On a tous déjà vécu des réunions qui s'éternisent sans aboutir à des décisions concrètes.

Et c'est assez frustrant dans un quotidien déjà surchargé de nombreuses tâches.

Heureusement, un ordre du jour vous permet de structurer vos réunions et d'en tirer toujours des décisions et actions précises à réaliser.

Voici quels éléments clés ajouter dans votre ordre de réunion et des exemples à copier/coller pour tous vos formats de réunion.

Pourquoi faire un ordre du jour pour votre réunion ?

Un ordre du jour sert de feuille de route pour diriger votre réunion, garantir que chaque point important est abordé et que la réunion se déroule efficacement dans un temps imparti.

Maximiser l'efficacité de vos réunions

L'ordre du jour fixe les objectifs clairs de la réunion. C'est une vraie déclaration d'intentions.

En précisant ce que vous souhaitez accomplir, vous assurez que chaque participant arrive préparé et aligné sur les objectifs.

Mieux mobiliser vos participants

L'ordre du jour vous permet de vous assurer que chaque point essentiel reçoit l'attention nécessaire.

Cela aide également à maintenir l'engagement des participants, car ils savent combien de temps ils doivent se concentrer et peuvent se préparer mentalement pour les différents segments de la réunion.

Faciliter la préparation

Quand vos collaborateurs voient les points à discuter à l'avance, ils peuvent préparer leurs interventions, réunir les documents nécessaires et venir avec des idées précises.

Cela enrichit la discussion, permet de dégager plus rapidement des consensus et des solutions, et réduit le temps passé à 'remettre à niveau' les participants moins informés.

Avoir un document de référence

Un autre avantage non négligeable de l'ordre du jour est qu'il devient un document de référence pour le futur.

Vous avez terminé la réunion ? L'ordre du jour, complété par les décisions prises et les actions à suivre, se transforme en compte-rendu pratique. Plus besoin de fouiller dans ses notes pour se rappeler ce qui a été décidé, tout est là, structuré et clair.

Egaliser la participation

Un ordre du jour bien conçu assure une meilleure répartition de la parole.

En identifiant clairement qui doit parler de quoi, vous donnez à chacun la possibilité de s'exprimer. Cela est particulièrement crucial dans des équipes diversifiées où tout le monde ne se sent pas toujours à l'aise de prendre la parole.

Quels sont les éléments à mettre dans un ordre du jour de réunion

Vous préparez un ordre du jour pour votre prochaine réunion ? Voici les éléments essentiels à inclure pour garantir que votre réunion soit à la fois structurée et productive.

1. Objectif de la réunion

Tout commence ici. Quel est le but de cette réunion ? Êtes-vous là pour résoudre un problème, suivre l'avancement d'un projet, ou prendre des décisions stratégiques ?

L'objectif doit être clair et concis. Cela aide tout le monde à comprendre pourquoi cette réunion est importante et ce que vous espérez en retirer.

2. Liste des participants

Indiquez qui doit être présent à la réunion et pourquoi.

Est-ce que chaque participant a un rôle spécifique ? Assurez-vous que les personnes invitées sont celles qui peuvent réellement contribuer ou qui ont besoin d'être informées des discussions.

3. Points à aborder

Ici, détaillez les sujets à couvrir avec une brève description pour chaque point.

Par exemple, si vous discutez du lancement d'un nouveau produit, vous pourriez inclure des sous-points comme les échéances, les ressources nécessaires, et les responsabilités de chaque équipe.

4. Questions stratégiques

Pour chaque point de l'ordre du jour, formulez des questions clés qui guideront la discussion.

Par exemple, "Quels sont les obstacles actuels à la progression du projet X, et comment pouvons-nous les surmonter ?" Ces questions aident à focaliser la discussion sur ce qui est essentiel et encouragent une participation active.

5. Temps alloué

Attribuez un temps spécifique à chaque point de l'ordre du jour.

Cela aide à garder la réunion dans les temps prévus et assure que chaque sujet reçoit l'attention nécessaire. Soyez réaliste dans vos estimations pour éviter de devoir précipiter les discussions importantes.

6. Responsabilités

Précisez qui est responsable de présenter chaque point. Cela pourrait être vous, un membre de votre équipe, ou un expert externe.

S'assurer que chaque point a un 'propriétaire' clarifie les attentes et prépare le terrain pour une réunion efficace.

