Comment structurer au mieux vos rapports d'appels commerciaux ?

Vous venez de rentrer d'un appel commercial très positif ? Super !

Avant de célébrer, vous pourriez rédiger un compte rendu de la conversation que vous venez d'avoir.

Cela vous permettra de vous rappeler les détails ultérieurement, de réengager votre prospect par e-mail et de partager les informations clés avec votre équipe.

Voici la meilleure façon de rédiger et de structurer votre rapport d'appels de vente, afin de tenir tout le monde au courant !

Les avantages du reporting des appels commerciaux

Les commerciaux ont déjà l'habitude de prendre des notes lors de chacune de leurs réunions avec les clients. Le reporting des ventes consiste à prendre des notes, mais de manière plus organisée et systématique.

Grâce aux rapports de vente, vous pouvez partager les conversations avec les clients de manière présentable et convaincante.

Et cela présente de nombreux avantages :

Pour le client, cela vous aide à :

• Souvenez-vous des points faibles soulevés et de votre proposition de valeur.
• Donnez des arguments à relayer en interne.
• Faites pression pour passer à l'action.

Pour l'équipe

• Mémorisez vos conversations et partagez-les dans votre CRM.
• Faites part de vos performances et de vos activités à votre responsable.
• Faites le suivi des actions auprès des membres de l'équipe concernés.

Il y a donc de bonnes raisons d'intégrer cette pratique à votre routine et à celle de votre équipe commerciale.

Vous pouvez demander à vos collègues de partager leurs rapports d'appels dans le CRM afin que tout le monde soit régulièrement informé. Ainsi, vous vous assurez que les informations circulent vers les bonnes personnes au bon moment !

Exemple de rapport de réunion avec un client

Les meilleurs rapports de réunion vont droit au but. Vos lecteurs doivent connaître en quelques lignes les enjeux et les résultats de votre conversation.

Il en va de même pour un rapport d'appel commercial.

Vous souhaitez présenter les tenants et les aboutissants de la conversation, ainsi que les informations clés qui pourraient contribuer à favoriser la conclusion d'une transaction.

Voici un modèle de rapport d'appel commercial bien structuré, à ajuster selon que vous vous adressez à votre prospect ou à votre équipe :

Brève description de l'entreprise

Quelle est la taille de l'entreprise ? De l'équipe impliquée ?

Quelle est la tendance de croissance de l'entreprise ? La tendance de croissance du marché ?

Quels sont les sujets d'actualité portés par le management ?

Points douloureux

Quels sont les objectifs actuels de votre prospect ? Quels sont les obstacles à la réalisation de ces objectifs ?

Quels sont les outils et les infrastructures qu'ils utilisent déjà ? Et quelles sont leurs limites ?

Quelles sont les émotions de votre prospect à ce sujet ? Frustration, impatience, peur ?

Proposition de valeur

Quelle est la principale valeur que vous mettez en avant ? Gain de temps, performances, sécurité,... ?

Quelles caractéristiques de votre produit/service leur avez-vous décrites ?

Quelles sont les références et les cas clients similaires que vous avez mentionnés ?

Quelle est la fourchette de prix que vous proposez ?

Objections soulevées

Comment vos prospects ont-ils réagi à votre proposition de valeur ?

Ont-ils mentionné des concurrents ? Et si oui, lesquels ? Quelle a été votre réponse ?

Ont-ils fait des commentaires sur votre prix ? Comment l'avez-vous justifié ?

Ont-ils mentionné des problèmes externes ? Manque de temps, de budget ou de compétences ?

Ont-ils posé des questions sur votre entreprise ou votre produit ? Sur quoi se base leur jugement ?

Décisions prises

À la fin de la conversation, quelle est la décision sur laquelle vous vous êtes mis d'accord ?

Avez-vous accepté d'envoyer un devis, d'organiser une démonstration, d'organiser un autre rendez-vous pour discuter de points spécifiques ou de reporter la décision à une date ultérieure ?

Informations supplémentaires pour votre équipe

Qui est le décideur ? L'utilisateur final ? Un supporter potentiel ?

Quels sont les points soulevés, les mots utilisés et les réactions de votre prospect qui vous ont surpris ?

Noota : automatisez vos rapports d'appels commerciaux

Il est parfois difficile de rationaliser le processus de prise de notes dans votre processus de vente. C'est pourquoi Noota a conçu un outil pour automatiser les rapports sur les ventes.

Cela aide vos représentants à :

• Structurez vos réunions à l'aide de directives de questions prédéfinies.
• Transcrivez l'intégralité de votre conversation à l'aide d'un enregistreur de réunion.
• Résumez-le automatiquement par sujet à l'aide de l'IA.

Vous souhaitez intégrer le reporting des appels dans votre processus de vente ? Essayez Noota gratuitement.