Compte rendu d’entretien : un guide avec templates

Dans le quotidien trépidant des recruteurs, chaque minute et chaque détail compte. Il est donc normal de vouloir toujours avoir un temps d’avance sur ses responsabilités. 

C’est ce que vous apporte le compte rendu d'entretien. Il vous permet de partager une analyse claire et précise du potentiel d'un candidat afin de prendre des décisions éclairées et rapides.

Spécialisé sur ce sujet, on vous explique ici comment transformer vos entretiens en analyses utiles et actionnables, vous permettant de faire les meilleurs choix de recrutement.

Pourquoi c'est important de faire un compte rendu d'entretien

À première vue, un compte rendu peut sembler être une tâche supplémentaire dans un processus déjà chargé. Mais ce n’est pas juste une étape formelle ; c'est un levier d'efficacité pour tout le processus de recrutement. Creusons un peu, et vous verrez les bénéfices incontestables : 

Gain de temps 

Un compte rendu clair vous fait économiser du temps à long terme. Finies les heures perdues à chercher une information éparpillée dans vos notes. Un compte rendu structuré centralise tout ce que vous devez savoir sur chaque candidat, facilitant l'accès aux informations clés quand vous en avez besoin pour prendre une décision.

Prise de décision améliorée 

Le compte rendu clarifie la comparaison entre les candidats. En listant systématiquement leurs compétences, expériences, et motivations, vous disposez d'une base solide pour évaluer qui correspond le mieux au poste. Cette méthode structurée diminue les incertitudes et vous guide vers une décision éclairée et justifiée.

Réduction des biais 

Un compte rendu standardisé aide à neutraliser les biais inconscients. En évaluant chaque candidat selon les mêmes critères prédéterminés, vous vous assurez d'une équité de traitement. Cela contribue à une évaluation objective, basée sur des faits plutôt que sur des impressions.

Communication facilitée

Un compte rendu est un outil de communication efficace entre les différents acteurs du recrutement. Que ce soit pour informer une autre personne de votre équipe, un manager, ou même pour fournir un retour constructif au candidat, le compte rendu synthétise vos observations de manière claire et concise. Chacun peut ainsi comprendre rapidement votre évaluation sans avoir à déchiffrer vos notes personnelles.

Comment bien faire un compte rendu d'entretien

Un compte rendu d'entretien bien préparé et clair est un atout précieux pour faire des choix de recrutement éclairés et justes, tout en facilitant la communication.

Vous optimisez non seulement votre processus de prise de notes, mais également l'ensemble du processus de recrutement. Voici comment maîtriser la réalisation d’un compte rendu : 

Préparer une structure de notes prédéfinie

Commencez par préparer une structure de prise de notes. Cette structure devrait inclure des sections prédéfinies telles que les informations personnelles du candidat, les compétences professionnelles, les compétences personnelles, les motivations, et les observations comportementales. 

Avoir cette trame en tête ou mieux encore, sur un document ou dans un logiciel de prise de notes, vous permet d'organiser vos observations en temps réel et de vous assurer que tous les aspects importants sont couverts.

Prendre en notes les choses essentielles

La clé d'une prise de notes efficace réside dans votre capacité à capturer l'essentiel. Concentrez-vous sur les éléments de langage du candidat, y compris les termes spécifiques qu'il utilise pour décrire ses expériences et compétences, ainsi que sur les éléments paraverbaux significatifs, tels que le ton de voix ou l'enthousiasme. 

Cela vous aidera à mieux saisir la personnalité et l'adéquation culturelle du candidat avec votre entreprise. 

Cependant, gardez à l'esprit que votre objectif est de noter rapidement et efficacement, sans pour autant essayer de transcrire mot pour mot.

Éviter tout élément discriminant 

Il est crucial de veiller à ce que vos notes et donc votre compte rendu d'entretien respectent scrupuleusement la législation en matière de non-discrimination à l'embauche. 

Conformément à l'article L1132-1 du Code du travail, toute forme de discrimination est illégale. Il est de votre responsabilité de vous assurer que vos notes et commentaires sont exempts de tout contenu qui pourrait être interprété comme discriminatoire. 

Évitez les commentaires sur l'âge, le sexe, l'origine ethnique, l'orientation sexuelle, la religion, ou tout autre critère non pertinent pour l'évaluation des compétences professionnelles et personnelles du candidat.

