Vous avez du mal à tenir votre équipe informée et suivre les décisions après une réunion ?

Les rapports de réunion sont la solution dont vous avez besoin.

Dans cet article, on vous dit comment créer facilement ces rapports et on vous donne des templates prêts à l'emploi.

Pourquoi créer un rapport pour chacune de vos réunions ?

Il est facile d'oublier tout ce qui a été discuté et décidé lors d'une réunion.

Un rapport sur toutes les discussions et décisions prises garantit que tout le monde est informé, même ceux qui n'ont pas pu assister à la réunion. Avec des rapports clairs, tout le monde sait ce qui a été discuté et convenu, ce qui permet d'éviter les malentendus.

Les rapports de réunion améliorent également la responsabilisation. Lorsque vous documentez qui a participé et ce qui a été décidé, vous créez un enregistrement officiel qui tient chacun responsable de ses tâches. Cela est particulièrement utile pour suivre les progrès et assurer le suivi des mesures à prendre.

Les rapports de réunion comme référence pour les réunions futures constituent un autre avantage. Ils vous permettent de passer en revue les discussions et les décisions passées, ce qui vous permet d'éviter les conversations répétitives et de vous assurer que vos décisions soient bien informées.

Dans de nombreux secteurs, vous devez également tenir des registres détaillés des réunions pour répondre aux exigences réglementaires. Ces rapports constituent des documents officiels qui prouvent le respect des normes légales par votre organisation. Ils sont également essentiels en cas de litiges juridiques, car ils fournissent un compte rendu clair des discussions et des décisions.

Comment structurer votre rapport de réunion

Les avantages que votre équipe tirera de vos rapports dépendent de la manière dont vous les structurez. Voici les éléments que vous devez ajouter :

• ‍Participants: Commencez par répertorier tous les participants. Incluez leurs noms complets, leurs postes et leurs rôles lors de la réunion. Cette section fournit un enregistrement clair des personnes présentes et permet de suivre les contributions et les responsabilités. Assurez-vous également de noter les absents et leurs raisons, si elles sont connues.‍
• Lieu et heure: documentez le lieu de la réunion et les heures exactes de début et de fin. Ces informations sont cruciales pour conserver un historique précis. Il facilite également la planification future en fournissant des informations sur la durée que peuvent prendre des réunions similaires.‍
• Ordre du jour: Incluez l'ordre du jour de la réunion dans votre rapport. L'ordre du jour devrait décrire tous les sujets qui devaient être discutés. Notez tout écart par rapport à l'ordre du jour au fur et à mesure qu'il se produit. Cela permet de maintenir la structure du rapport et de garantir que tous les sujets prévus sont couverts tout en documentant les discussions supplémentaires qui étaient nécessaires.‍
• Résumé de la discussion: Résumez les principaux points de discussion pour chaque point de l'ordre du jour. Veillez à ce que cette section soit concise et précise. Concentrez-vous sur les principales idées, les décisions prises et tous les points importants soulevés au cours de la discussion. Évitez d'attribuer des citations directes à des personnes, sauf si cela est absolument nécessaire pour des raisons de clarté. Cela permet de maintenir l'objectif du rapport et de le concentrer sur le contenu plutôt que sur les personnalités.‍
• Décisions et mesures à prendre: Décrivez clairement toutes les décisions prises au cours de la réunion. Pour chaque décision, notez tous les éléments d'action associés, qui en est responsable et leurs dates d'échéance. Cette section est essentielle pour garantir la responsabilisation et le suivi. Précisez ce qui doit être fait et par qui, afin d'éviter toute confusion par la suite.‍
• Prochaine réunion: Planifiez et notez la date et l'heure de la prochaine réunion. Cela contribue à maintenir la dynamique et garantit que les réunions de suivi sont planifiées à l'avance. Le fait de fournir ces informations à la fin du rapport permet à chacun de savoir quand il doit se réunir à nouveau et ce qui est attendu d'ici là.‍

4 modèles de rapports de réunion

Chaque rapport doit être personnalisé en fonction de votre type de réunion. L'utilisation de modèles peut vous faire gagner du temps. Voici quatre modèles prêts à l'emploi que vous pouvez copier/coller :