Exemple et template d'ordre du jour de réunion

Rien de mieux qu'un modèle prêt à l'emploi pour structurer facilement vos réunions.

Vous pouvez télécharger un template générique d'ordre du jour sous format word ici.

Sinon, vous pouvez copier/coller un des templates d'ordre du jour adapté à votre type de réunion ci-dessous:

Template d'Ordre du Jour : Réunion d'Équipe Hebdomadaire

1. Objectif de la Réunion
   [Objectif clair et concis de la réunion]
2. Participants
   [Liste des membres de l'équipe qui doivent être présents]
3. Points à Discuter
   • Point 1 : Mise à jour des projets en cours
     Responsable : [Nom]
     Temps alloué : 10 minutes
   • Point 2 : Retour sur les objectifs de la semaine précédente
     Responsable : [Nom]
     Temps alloué : 15 minutes
   • Point 3 : Planification des tâches pour la semaine à venir
     Responsable : [Nom]
     Temps alloué : 20 minutes
   • Point 4 : Problèmes et obstacles
     Discussion ouverte pour identifier les défis et proposer des solutions
     Responsable : [Nom]
     Temps alloué : 15 minutes
4. Questions Stratégiques
   • Quels sont les principaux obstacles à notre progression actuelle ?
   • Comment pouvons-nous améliorer notre collaboration au sein de l'équipe ?
5. Documents de Support
   • [Liste des rapports, graphiques, ou documents de référence que les participants doivent examiner avant la réunion]
6. Revue des Actions Précédentes
   • [Liste des tâches ou décisions prises lors de la dernière réunion et mise à jour de leur statut]
7. Divers
   • [Espace pour aborder les points non prévus ou les discussions ouvertes]
8. Prochaine Réunion
   • [Date et heure de la prochaine réunion d'équipe]

Template d'Ordre du Jour : Réunion de Lancement de Projet

1. Objectif de la Réunion : Définir les attentes et les objectifs du projet, et assigner les rôles et les responsabilités.
2. Participants : [Liste des parties prenantes du projet, y compris le chef de projet et les chefs d'équipe]
3. Points à Discuter
   • Présentation du Projet
     Présenter les grandes lignes du projet, y compris les objectifs et les livrables principaux.
     Responsable : Chef de projet
     Temps alloué : 20 minutes
   • Calendrier et Jalons
     Discussion sur les échéances principales et l'approbation du calendrier du projet.
     Responsable : Planificateur de projet
     Temps alloué : 15 minutes
   • Ressources et Budget
     Examen des ressources nécessaires et du budget alloué pour le projet.
     Responsable : Responsable financier
     Temps alloué : 15 minutes
   • Risques et Mitigations
     Identification des risques potentiels et planification des stratégies de mitigation.
     Responsable : Gestionnaire de risques
     Temps alloué : 10 minutes
4. Documents de Support
   • Plan de projet
   • Budget détaillé
   • Analyse de risques
5. Divers
   • Questions ouvertes et préoccupations de l'équipe
6. Prochaine Étape
   • Assignation des tâches initiales et planification de la prochaine réunion de suivi.

Template d'Ordre du Jour : Assemblée Générale

1. Objectif de la Réunion : Réviser les performances annuelles de l'entreprise et discuter des stratégies futures.
2. Participants : [Liste des actionnaires, des membres du conseil d'administration et des cadres supérieurs]
3. Points à Discuter
   • Rapport Annuel du Président
     Présentation des réalisations et des défis de l'année écoulée.
     Temps alloué : 30 minutes
   • Examen Financier
     Présentation des états financiers et discussion sur les résultats financiers.
     Responsable : Directeur financier
     Temps alloué : 30 minutes
   • Élections du Conseil
     Élection des nouveaux membres du conseil d'administration ou renouvellement des mandats.
     Temps alloué : 20 minutes
   • Questions des Actionnaires
     Session de questions ouvertes aux actionnaires.
     Temps alloué : 30 minutes
4. Documents de Support
   • Rapport annuel
   • États financiers
5. Divers
   • Annonces importantes

