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Transcriptions d'entretiens : comment les générer et les structurer

Vous souhaitez exploiter plus efficacement les données de la transcription de votre entretien ? Voici un guide pour vous.

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En tant que chercheur ou analyste, vous ne voulez pas passer d'innombrables heures à transcrire manuellement les entretiens.

Vous voulez le consacrer à l'analyse des informations issues de ces entretiens.

Voici un guide pour accélérer la rédaction des transcriptions et des rapports de tous vos entretiens.

Quels sont les différents types de transcriptions d'entretiens ?

Quelle que soit la manière dont vous souhaitez tirer parti des données de vos entretiens, il existe un format de transcription qui vous convient mieux :

1. Transcription textuelle

Dans la transcription mot pour mot, chaque mot prononcé lors de l'entretien est capturé exactement tel quel. Cela inclut les mots de remplissage tels que « euh » et « euh », ainsi que les pauses, les rires et autres bruits de fond.

Vous pouvez utiliser la transcription mot pour mot pour des affaires juridiques, des études psychologiques ou des recherches où chaque détail est essentiel.

2. Transcription textuelle intelligente

La transcription textuelle intelligente supprime les éléments non essentiels et les mots de remplissage tout en préservant le contenu principal. Cela facilite la lecture de la transcription sans perdre le contexte de la conversation.

Elle est utile pour préparer des documents à des fins juridiques, des publications médiatiques et d'autres scénarios où la clarté est importante mais où la reproduction exacte de chaque son n'est pas nécessaire.

3. Transcription éditée

La transcription éditée va encore plus loin en corrigeant les erreurs grammaticales et en affinant la langue utilisée. Ce type de transcription est parfait pour créer des documents professionnels tels que des articles, des rapports et des supports marketing.

Elle garantit que la transcription finale est claire et soignée, ce qui la rend adaptée à une distribution publique et à des présentations formelles.

4. Transcription phonétique

La transcription phonétique se concentre sur la façon dont les mots sont prononcés, en utilisant des symboles phonétiques pour représenter les sons. Cette méthode est essentielle dans des domaines tels que l'orthophonie et la recherche linguistique, où la compréhension des modèles de prononciation est cruciale.

Elle vous aide à analyser les accents, les troubles de la parole et d'autres caractéristiques linguistiques en fournissant un enregistrement détaillé de la façon dont les mots sont prononcés.

Exemple de transcription d'entretien bien structurée

Lorsqu'il s'agit de tirer parti des transcriptions dans votre projet de recherche ou d'analyse, vous feriez mieux d'opter pour un format structuré. Dans un format comme celui-ci :

1. Présentation

Commencez par une brève introduction qui inclut les noms de l'intervieweur et de la personne interrogée, la date et le lieu de l'entretien. Ce contexte permet à toute personne lisant la transcription de comprendre le cadre et les participants concernés. Par exemple :

Intervieweur : John Smith
Interviewé : Jane Doe
Date : 24 juillet 2024
Lieu : Bureau de Noota Inc.

2. Interlocuteurs

Identifiez clairement qui parle à chaque fois. Utilisez d'abord les noms complets, puis passez aux initiales pour garantir la lisibilité. Par exemple :

John Smith (JS) : Pouvez-vous me parler de votre rôle chez Noota ?
Jane Doe (JD) : Bien sûr, je suis la chef de projet qui supervise le développement de l'IA.

3. Horodatages

Incluez des horodatages pour chaque moment de la conversation. Cela permet de localiser rapidement des parties spécifiques de l'interview, ce qui est particulièrement utile pour les longs enregistrements. Exemple :

[00h05]
JS : Quels sont les principaux défis auxquels vous êtes confrontés dans l'exercice de vos fonctions ?
JD : L'un des principaux défis consiste à intégrer les nouvelles technologies d'IA à nos systèmes existants.

4. Clarté et mise en forme

Utilisez une ponctuation appropriée et des paragraphes clairs. Évitez les gros blocs de texte et divisez le dialogue en parties faciles à gérer. Exemple :

JS : Comment abordez-vous la résolution de problèmes au sein de votre équipe ?
JD : Nous utilisons une approche collaborative. L'apport de chacun est apprécié et nous réfléchissons souvent à des solutions ensemble.

5. Informations clés

Outre le dialogue, assurez-vous d'inclure toutes les informations générales pertinentes, les indices non verbaux ou le contexte important qui a été mentionné lors de l'entretien. Cela ajoute de la profondeur et de la compréhension à la transcription. Exemple :

JS : Pouvez-vous décrire un projet récent ?
JD : (rires) Il y en a tellement ! Un projet récent impliquait...

Pourquoi vous ne devriez pas transcrire ou structurer manuellement

La transcription et l'édition manuelles sont des processus longs et sujets aux erreurs. Si vous êtes toujours en train de transcrire des interviews à la main, il est temps de reconsidérer votre position.

