Prise de notes de réunion : conseils et modèles

Déjà sorti d'une réunion en vous demandant ce qui a été réellement décidé? Vous n'êtes pas le seul.

Les réunions sont rapidement un gâchi de temps si elles ne sont pas correctement cadrées. Heureusement, la prise de notes vous permet de conserver les points abodées et les transformer en actions concrètes.

Mais comment s'assurer de tout prendre en note tout en se focalisant sur la conversation?

Cet article est votre guide ultime pour améliorer votre prise de note, et vous donner des templates et outils pour aller plus vite.

Les différents types de notes de réunion

Toutes les réunions ne nécessitent pas la même prise de note. Certaines impliquent de prendre en note précisément tout ce qui est dit (procés-verbal), d'autres simplement de tirer les principales décisions prises et tâches assignées (réunion d'équipes).

Voici quelques approches de prises de notes adapté à vos besoins spécifiques.

1. Notes orientées vers l'action

Vous connaissez ces réunions chargées d'objectifs précis, où chaque décision entraîne de nouvelles tâches pour votre équipe ? Les notes orientées vers l'action sont parfaites ici.

Elles se concentrent sur les éléments clés : qui fait quoi, pour quand, et quelles sont les ressources nécessaires. C'est un format de notes qui transforme les discussions en plans d'action concrets. Pensez à une liste de tâches, mais intégrée directement dans vos notes de réunion. C'est un gain de temps énorme pour le suivi post-réunion.

2. Notes de brainstorming

Lors de sessions de brainstorming, l'objectif est de jaillir des idées, pas de trier chaque détail. Les notes de brainstorming capturent l'essence des suggestions, des innovations, et des visions émergentes sans s'encombrer des détails.

Elles peuvent prendre la forme de listes, de cartes mentales ou de diagrammes de flux, fournissant une représentation visuelle des connexions entre les idées. C'est idéal pour stimuler la créativité continue et revisiter les concepts développés lors de la réunion.

3. Notes récapitulatives

Parfois, vous n'avez besoin que d'un aperçu rapide des points abordés, surtout dans les réunions informatives où l'information est dense. Les notes récapitulatives offrent un résumé concis des discussions, des décisions prises, et des points clés.

Elles sont extrêmement utiles pour ceux qui n'ont pas assisté à la réunion ou pour revisiter les décisions majeures sans avoir à écumer des pages entières de détails.

4. Compte-rendus détaillés

Pour les réunions formelles, notamment celles qui impliquent des procédures réglementaires ou des décisions stratégiques de haut niveau, un compte-rendu détaillé peut être nécessaire. Ces notes sont souvent structurées formellement, incluant chaque point de l'ordre du jour, toutes les interventions, et les décisions prises.

Elles servent de document officiel pour les archives et les audits, assurant que tout est enregistré à la lettre.

Les différentes méthodes de prise de notes pour vos réunions

Prendre des notes est plus difficile qu'on peut le croire, c'est une pratique à part entière. Heureusement, il existe plusieurs méthodes reconnus pour le faire efficacement.

Chacune a ses avantages et peut être adaptée en fonction du type de réunion et de vos besoins spécifiques :

1. La méthode Cornell

Développée à l'Université Cornell par Walter Pauk, cette technique est un classique pour une bonne raison. Elle est divisée en trois parties principales : une colonne pour les mots-clés ou les questions, une grande colonne pour les notes, et un résumé en bas de la page.

Ce format vous aide à organiser vos pensées et à clarifier les points principaux, ce qui est parfait pour réviser et consolider les informations après la réunion. La méthode Cornell est particulièrement efficace pour ceux qui aiment les notes structurées et détaillées​​.

2. Le mapping mental

Pour les esprits visuels, le mapping mental peut être une révélation. Cette technique implique de dessiner des diagrammes qui relient les informations autour d'un concept central. Cela peut aider à visualiser les relations entre les idées et faciliter le brainstorming créatif.

Utiliser des couleurs et des images rend non seulement le processus de prise de notes plus agréable mais aussi plus mémorable. Le mapping mental est idéal pour les sessions de brainstorming ou lorsque les réunions abordent des sujets complexes et créatif).