Restituer clairement 

Une fois l'entretien terminé et vos notes prises, le moment est venu de synthétiser vos observations. Transformez vos notes en un document structuré, utilisant des bullet points pour clarifier les compétences, expériences, motivations, et observations comportementales. Ce format permet une lecture rapide et efficace, essentielle pour partager vos conclusions avec d'autres membres de l'équipe de recrutement.

L'utilisation d'un template Word ou PDF au design attrayant peut grandement faciliter ce processus. Un document bien conçu n'est pas seulement plus agréable à lire ; il rend également le partage des informations plus simple et plus professionnel. Assurez-vous que le template choisi permette une personnalisation facile pour s'adapter aux différents profils de candidats et aux exigences spécifiques de chaque poste.

Quels sont les éléments à intégrer dans un compte rendu d'entretien ?

Il y a certain nombre d’aspects essentiels sur le candidat que le compte rendu d'entretien d'embauche doit savoir restituer. 

Voici comment structurer ce document pour qu'il serve au mieux le processus de recrutement :

1. Informations sur les candidats

Commencez toujours par les bases : le nom du candidat, ses coordonnées, et le poste visé. Cette section simple mais cruciale établit le cadre de votre évaluation et permet une identification rapide lors des discussions futures ou pour toute correspondance.

2. Détails de l'entretien

Notez la date, l'heure, et le lieu de l'entretien, ainsi que les noms et fonctions des personnes qui ont mené l'entrevue. Ces informations aident à contextualiser le compte rendu et facilitent les comparaisons avec d'autres candidats si nécessaire.

3. Critères d'évaluation

Clarifiez sur quels critères le candidat a été évalué. Ces critères peuvent inclure les compétences techniques spécifiques au poste, les capacités de communication, la résolution de problèmes, et l'aptitude au travail d'équipe. La définition de ces critères garantit que l'évaluation est alignée sur les besoins du poste.

4. Expérience et qualifications

Évaluez l'expérience professionnelle du candidat, sa formation et ses qualifications, en les comparant aux exigences du poste. C'est l'occasion de juger comment le parcours du candidat s'aligne sur les besoins de l'entreprise et le rôle à pourvoir.

5. Hard Skills

Concentrez-vous sur les compétences techniques du candidat nécessaires pour le poste. Discutez de leur connaissance des outils, des langages de programmation, ou des systèmes avec lesquels ils sont censés travailler, en évaluant leur niveau d'expertise.

6. Soft Skills

Les compétences interpersonnelles sont tout aussi importantes. Évaluez comment le candidat travaille en équipe, gère le stress, communique, et résout les problèmes. Ces compétences sont souvent déterminantes pour une intégration réussie dans l'équipe.

7. Adéquation culturelle

Déterminez si les valeurs, le style de travail et la personnalité du candidat correspondent à la culture de votre entreprise. L'alignement avec la mission et les valeurs de l'organisation est essentiel pour une collaboration fructueuse à long terme.

8. Points forts et points faibles

Fournissez une évaluation honnête des forces et faiblesses du candidat, basée sur leur performance durant l'entretien. Utilisez des exemples concrets pour appuyer vos observations et, quand c'est possible, présentez vos commentaires de manière constructive.

9. Domaines de développement

Identifiez les aspects que le candidat pourrait améliorer. Offrez des commentaires constructifs et des suggestions pour leur développement professionnel. Cette approche montre que vous avez une vision équilibrée de leur potentiel.

10. Recommandations

Concluez par une recommandation claire concernant l'adéquation du candidat au poste. Expliquez pourquoi vous pensez qu'il est le bon choix ou, si des réserves subsistent, détaillez-les avec des suggestions pour des évaluations supplémentaires ou des formations nécessaires.

Templates de compte rendu d'entretien

Pour ne pas perdre dans votre restitution et vous mâcher le boulot, vous pouvez utiliser des templates prédéfinies. 

