équipe, en veillant à ce que chacun sache ce qui doit être fait sans avoir à passer plus de temps à créer et à distribuer manuellement des points d'action.‍
• Personnalisez les suivis d'actions pour répondre aux besoins spécifiques de votre projet ou de votre client. Qu'il s'agisse d'ajouter plus de contexte, de modifier les délais ou d'affecter différents responsables, Noota offre de la flexibilité tout en garantissant que tous les éléments essentiels d'une action efficace sont couverts.

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