Voici pourquoi vous devriez abandonner la transcription manuelle et opter pour un logiciel de transcription :

  • Chronophage : La transcription manuelle prend énormément de temps. L'écoute d'une interview d'une heure peut prendre jusqu'à six heures pour une transcription précise. Cela n'inclut pas le temps passé à l'édition et à la relecture.
  • Sujette aux erreurs : Lorsque vous transcrivez manuellement, le risque d'erreur augmente considérablement. Les erreurs typographiques, les mots oubliés et les interprétations erronées sont courants. Ces erreurs peuvent entraîner des malentendus et des inexactitudes dans vos dossiers.
  • Fatigue physique : La transcription manuelle peut être exigeante sur le plan physique. Le fait de taper pendant de longues heures peut entraîner des microtraumatismes, tels que le syndrome du canal carpien. La fatigue oculaire et les maux de dos sont également des problèmes courants.

Comment choisir le bon logiciel de transcription

Il est crucial de choisir le bon logiciel de transcription. Tous les outils ne sont pas créés de la même manière, et choisir le mauvais peut entraîner de la frustration et une perte de temps. Voici ce que vous devez prioriser lors de l'évaluation d'un logiciel de transcription.

1. Exactitude

Votre logiciel doit gérer correctement la langue et le dialecte spécifiques. Recherchez des outils qui utilisent l'IA avancée et l'apprentissage automatique pour améliorer la qualité de la transcription.

2. Identification des locuteurs

Lors des entretiens, en particulier avec plus d'un participant, il est essentiel de faire la distinction entre les intervenants. Votre logiciel de transcription doit identifier et étiqueter avec précision les différents locuteurs.

3. Transcriptions structurées

Une transcription bien structurée est plus facile à lire et à analyser. Le logiciel doit fournir des fonctionnalités telles que l'horodatage automatique, les étiquettes des haut-parleurs et des options de formatage claires. Il devrait également permettre de personnaliser le format de votre relevé de notes en fonction de vos besoins.

4. Rapport sur l'IA

Votre logiciel peut également vous permettre de générer des rapports ou des procès-verbaux basés sur l'IA. Cela peut vous aider à effectuer des analyses et à trouver des informations plus rapidement.

5. Sécurité et confidentialité

La sécurité n'est pas négociable, surtout si vos entretiens contiennent des informations sensibles. Assurez-vous que le logiciel utilise un cryptage et un stockage sécurisé pour protéger vos données. Le respect des normes légales et éthiques en matière de protection des données est également essentiel.

Transcription des entretiens et générateur de rapports : Noota

Si vous recherchez une solution complète pour la transcription des entretiens et la génération de rapports, Noota est la solution. Cet outil rationalise l'ensemble du processus, garantissant précision, efficacité et facilité d'utilisation. Voici pourquoi Noota se démarque.

  • Enregistrement précis et transcription personnalisée : Oubliez la prise de notes effrénée pendant les entretiens. Noota enregistre et transcrit vos entretiens en temps réel, capturant chaque mot avec une grande précision. L'IA avancée du logiciel garantit que plusieurs haut-parleurs sont correctement identifiés et étiquetés.
  • Rapports personnalisables : Noota va au-delà de la simple transcription. Il génère des rapports et des résumés alimentés par l'IA que vous pouvez personnaliser en fonction du type de réunion ou d'entretien. Qu'il s'agisse d'une mise à jour d'un projet, d'un examen financier ou d'une documentation de recherche, la flexibilité de Noota garantit que vos rapports sont bien structurés et adaptés à vos besoins.
  • Sécurité des données améliorée : Noota accorde la priorité à la sécurité et à la confidentialité de vos données. Il utilise des méthodes de cryptage et de stockage sécurisées pour protéger les informations sensibles. Ce respect des normes légales et éthiques garantit la sécurité et la confidentialité des données de vos entretiens. Faites confiance aux mesures de sécurité robustes de Noota pour traiter vos données avec le plus grand soin et le plus grand professionnalisme.

Vous souhaitez accélérer vos travaux de recherche et d'analyse ? Essayez Noota gratuitement.

