Vous avez passé d'innombrables heures à examiner des CV, à mener des entretiens et à délibérer sur les candidats.

Vient maintenant la partie que redoutent de nombreux recruteurs : l'envoi d'e-mails de refus.

Il est tentant de sauter cette étape, mais ne pas le faire peut nuire à la réputation de votre entreprise et laisser une impression négative aux candidats.

Ici on explique pourquoi il est essentiel d'envoyer des e-mails de refus personnalisés et comment les rédiger efficacement, à l'aide des modèles fournis.

Pourquoi toujours envoyer des e-mails de refus personnalisés à tous les candidats

L'envoi d'e-mails de refus personnalisés après les entretiens prend du temps, mais cela en vaut la peine à long terme pour votre entreprise :

Maintien d'une marque employeur attractive

Les e-mails de rejet personnalisés montrent aux candidats que vous appréciez leur temps et leurs efforts. Cela peut mener à un bouche-à-oreille positif à propos de votre entreprise. Lorsque les candidats reçoivent un e-mail de rejet personnalisé, ils sont plus susceptibles de parler de manière positive de leur expérience, même s'ils n'ont pas obtenu le poste.

D'autre part, si vous ne communiquez pas efficacement, les candidats peuvent laisser des avis négatifs en ligne. Surtout lorsque six candidats sur dix sont susceptibles de partager leurs expériences négatives avec les autres.

Améliorer l'expérience des candidats

Les candidats consacrent beaucoup de temps et d'efforts à la préparation des entretiens. Ils méritent de connaître le résultat de leur candidature. En envoyant des e-mails de refus personnalisés, vous montrez que vous appréciez leurs efforts et que vous respectez leur temps.

Une enquête menée par Career Sidekick a d'ailleurs révélé que les candidats apprécient de recevoir des feedback et de pouvoir passer à autre chose avec un message clair et définitif.

Conserver un vaste vivier de talents

Les candidats rejetés aujourd'hui pourraient être vos talents de demain. Un e-mail de refus personnalisé permet de garder la porte ouverte à de futures opportunités.

Les candidats qui se sentent respectés et valorisés sont aussi plus susceptibles de postuler à nouveau pour de futurs postes et de recommander votre entreprise à d'autres.

Qu'est-ce qui constitue un bon e-mail de refus après un entretien ?

Voici des bonnes pratiques essentielles pour envoyer e-mails de refus quisoient efficaces et attentionnés.

Personnalisez précisément

Personnalisez toujours vos e-mails de refus. Adressez-vous au candidat par son nom et mentionnez les détails spécifiques de son entretien. Cela montre que vous avez pris le temps de considérer leur candidature et apprécié leurs efforts. La personnalisation rend le rejet moins générique et plus respectueux.

Par exemple, au lieu de commencer par un simple « Cher candidat », utilisez « Cher [nom du candidat] » et faites référence à des points spécifiques abordés lors de l'entretien.

Envoyez immédiatement après l'entretien

Envoyez rapidement votre e-mail de refus. Une fois votre décision prise, ne tardez pas à en informer les candidats.

Les réponses tardives peuvent provoquer de l'anxiété et de la négligence chez les candidats. Essayez d'envoyer l'e-mail de rejet quelques jours après la prise de décision.

Feedback constructif

Dans la mesure du possible, donnez des feedbacks constructifs dans votre email. Cela aide les candidats à comprendre les points qu'ils peuvent s'améliorer et montre que vous vous souciez de leur développement professionnel.

Soyez précis sur les points où ils ont fait bonne impression et lesquels ils peuvent améliorer. Par exemple, si un candidat n'a pas d'expérience dans un domaine particulier, mentionnez-le et suggérez des moyens d'acquérir cette expérience. Les feedbacks constructifs aident non seulement les candidats, mais renforcent également la réputation de votre entreprise en tant qu'employeur bienveillant.

Ton professionnel et poli

Maintenez un ton professionnel et poli tout au long de l'e-mail.

Remerciez le candidat pour son temps et ses efforts. Exprimez-les pour l'intérêt qu'ils portent au poste et à votre entreprise.

Un simple « Merci d'avoir pris le temps de nous interviewer » peut grandement contribuer à atténuer l'impact du rejet.

Offrez de futures opportunités

Encouragez les candidats à poser leur candidature pour de futurs postes. Faites-leur savoir que, bien qu'ils n'aient pas été sélectionnés pour ce poste, vous avez été impressionné par leurs qualifications et que vous aimeriez les considérer pour de futurs postes.

Cela permet de garder la porte ouverte à un engagement futur et laisse au candidat une impression positive.

Exemple et modèle d'e-mails de refus après un entretien

Rédiger un e-mail de refus n'est jamais facile. Vous trouverez ci-dessous des exemples et des modèles qui vous aideront à rédiger des e-mails réfléchis et professionnels.

Exemple 1 : e-mail de refus de base

Vous pouvez utiliser ce modèle de base si vous n'avez vraiment pas le temps de fournir un feedback personnalisé après l'entretien :

Sujet : Mise à jour de votre candidature pour [Titre du poste] chez [Nom de l'entreprise]

Carrosserie :

Cher [Nom du candidat],

Merci d'avoir pris le temps de postuler pour le poste [Titre du poste] chez [Nom de l'entreprise]. Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à notre entreprise et des efforts que vous déployez dans votre processus de candidature et d'entretien.