Template d'Ordre du Jour : Comité de Direction

1. Objectif de la Réunion :Évaluer les stratégies actuelles de l'entreprise et prendre des décisions stratégiques.
2. Participants : [Liste des membres du comité de direction et autres cadres invités]
3. Points à Discuter
   • Analyse de Performance
     Évaluation des performances des différentes divisions de l'entreprise.
     Temps alloué : 20 minutes
   • Initiatives Stratégiques
     Discussion et approbation des nouvelles initiatives stratégiques.
     Temps alloué : 30 minutes
   • Gestion des Risques
     Revue des risques majeurs et des plans de mitigation.
     Temps alloué : 10 minutes
   • Innovation et Technologie
     Examen des opportunités d'innovation et d'investissement technologique.
     Temps alloué : 20 minutes
4. Documents de Support
   • Rapports de performance

Template d'Ordre du Jour : All-Hands Meeting

1. Objectif de la RéunionCommuniquer les mises à jour clés de l'entreprise et renforcer l'alignement et l'engagement de tous les employés.
2. ParticipantsTous les employés de l'entreprise
3. Points à Discuter
   • Mot de bienvenue du CEO
     Introduction et vision globale de l'état actuel de l'entreprise.
     Temps alloué : 10 minutes
   • Mises à Jour des Départements
     Présentations courtes par chaque chef de département sur les réussites et les défis.
     Temps alloué : 20 minutes
   • Annonces Importantes
     Lancement de nouveaux produits, changements organisationnels, etc.
     Temps alloué : 15 minutes
   • Reconnaissance des Employés
     Célébration des contributions significatives et des anniversaires de travail.
     Temps alloué : 15 minutes
   • Séance de Questions et Réponses
     Session ouverte où les employés peuvent poser des questions à la direction.
     Temps alloué : 30 minutes
4. Documents de Support
   • Présentations des départements
   • Brochure des annonces importantes
5. Divers
   • Feedback sur l'événement, suggestions pour les prochaines réunions.
6. Clôture
   • Remerciements et rappel des points clés par le CEO.

Template d'Ordre du Jour : Réunion Scrum (Daily Stand-up)

1. Objectif de la Réunion : Synchroniser les activités quotidiennes de l'équipe et identifier les obstacles.
2. Participants :[Liste des membres de l'équipe Agile, y compris le Scrum Master et le Product Owner]
3. Points à Discuter
   • Mises à Jour Individuelles
     Chaque membre répond brièvement aux trois questions scrum : Qu'ai-je accompli hier ? Quels sont mes objectifs pour aujourd'hui ? Quels obstacles rencontrent-je ?
     Temps alloué : 2 minutes par personne
4. Identification des Blocages
   • Discussion rapide sur les solutions potentielles aux problèmes soulevés.
5. Prochaines Étapes
   • Assignation des tâches de résolution des blocages.
6. Divers
   • Brèves annonces ou rappels importants.

Template d'Ordre du Jour : Réunion Ressources Humaines

1. Objectif de la Réunion :Discuter des mises à jour des politiques RH, des recrutements en cours et des questions de développement du personnel.
2. Participants : [Liste des membres de l'équipe RH, plus les invités pertinents, comme les chefs de département]
3. Points à Discuter
   • Mises à Jour des Politiques RH
     Discussion sur les récentes modifications des politiques et comment elles affectent les employés.
     Responsable : Directeur RH
     Temps alloué : 20 minutes
   • Recrutement et Onboarding
     Statut des positions ouvertes et introduction des nouvelles recrues.
     Responsable : Recruteur
     Temps alloué : 15 minutes
   • Développement du Personnel
     Plans pour la formation et le développement des compétences des employés.
     Responsable : Responsable de formation
     Temps alloué : 20 minutes
4. Divers
   • Questions et préoccupations soulevées par les membres de l'équipe.

Template d'Ordre du Jour : Réunion Marketing

1. Objectif de la Réunion : Évaluer les campagnes en cours, planifier les prochaines initiatives marketing et discuter de l'analyse de marché.
2. Participants :[Liste des membres de l'équipe marketing, plus les invités de départements interdépendants comme les ventes]
3. Points à Discuter
   • Bilan des Campagnes Actuelles
     Examen de la performance des campagnes marketing actuelles et ajustements nécessaires.
     Responsable : Chef de projet marketing
     Temps alloué : 20 minutes
   • Nouvelles Initiatives
     Présentation et discussion sur les nouvelles campagnes proposées.
     Responsable : Directeur créatif
     Temps alloué : 20 minutes
   • Analyse de Marché
     Revue des dernières tendances du marché et des opportunités potentielles.
     Responsable : Analyste de marché
     Temps alloué : 15 minutes
4. Documents de Support
   • Rapports de performance des campagnes
   • Études de marché récentes
5. Divers
   • Suggestions et idées nouvelles de l'équipe.

