L'approbation de procès-verbal de vos réunions est souvent confuse ?

Sans processus structuré, il peut être très difficile de s'assurer que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.

Cet article vous guide à travers les meilleures pratiques pour une procédure d'approbation bien menée et vous explique comment automatiser ce processus.

Pourquoi toujours approuver un procès-verbal pour vos réunions d'administration

Oui, il est crucial d'approuver chaque fois que vous rédigez le procès-verbal d'une réunion de codir, de cse, etc... Il ne s'agit pas d'une simple formalité :

• D'un point de vue juridique, l'approbation des procès-verbaux de réunions est souvent une exigence réglementaire. De nombreuses juridictions exigent des entreprises qu'elles tiennent des registres précis des réunions de leur conseil d'administration. Ils peuvent constituer des preuves cruciales dans les procédures judiciaires, démontrant que le conseil a agi de manière responsable et conformément aux lois et réglementations.
• L'approbation des procès-verbaux responsabilise tout le monde. Il fournit un compte rendu clair de ce qui s'est passé au cours des réunions, y compris les décisions prises et les mesures prises. Ce registre vous permet de suivre les progrès et de vous assurer que les responsabilités sont respectées. Lorsque les procès-verbaux sont approuvés, ils deviennent le compte rendu officiel, indiquant clairement ce qui a été convenu et qui est responsable des tâches spécifiques.

La bonne procédure d'approbation des procès-verbaux

L'approbation du procès-verbal de vos réunions d'administration doit suivre une procédure claire. Sans process structuré, les choses peuvent devenir compliquées. Des erreurs et des malentendus peuvent se glisser dans vos procès-verbaux, et vos réunions peuvent tourner en chaos. Vous avez tout intérêt à vous inspirer des "Règles de Procédure Robert"

Henry Martyn Robert, un ingénieur de l'armée américaine, a créé ces règles après avoir été aux prises avec des réunions désordonnées. Au fil des ans, ces Règles sont devenues une référence absolue en matière de procédure parlementaire. Elles ont ensuite été largement adoptées par de nombreuses entreprises, y compris par les conseils d'administration.

Voici comment fonctionnent les Règles de procédure de Robert :

1. Lecture du procès-verbal:
   • Commencez par demander au président de demander au secrétaire de lire à haute voix le procès-verbal de la réunion précédente. Si vous avez distribué le procès-verbal à l'avance, vous pouvez ignorer cette étape. Cela permet de gagner du temps et de s'assurer que tout le monde a lu les minutes à l'avance.
2. Corrections apportées au procès-verbal:
   • Le président ouvre ensuite la discussion pour les corrections. C'est l'occasion de signaler toute inexactitude ou omission. Concentrez-vous sur les erreurs factuelles, et non sur de vieux débats. Le secrétaire note toutes les corrections afin de s'assurer que le procès-verbal reflète fidèlement la réunion précédente.
3. Motion visant à approuver le procès-verbal:
   • Une fois les corrections apportées, le président demande une motion d'approbation du procès-verbal. Un membre présente la motion en disant : « Je propose d'approuver le procès-verbal tel que corrigé. » Un autre membre doit appuyer cette motion. Cela officialise le processus d'approbation et garantit que tout le monde est d'accord sur les corrections.
4. Vote sur la motion:
   • Le président demande que la motion soit mise aux voix. Les membres peuvent voter verbalement ou en levant la main. Un vote majoritaire est généralement nécessaire pour approuver le procès-verbal. Si la motion est adoptée, le procès-verbal est officiellement approuvé. Cette étape consolide le bilan de la réunion précédente en le rendant officiel.
5. Enregistrement de l'approbation:
   • Le secrétaire enregistre l'approbation dans le procès-verbal de la réunion en cours, en notant les éventuelles corrections et le résultat du vote. Cela garantit que le processus est transparent et qu'il existe un dossier clair pour référence future.
6. Distribution des procès-verbaux approuvés:
   • Après approbation, distribuez rapidement le procès-verbal à tous les membres du conseil d'administration. Cela permet de tenir tout le monde informé et de garantir l'accessibilité du dossier officiel. L'utilisation d'un portail ou d'un courrier électronique peut rationaliser ce processus, en permettant à chacun d'accéder facilement aux procès-verbaux approuvés.