Voici deux exemples de templates adaptés aux besoins spécifiques des agences de recrutement et des services RH internes : 

(Ces templates sont intégrés dans notre outil d’assistant d’entretien Noota)

Template de Compte Rendu d'Entretien pour les Agences

[Logo de l'agence de recrutement]

[Date]

Nom de l'entreprise

Adresse de l'entreprise

Ville, État, Code postal

‍

Objet : Rapport d'entretien d'embauche - [Nom du candidat]

Chère équipe [Nom de l'entreprise],

Je vous écris pour fournir un rapport complet sur l'entretien d'embauche mené avec [Nom du candidat] pour le poste de [Titre du poste] au sein de notre entreprise. Nous apprécions l'opportunité d'évaluer l'adéquation du candidat au poste et aimerions partager nos conclusions.

Informations sur le candidat :

- Nom du candidat : [Nom du candidat]

- Poste pour lequel il a postulé : [Titre du poste]

- Date de l'entretien : [Date de l'entretien]

- Intervieweur(s) : [Nom du recruteur] et [Autres intervieweurs, le cas échéant]

Évaluation de l'entretien :

Impression générale :

[Donnez un bref aperçu de la performance globale et de l'impression du candidat au cours de l'entretien]

Compétences et qualifications :

[Évaluer les compétences, les qualifications et l'expérience pertinente du candidat par rapport aux exigences du poste. Fournir des exemples ou des situations spécifiques qui démontrent leur compétence]

Adéquation culturelle :

[Évaluez dans quelle mesure les valeurs, le style de travail et la personnalité du candidat correspondent à la culture de votre entreprise. Prenez en compte leur capacité d'adaptation, leur travail d'équipe et leur alignement avec la mission et les valeurs de l'organisation]

Compétences en communication :

[Évaluer les compétences de communication verbale et écrite du candidat, y compris sa capacité à articuler des idées clairement, à écouter activement et à faire preuve de professionnalisme]

Compétences techniques :

[Évaluer la maîtrise du candidat en ce qui concerne les compétences techniques requises pour le poste. Mentionnez tous les outils, langages ou systèmes spécifiques qu'ils connaissent et évaluez leur niveau d'expertise]

Points forts :

[Soulignez les points forts remarquables du candidat qui le rendent parfaitement adapté au poste. Fournissez des exemples ou des situations spécifiques qui démontrent ces points forts]

Domaines de développement :

[Identifiez tous les domaines dans lesquels le candidat pourrait avoir besoin d'amélioration ou de développement. Concentrez-vous sur des commentaires constructifs et proposez des suggestions sur la manière dont ils peuvent aborder ces domaines]

Recommandation :

Sur la base de l'évaluation de l'entretien, nous recommandons [Nom du candidat] comme candidat potentiel pour le poste de [Titre du poste]. Leurs compétences, leurs qualifications et leur adéquation culturelle en font un choix prometteur pour notre organisation. Nous pensons qu'ils ont le potentiel d'apporter une contribution positive à votre équipe.

Veuillez noter que cette recommandation est basée sur notre évaluation et doit être prise en compte conjointement avec d'autres facteurs pertinents pour votre décision d'embauche.

Si vous avez besoin de plus amples informations ou si vous souhaitez discuter de cette recommandation plus en détail, n'hésitez pas à nous contacter. Nous apprécions notre partenariat avec votre entreprise et sommes impatients de contribuer davantage au processus de recrutement.

Cordialement,

[Votre nom]

[Titre du recruteur]

[Nom de l'agence de recrutement]

[Informations de contact]

‍

Template de Compte Rendu d'Entretien Interne

[Logo de votre entreprise]

[Date]

[Nom de l'entreprise]

[Adresse de l'entreprise]

[Ville, État, Code postal]

Chère équipe [Nom de l'entreprise],

Objet : Recommandation du candidat

Je vous écris pour recommander [Nom du candidat], un candidat exceptionnel que j'ai récemment interviewé pour le poste de [Titredu poste] au sein de notre entreprise. Après avoir soigneusement évalué leurs qualifications, compétences, et leur adéquation avec notre culture d'entreprise, je suis convaincu que cette personne serait un ajout précieux à notre équipe.