Modèle de rapport de réunion d'équipe

Rapport de la réunion d'équipe

• Date: [Date]
• Heure: [Heure de début - Heure de fin]
• Lieu: [Lieu]
• Participants:
  • [Nom - Rôle]
  • [Nom - Rôle]

Ordre du jour:

1. [Point 1 de l'ordre du jour]
2. [Point 2 de l'ordre du jour]
3. [Point 3 de l'ordre du jour]

Résumé de la discussion:

• Point 1 de l'ordre du jour:
  • Principaux points discutés
  • Décisions prises
  • Mesures à prendre : [Tâche] - [Personne responsable] - [Date d'échéance]
• Point 2 de l'ordre du jour:
  • Principaux points discutés
  • Décisions prises
  • Mesures à prendre : [Tâche] - [Personne responsable] - [Date d'échéance]
• Point 3 de l'ordre du jour:
  • Principaux points discutés
  • Décisions prises
  • Mesures à prendre : [Tâche] - [Personne responsable] - [Date d'échéance]

Prochaine réunion:

• Date: [Date de la prochaine réunion]
• Heure: [Heure de la prochaine réunion]

Modèle de rapport de réunion de projet

Rapport de réunion de projet

• Date: [Date]
• Heure: [Heure de début - Heure de fin]
• Lieu: [Lieu]
• Participants:
  • [Nom - Rôle]
  • [Nom - Rôle]

Ordre du jour:

1. Mise à jour du statut du projet
2. Principaux enjeux
3. Prochaines étapes

Résumé de la discussion:

• Mise à jour du statut du projet:
  • Progrès réalisés depuis la dernière réunion
  • Principales réalisations
  • Mesures à prendre : [Tâche] - [Personne responsable] - [Date d'échéance]
• Principaux enjeux:
  • Questions abordées
  • Solutions proposées
  • Mesures à prendre : [Tâche] - [Personne responsable] - [Date d'échéance]
• Prochaines étapes:
  • Tâches à venir
  • Responsabilités assignées
  • Mesures à prendre : [Tâche] - [Personne responsable] - [Date d'échéance]

Prochaine réunion:

• Date: [Date de la prochaine réunion]
• Heure: [Heure de la prochaine réunion]

Modèle de rapport de réunion du conseil

Rapport de la réunion du Conseil

• Date: [Date]
• Heure: [Heure de début - Heure de fin]
• Lieu: [Lieu]
• Participants:
  • [Nom - Rôle]
  • [Nom - Rôle]

Ordre du jour:

1. Approbation du procès-verbal précédent
2. Rapport financier
3. Révision du plan stratégique
4. Nouvelle activité

Résumé de la discussion:

• Approbation du procès-verbal précédent:
  • Résumé des procès-verbaux
  • État d'approbation
• Rapport financier:
  • Principales mises à jour financières
  • Décisions prises
  • Mesures à prendre : [Tâche] - [Personne responsable] - [Date d'échéance]
• Révision du plan stratégique:
  • Principaux points abordés
  • Décisions prises
  • Mesures à prendre : [Tâche] - [Personne responsable] - [Date d'échéance]
• Nouvelle activité:
  • Nouveaux sujets introduits
  • Décisions prises
  • Mesures à prendre : [Tâche] - [Personne responsable] - [Date d'échéance]

Prochaine réunion:

• Date: [Date de la prochaine réunion]
• Heure: [Heure de la prochaine réunion]

Modèle de rapport de session de brainstorming

Rapport de la séance de remue-méninges

• Date: [Date]
• Heure: [Heure de début - Heure de fin]
• Lieu: [Lieu]
• Participants:
  • [Nom - Rôle]
  • [Nom - Rôle]

Ordre du jour:

1. Présentation
2. Génération d'idées
3. Évaluation des idées
4. Plan d'action

Résumé de la discussion:

• Présentation:
  • But de la session
  • Vue d'ensemble du processus
• Génération d'idées:
  • Liste de toutes les idées générées
• Évaluation des idées:
  • Critères d'évaluation
  • Idées sélectionnées pour un développement ultérieur
• Plan d'action:
  • Prochaines étapes pour les idées sélectionnées
  • Responsabilités assignées
  • Mesures à prendre : [Tâche] - [Personne responsable] - [Date d'échéance]

Prochaine réunion:

• Date: [Date de la prochaine réunion]
• Heure: [Heure de la prochaine réunion]

Quel outil de rapport de réunion IA utiliser ?