Après mûre réflexion, nous avons décidé de choisir un autre candidat dont les qualifications correspondent davantage aux exigences du poste. Cela n'a pas été une décision facile, car nous avons reçu des candidatures de nombreux candidats qualifiés comme vous.

Nous vous encourageons à postuler pour de futurs postes chez [Nom de l'entreprise] qui correspondent à vos compétences et à votre expérience. Nous vous souhaitons plein succès dans votre recherche d'emploi et dans vos futurs projets professionnels.

Merci encore de l'intérêt que vous portez à notre entreprise.

Cordialement

[Votre nom]
[Votre position]
[Nom de l'entreprise]

Exemple 2 : e-mail de refus détaillé avec feedback

Si vous souhaitez entretenir de bonnes relations avec chaque candidat, vous pouvez utiliser ce modèle avec des commentaires personnalisés, notamment :

Sujet : Votre entretien pour [Intitulé du poste] chez [Nom de l'entreprise]

Carrosserie :

Cher [Nom du candidat],

J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Nous tenons à vous remercier sincèrement d'avoir pris le temps de passer un entretien avec nous pour le poste [Titre du poste]. Nous avons vraiment apprécié l'opportunité de découvrir vos compétences et vos expériences.

Après un examen attentif et approfondi de tous nos candidats, nous avons décidé de choisir un autre candidat dont les qualifications correspondent davantage à nos besoins pour ce poste particulier. Ce choix n'a pas été facile compte tenu des talents impressionnants de toutes nos personnes interrogées, y compris vous-même.

Nous avons été particulièrement impressionnés par votre [mentionnez votre résistance ou votre qualité spécifiques]. Cependant, nous avons estimé que [une raison spécifique, par exemple, un autre candidat avait plus d'expérience dans un domaine particulier] était cruciale pour ce poste. Nous vous encourageons à continuer à développer vos compétences dans [domaine spécifique] car cela vous sera sans aucun doute utile dans votre carrière.

Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à [Nom de l'entreprise] et de nous avoir fait part de vos aspirations professionnelles. Même si ce poste précis ne vous convenait pas, votre talent et votre enthousiasme sont évidents. Nous vous encourageons à postuler pour les futurs postes vacants au sein de notre entreprise qui correspondent à vos compétences et à vos objectifs de carrière.

Merci encore pour votre temps et vos efforts, et nous vous souhaitons bonne chance dans votre recherche d'emploi et dans vos futurs projets professionnels. N'hésitez pas à rester en contact.

Cordialement

[Votre nom]
[Votre position]

Exemple 3 : e-mail de refus pour les candidats internes

Il est encore plus important d'entretenir des relations avec les candidats internes. Voici un modèle pour y parvenir :

Sujet : À propos de votre candidature pour [Intitulé du poste] au sein de [Nom de l'entreprise]

Carrosserie :

Cher [Nom du candidat],

Merci d'avoir postulé pour le poste [Titre du poste]. Nous vous remercions de votre contribution continue à [Nom de l'entreprise] et de votre intérêt à progresser au sein de notre organisation.

Après mûre réflexion, nous avons choisi de proposer un autre candidat pour ce poste. Cette décision a été particulièrement difficile en raison de votre précieux travail et de votre dévouement envers notre équipe. Nous avons été impressionnés par votre [mentionnez votre force ou votre contribution en particulier], mais nous avons finalement estimé que les compétences spécifiques d'un autre candidat étaient mieux adaptées aux besoins de ce poste.

Nous apprécions votre engagement envers [Nom de l'entreprise] et vous encourageons à rechercher d'autres opportunités de croissance au sein de l'entreprise. Nous sommes heureux de discuter de votre parcours professionnel et de vous fournir des conseils ou un soutien dans votre développement professionnel.

Merci encore de l'intérêt que vous portez au poste [Titre du poste], et nous attendons avec impatience votre succès continu et vos contributions à notre équipe.

Cordialement,

[Votre nom]
[Votre position]
[Nom de l'entreprise]

Note : E-mails de refus personnalisés automatisés

Imaginez un outil capable de rédiger et d'envoyer automatiquement des e-mails de refus personnalisés à vos candidats. C'est ce que Noota vous permet de faire :

• Transcription et analyse automatisées: Juste après un entretien, Noota retranscrit l'intégralité de la conversation. Cela vous donne un enregistrement détaillé de tout ce qui a été discuté, ce qui est essentiel pour créer des commentaires personnalisés.
• Personalisez automatiquement vos emails de refus : Noota analyse la transcription et met en évidence les points clés et les compétences évoqués lors de l'entretien. Cela vous permet d'inclure facilement des informations pertinentes dans vos e-mails de refus, afin de vous assurer qu'ils sont spécifiques et utiles.
• Modèles d'e-mails de rejet: Vous pouvez créer des modèles d'e-mails de rejet dans Noota, adaptés aux différents rôles professionnels ou aux différentes étapes du processus d'entretien. Cela garantit que chaque e-mail est adapté à la situation du candidat.

Vous souhaitez envoyer des e-mails de refus respectueux, personnalisés et appropriés pour chaque personne interrogée ? Essayez Noota gratuitement.