Informations sur les candidats :

- Nom du candidat : [Nom du candidat]

- Poste pour lequel il a postulé : [Titre du poste]

- Date de l'entretien : [Date de l'entretien]

- Intervieweur(s) : [Votre nom] et [Noms des autres intervieweurs, le cas échéant]

Vue d'ensemble :- [Fournissez un bref résumé des qualifications, compétences, et expérience du candidat]

Points forts :

- [Soulignez les points forts du candidat et comment ils correspondent aux besoins de notre entreprise. Donnez des exemples spécifiques qui illustrent ces points forts]

Expérience et qualifications :

- [Évaluez l'expérience professionnelle, la formation, et les qualifications du candidat, et comment leur parcours correspond aux besoins de notre entreprise]

Compétences techniques :

- [Évaluez la maîtrise du candidat des compétences techniques nécessaires pour le poste. Mentionnez les outils, langues, ou systèmes spécifiques qu'ils maîtrisent et leur niveau d'expertise]

Adéquation culturelle :

- [Évaluez comment les valeurs, le style de travail, et la personnalité du candidat s'alignent avec la culture de notre entreprise. Prenez en compte leur adaptabilité, flexibilité, et leur alignement avec la mission et les valeurs de notre organisation]

Recommandation :

- Sur la base de mon évaluation, je recommande fortement [Nom du candidat] pour le poste de [Titre du poste]. Leurs compétences, expérience, et adéquation culturelle en font un candidat solide qui pourrait significativement contribuer au succès de notre entreprise.

Je suis à votre disposition pour discuter de cette recommandation plus en détail ou pour fournir des informations supplémentaires si nécessaire. Merci de considérer ma recommandation. J'attends avec impatience votre décision.

Cordialement,

[Votre Nom]

[Votre Titre]

[Informations de contact]

Compte rendu d'entretien automatique : Noota, l'assistant de réunion

Imaginez un outil capable d'enregistrer, de transcrire et de synthétiser vos entretiens d'embauche selon un template personnalisé. C'est ce que Noota, notre assistant de réunion intelligent, vous permet de réaliser. 

Voici les fonctionnalités qui vous serviront à réaliser votre compte rendu d’entretien en 3 clics : 

• Transcription automatique : avec Noota, fini le temps où vous deviez diviser votre attention entre l'écoute active du candidat et la prise de notes frénétique. Noota enregistre et transcrit l'entretien en intégralité, garantissant qu'aucun détail crucial n'est perdu.
• Résumé intelligent : après l'entretien, Noota utilise des algorithmes avancés pour analyser la transcription et en extraire les informations clés. 
• Template personnalisé : Noota vous permet de structurer cette synthèse selon un template que vous avez personnalisé pour répondre à vos besoins et attentes spécifiques. 
• Communication facilitée : une fois le compte rendu finalisé, il peut être facilement partagé et exporter sous n’importe quel format, rendant la prise de décision collective plus rapide et plus informée.

Vous voulez gagner du temps sur la réalisation de vos comptes rendus d’entretien et avoir une vision structurée de votre candidat ? Essayez Noota gratuitement.

FAQs

1. Quelle doit être la longueur d'un rapport d'entretien d'embauche ?
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‍Un rapport d'entretien d'embauche doit être concis et aller droit au but, généralement d'une à trois pages, selon la complexité du poste et la profondeur de l'évaluation.
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2. Puis-je personnaliser un modèle de rapport d'entretien d'embauche ?
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‍Absolument ! Les modèles de rapports d'entretien d'embauche peuvent être personnalisés pour répondre aux besoins et exigences spécifiques de votre organisation. L'adaptation du modèle à vos critères d'évaluation garantit sa pertinence et son efficacité.
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3. Dois-je inclure des opinions personnelles dans le rapport ?

‍Bien que le rapport d'entretien d'embauche doive refléter votre évaluation professionnelle, il est important de se concentrer sur des observations objectives et des évaluations fondées sur des preuves plutôt que sur des opinions ou des préjugés personnels.
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4. Les rapports d'entretien d'embauche sont-ils confidentiels ?

‍Oui, les rapports d'entretien d'embauche sont considérés comme confidentiels et ne doivent être partagés qu'avec les parties prenantes concernées impliquées dans le processus de recrutement. Il est essentiel de respecter les directives relatives à la confidentialité et à la protection des données.
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5. Les rapports d'entretien d'embauche peuvent-ils être partagés avec les candidats ?
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‍En règle générale, les rapports d'entretien d'embauche sont destinés à un usage interne uniquement et ne sont pas partagés avec les candidats. Cependant, les organisations peuvent choisir de fournir des résumés de commentaires ou des observations de haut niveau aux candidats dans le cadre du processus de recrutement, dans un souci de confidentialité et de confidentialité.