Meilleures pratiques pour l'approbation des procès-verbaux de réunions

Les Règles de procédure de Robert constituent un bon début, mais elles ne suffisent pas à assurer une approbation parfaite des procès-verbaux. Il existe d'autres particularités du processus que vous devez connaître. Telles que :

Envoyez les minutes à l'avance

Distribuez le projet de procès-verbal bien avant la prochaine réunion. Cela donne à chacun suffisamment de temps pour réviser et suggérer des corrections. Lorsque les membres ont le temps de lire le procès-verbal à l'avance, ils peuvent se présenter à la réunion préparés avec les modifications qu'ils souhaitent proposer.

Utilisez un modèle standardardisé

La création d'un modèle standardisée pour vos procès-verbaux peut contribuer à rationaliser le processus de révision. Un modèle garantit cohérence et exhaustivité. Il doit inclure des détails essentiels tels que la date, l'heure et le lieu de la réunion, une liste des participants et un résumé des discussions et des décisions.

Acceptez les corrections plus tôt

Encouragez les membres à soumettre leurs corrections avant la réunion. Cela peut se faire par e-mail ou via un portail de forum. En abordant les corrections à un stade précoce, vous pouvez réduire le temps passé à en discuter pendant la réunion.

Ayez des copies à portée de main

Malgré tous vos efforts, certains membres peuvent oublier de consulter le procès-verbal à l'avance. Prévoyez des copies pendant la réunion pour ceux qui ont besoin de s'y référer. Cela garantit que tout le monde peut participer au processus d'approbation, même s'il n'a pas examiné le procès-verbal au préalable.

Ajoutez l'approbation à l'ordre du jour

Assurez-vous que l'approbation du procès-verbal de la réunion précédente est un point spécifique de l'ordre du jour. Cette pratique permet de s'assurer que l'approbation ne soit pas négligée ou retardée par d'autres problèmes urgents.

Modèle d'approbation du procès-verbal

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Il est crucial de consigner des procès-verbaux précis et objectifs et de les approuver facilement.

Voici un modèle détaillé de procès-verbal de réunion du conseil d'administration que vous pouvez facilement partager pour une approbation rapide :

Titre de la réunion: [Réunion du conseil d'administration]

Date: [Mois, jour, année]

Heure: [Heure de début] - [Heure de fin]

Lieu: [Lieu de la réunion]

Participants:

• [Nom du président]
• [Nom du secrétaire]
• [Nom du réalisateur 1]
• [Nom du réalisateur 2]
• [Noms des participants supplémentaires]

Absentés:

• [Nom du réalisateur 3]
• [Nom du réalisateur 4]

1. Appelez pour commander

• La séance est ouverte à [heure de début] par [Nom du président].

2. Approbation du procès-verbal de la réunion précédente

• Le procès-verbal de la réunion précédente tenue le [Date] a été examiné.
• Des corrections ont été notées : [Énumérez toutes les corrections].
• Une motion visant à approuver le procès-verbal tel que corrigé a été présentée par [Nom du directeur] et appuyée par [Nom du directeur].
• Le procès-verbal a été approuvé à l'unanimité/à la majorité des voix.

3. Rapports

• Rapport financier
  • Présenté par [Nom du trésorier/agent financier].
  • Principaux points abordés : [Résumé de la situation financière, problèmes éventuels et recommandations].
• Rapports des comités
  • Comité d'audit: [Résumé du rapport du Comité d'audit].
  • Comité de gouvernance: [Résumé du rapport du comité de gouvernance].
  • Autres comités: [Résumé des rapports des autres commissions].

4. Ancien business

• Point 1 de l'ordre du jour: [Brève description du point discuté].
  • Mesures prises : [Détails des décisions ou actions convenues].
• Point 2 de l'ordre du jour: [Brève description du point discuté].
  • Mesures prises : [Détails des décisions ou actions convenues].

5. Nouveau business

• Point 1 de l'ordre du jour: [Brève description du nouveau point discuté].
  • Points de discussion : [Résumé des principaux points soulevés au cours de la discussion].
  • Décision/Action : [Détails des décisions prises ou des mesures à prendre].
• Point 2 de l'ordre du jour: [Brève description du nouveau point discuté].
  • Points de discussion : [Résumé des principaux points soulevés au cours de la discussion].
  • Décision/Action : [Détails des décisions prises ou des mesures à prendre].

6. Autres affaires

• Point 1: [Description de toute autre question abordée].
• Point 2: [Description de toute autre question abordée].

7. Ajournement

• La réunion a été ajournée à [heure de fin].
• La prochaine réunion est prévue pour [Date et heure].

Procès-verbaux soumis par: [Nom du secrétaire]

Approuvé par: [Nom du président]

Approbation rapide et précise des procès-verbaux : Noota

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