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FAQ

Comment Noota aide-t-elle les équipes de recrutement à gagner du temps ?
Il automatise les transcriptions des entretiens, génère des rapports structurés sur les candidats et met à jour les dossiers ATS, éliminant ainsi les heures de travail manuel
Noota peut-elle analyser les compétences et les compétences générales des candidats ?
Oui ! Il extrait et organise les réponses des candidats, fournissant des informations sur les qualifications, le style de communication et les niveaux de confiance.
Comment Noota soutient-elle les équipes commerciales ?
Il enregistre les appels de vente, suit les principales objections, identifie les signaux d'achat et s'intègre aux CRM pour des suivis automatisés.
Noota peut-elle aider à la gestion de projet et à la prise de décisions ?
Oui, il capture les discussions des réunions, met en évidence les principaux points à retenir et garantit l'alignement en rendant les réunions passées facilement consultables.
Quelles sont les plateformes prises en charge par Noota pour l'enregistrement et la transcription ?
Il fonctionne avec Google Meet, Zoom, Teams, Webex et même les réunions en personne, offrant une transcription de haute précision dans plus de 50 langues.
Est-ce que Noota s'intègre aux outils CRM, ATS et de productivité ?
Oui ! Il se connecte à Salesforce, HubSpot, BullHorn, Notion, Slack et bien d'autres, garantissant un transfert de données fluide.
Est-ce que Noota peut générer automatiquement des e-mails de suivi et des rapports ?
Oui, il rédige des e-mails en fonction du contenu des réunions et crée des rapports structurés, afin que vous ne manquiez jamais une action.
Comment Noota garantit-elle la sécurité et la conformité ?
Toutes les données sont cryptées, stockées dans des centres de données de l'UE et répondent à des normes de conformité strictes, notamment le RGPD, la SOC2 et la norme ISO 27001.
Qu'est-ce que le résumé personnalisé et à quoi sert-il ?
Le résumé personnalisé est un modèle qui vous permet de structurer le compte rendu de votre réunion. Vous pouvez créer autant de résumés personnalisés que vous le souhaitez !
Puis-je transcrire un fichier audio ou vidéo que j'ai déjà enregistré ?
Oui, vous pouvez transcrire un document qui a déjà été enregistré. Il suffit de le télécharger sur l'interface de Noota.
Comment fonctionne l'enregistrement, avec ou sans robot ?
Vous pouvez enregistrer de deux manières : en utilisant l'extension Noota ou en connectant votre calendrier.

Dans le premier cas, vous pouvez activer directement l'enregistrement dès que vous participez à une visioconférence.

Dans le second cas, vous pouvez ajouter un bot à votre visioconférence, qui enregistrera le tout.
Puis-je transcrire et traduire dans une autre langue ?
Plus de 80 langues et dialectes sont disponibles pour la transcription.

Noota vous permet également de traduire vos fichiers dans plus de 30 langues.
L'intégration des données dans mon ATS est-elle sécurisée ?
Oui, les données de votre entretien sont transmises en toute sécurité à votre ATS.
Comment fonctionne l'intelligence conversationnelle ?
L'intelligence conversationnelle est basée sur l'analyse PNL des mots et de l'intonation utilisés par chaque participant pour identifier les émotions et les idées comportementales.
Pourquoi est-il important de mener des entretiens structurés ?
De nombreuses études ont prouvé la précision, l'efficacité et l'objectivité des entretiens structurés. En posant les mêmes questions à chaque candidat de la même manière, vous rationalisez votre processus d'entretien et réduisez l'influence des biais cognitifs.
Pourquoi dois-je générer un rapport d'entretien ?
Un rapport d'entretien permet de mettre en commun des informations standardisées sur vos candidats, de les partager avec toutes les parties prenantes et d'objectiver votre évaluation. Des données claires et structurées vous permettent de prendre des décisions de recrutement plus éclairées.
Comment sont générées les offres d'emploi ?
Notre générateur d'offres d'emploi exploite les derniers LLM pour transformer les données de votre réunion ou de votre briefing en une description de poste accrocheuse et facile à lire.
Dois-je modifier la façon dont je mène les entretiens ?
Non, Noota n'est qu'une assistante de votre travail. Vous pouvez continuer à mener des entretiens comme vous le faites aujourd'hui. Pour améliorer la précision du rapport, vous devez personnaliser les modèles d'entretien en fonction de votre liste de questions existante.
Puis-je supprimer mes données de Noota ?
Oui, utilisez simplement la fonction de suppression de notre interface et dans les 24 heures, nous supprimerons ces données de notre base de données.
Puis-je enregistrer mes réunions par téléphone ou en personne ?
Oui, Noota intègre un enregistreur permettant de capturer le son depuis votre ordinateur, et bientôt depuis votre téléphone.
Les candidats ont-ils accès aux notes de l'IA ?
Non, vous gérez l'accessibilité des données que vous enregistrez. Si vous souhaitez le partager avec eux en tant que commentaire, c'est possible. Sinon, il ne leur sera pas accessible.
Est-ce que Noota évalue les candidats ?
Non, Noota enregistre, transcrit et résume vos entretiens. Il vous aide à prendre des décisions éclairées grâce à des informations claires sur le candidat. Mais cela ne remplace pas votre propre jugement et vos capacités d'évaluation.