Voici ce qu'il faut rechercher dans un outil de rapport de réunion et certaines options recommandées.

1. Transcription automatique: Les outils dotés de fonctionnalités de transcription automatisées peuvent vous faire gagner beaucoup de temps. Ils enregistrent la réunion et transcrivent l'audio en texte, en veillant à ce qu'aucun détail ne soit oublié. Noota est particulièrement fort dans ce domaine, offrant une transcription précise en temps réel pour capturer chaque mot prononcé lors de vos réunions.
2. Modèles personnalisables: le fait de disposer de modèles personnalisables permet de standardiser vos rapports de réunion pour différents types de réunions. Recherchez des outils proposant différents modèles ou vous permettant de créer les vôtres.
3. Intégration avec d'autres outils: votre outil de rapport de réunion doit s'intégrer parfaitement aux autres outils que vous utilisez, tels que les logiciels de gestion de projet (par exemple, Asana, Trello), les calendriers et les e-mails. Cette intégration garantit que toutes les mesures à prendre et les tâches de suivi sont suivies et gérées efficacement.
4. Facilité de partage: Des capacités de partage efficaces sont cruciales. Vous devriez être en mesure de distribuer les rapports de vos réunions rapidement et facilement à toutes les parties prenantes concernées. Des outils tels que Noota et Google Docs permettent de partager facilement via des liens ou des e-mails directs, garantissant ainsi à chacun de rester informé, qu'il ait participé à la réunion ou non.

Outils recommandés:

• Noota: Cet outil excelle dans l'enregistrement et la transcription automatisés, les minutes personnalisables et le partage facile. Noota vous aide à capturer chaque détail de vos réunions et à diffuser les informations sans effort à votre équipe.
• Parc Lucid: Idéal pour les séances de brainstorming et les réunions collaboratives, Lucidspark associe la collaboration visuelle à la documentation des réunions. Il prend en charge la prise de notes en temps réel et s'intègre aux autres produits Lucid pour une expérience fluide.
• Google Docs: Un outil polyvalent qui prend en charge la collaboration en temps réel, des modèles personnalisables et un partage facile. Google Docs est un choix fiable pour créer et gérer des rapports de réunion, en particulier pour les équipes qui utilisent déjà Google Workspace.

Rapport de réunion personnalisé sur l'IA : Noota

Vous en avez assez de prendre les minutes manuellement ? Noota aide les responsables et les équipes à automatiser leurs process de réunion, en veillant à ce qu'aucun détail ne soit oublié, quel que soit le type de réunion :

• ‍Enregistrement et transcription automatisés: Avec Noota, vous pouvez oublier la prise de notes effrénée. Il enregistre et transcrit vos discussions en temps réel, capturant chaque mot avec précision. ‍
• Minutes personnalisables: Noota vous permet de personnaliser votre modèle de compte rendu de réunion en fonction des besoins spécifiques de votre réunion. Qu'il s'agisse d'une mise à jour du projet, d'un examen financier ou d'une session de brainstorming, vous pouvez personnaliser le modèle pour vous assurer que tous les détails pertinents sont inclus. ‍
• Partage sans effort: Diffuser les comptes rendus des réunions à votre équipe n'a jamais été aussi simple. Avec Noota, vous pouvez partager les rapports des réunions en un seul clic. ‍
• Intégration avec d'autres outils: Noota s'intègre parfaitement aux autres outils que vous utilisez quotidiennement, tels que les logiciels de gestion de projet, les calendriers et les plateformes de messagerie. Cette intégration garantit que toutes les mesures à prendre et les tâches de suivi sont suivies et gérées efficacement.‍
• Sécurité et conformité: Noota garantit que toutes les données de vos réunions sont sécurisées et conformes aux normes du secteur. Cela est particulièrement important pour les réunions qui impliquent des informations sensibles.

Vous voulez générer automatiquemment des rapports de réunion détaillés après chacune de vos réunions ? Essayez Noota gratuitement.