Quelques bonnes pratiques pour maximiser l'impact de vos ordres du jour

Vous voulez que vos réunions soient non seulement efficaces, mais aussi appréciées par tous les participants ?

Voici comment vous pouvez optimiser vos réunions grâce à un ordre du jour bien pensé.

Partagez à l'avance

Premièrement, assurez-vous de partager l'ordre du jour bien avant la réunion. Idéalement, envoyez-le quelques jours à l'avance.

Cela donne à chaque participant le temps de se préparer, de réfléchir aux points à discuter, et éventuellement de vous faire part de leurs suggestions ou modifications.

Soyez précis et concis

Votre ordre du jour doit être clair et direct. Pour chaque point à discuter, indiquez non seulement le sujet mais aussi l'objectif spécifique de cette discussion.

Par exemple, au lieu de simplement noter "Budget Marketing", précisez "Validation du budget marketing pour le troisième trimestre". Cela aide les participants à comprendre exactement ce qui est attendu et comment ils peuvent contribuer efficacement.

Allouez du temps de manière réaliste

Chaque point de l'ordre du jour devrait avoir un temps alloué spécifique. Cela aide à garder la réunion dans les limites du temps disponible et assure que vous couvrez tous les points importants sans précipitation.

Soyez réaliste quant au temps nécessaire pour discuter de chaque sujet, et prévoyez un peu de marge pour les discussions imprévues.

Incluez des points pour des discussions ouvertes

Il est souvent utile d'inclure un point d'ordre du jour pour les discussions libres, où les participants peuvent aborder des sujets non listés ou émergents.

Cela peut être très bénéfique pour découvrir des idées ou des préoccupations inattendues qui pourraient nécessiter une attention supplémentaire.

Utilisez l'ordre du jour comme modèle pour le compte-rendu

Après la réunion, transformez vos notes en un compte-rendu structuré en suivant l'ordre du jour. Ce compte-rendu peut alors être partagé avec tous les participants et avec d'autres parties prenantes pertinentes.

Assurez-vous que le compte-rendu souligne clairement les actions à suivre, les responsabilités attribuées et les délais fixés.

Ordre du jour automatique : Noota

Vos réunions manquent de structure et elles se terminent souvent sans débouchées claires ? Noota vous permet de tirer des actions et décisions concrètes de chacunes de vos discussions.

Voici comment :

• Template d'ordre du jour personnalisable : Noota vous permet de personnaliser votre modèle d'ordre de réunion selon le type de réunion que vous organisez, qu'il s'agisse d'une mise à jour de projet ou d'une réunion stratégique. Ce faisant, chaque réunion est préparée avec une intention claire, et l'ordre du jour est adapté pour répondre spécifiquement aux besoins du moment.
• Enregistrement et transcription automatisés : Finies les notes manuscrites floues ou les enregistrements inaudibles. Noota enregistre vos discussions et les transcrit en temps réel. Cette transcription devient une base de données consultable qui permet de revoir facilement les points clés discutés, garantissant ainsi aucune perte d'information.
• Extraction automatique des actions : Au-delà de la transcription, Noota identifie et extrait les actions discutées pendant la réunion. Chaque tâche est automatiquement notée avec les responsabilités et les échéances associées. Cela assure que les décisions prises lors de la réunion se transforment en actions concrètes.
• Partage facile : Une fois la réunion terminée, partager les compte-rendus devient un jeu d'enfant. Un clic suffit pour envoyer les documents à toute l'équipe ou à des parties prenantes spécifiques, assurant que tout le monde est sur la même page, qu'ils aient assisté à la réunion ou non.
• Intégration avec les outils de gestion : Noota s'intègre parfaitement avec de nombreux outils de gestion de projet (CRM, ATS, Slack, Notion). Cela signifie que les actions extraites peuvent être directement intégrées dans vos flux de travail existants, facilitant le suivi et la mise en œuvre.

Vous voulez que chaque action décidée dans vos réunions soit bien suivie? Essayez Noota gratuitement.