3. La méthode des boîtes

Cette approche moins connue mais très efficace consiste à diviser votre page en plusieurs sections ou "boîtes", chacune dédiée à un sujet ou une catégorie différente. Vous pouvez avoir une boîte pour les questions, une autre pour les idées, et une troisième pour les actions à entreprendre.

Cela vous aide à séparer visuellement les différents éléments de la réunion et à accéder rapidement à l'information souhaitée. La méthode des boîtes est particulièrement utile dans les réunions multi-thématiques où vous devez jongler avec plusieurs types d'informations simultanément​.

4. L'écriture linéaire

Parfois, la simplicité est la clé. L'écriture linéaire consiste simplement à noter les informations dans l'ordre où elles sont discutées, en utilisant des tirets ou des numéros pour les points principaux.

Cette méthode est rapide et intuitive, particulièrement adaptée pour les réunions rapides ou lorsque vous devez capturer de grandes quantités d'informations sans interruption. Bien que moins structurée, elle peut être efficace avec une pratique régulière et un bon sens de l'organisation​.

7 Conseils pour prendre des notes efficacement pendant vos réunions

Dur de prendre des notes tout en se focalisant sur la conversation.

Pour vous aider à maximiser votre efficacité, voici quelques bonnes pratiques pour améliorer la façon dont vous capturez les informations.

1. Préparez un template de notes

Avant la réunion, créez un modèle de prise de notes qui reflète les points de l'ordre du jour. Ce template devrait inclure des sections pour les décisions, les questions ouvertes, les actions à entreprendre, et les points clés.

Avoir un cadre prédéfini vous aide à rester organisé et à vous concentrer sur les éléments importants dès que la réunion commence.

2. Maîtrisez les abréviations personnelles

Développez votre propre système d'abréviations pour les termes fréquemment utilisés dans vos réunions.

Par exemple, utilisez "Déc" pour "décision", "Act" pour "action", ou "Q" pour "question". Cela accélère la prise de notes et libère votre attention pour suivre activement les discussions.

3. Priorisez les points clés

Au lieu d'essayer de transcrire mot pour mot, concentrez-vous sur les décisions prises, les actions assignées, et les points de divergence ou d'accord important. Notez les idées principales et les réponses aux questions critiques.

Si quelque chose semble flou ou mérite une exploration plus approfondie, notez-le pour y revenir plus tard.

4. Utilisez des symboles pour marquer l'importance

Adoptez des symboles simples pour marquer les informations selon leur importance.

Par exemple, un astérisque (*) peut indiquer une action requise, un point d'exclamation (!) peut souligner une idée innovante ou urgente, et un point d'interrogation (?) peut rappeler une idée nécessitant plus de clarification.

5. Intégrez la technologie judicieusement

Si vous êtes à l'aise avec ces logiciels, utilisez des outils numériques pour prendre des notes plus efficacement.

Des applications comme Evernote, Microsoft OneNote, ou Google Keep permettent non seulement de taper plus rapidement que d'écrire à la main, mais aussi d'organiser vos notes de manière plus structurée. De plus, ces outils offrent des options pour partager facilement les notes avec d'autres participants ou les stocker de manière sécurisée dans le cloud.

6. Faites des résumés en temps réel

Cherchez à résumer les discussions longues ou complexes en une ou deux phrases qui capturent l'essence de ce qui est dit.

Cela vous aidera non seulement à mieux comprendre les discussions en cours, mais également à avoir des notes claires et concises à revoir plus tard.

7. Révisez vos notes immédiatement après la réunion

Prenez quelques minutes après la réunion pour passer en revue et affiner vos notes.

C'est le moment de compléter les abréviations, clarifier les points obscurs et structurer les informations de manière cohérente. Cela rendra vos notes plus utiles lors du suivi des actions et pour partager avec ceux qui n'ont pas assisté à la réunion.

6 Templates de Notes de Réunion à copier/coller

Utiliser un modèle de prise de note vous aide non seulement à rester organisé mais garantit aussi que toutes les informations pertinentes sont capturées et faciles à retrouver pour les suivis

Voici des modèles à copier/coller pour vos différents types de réunions :

1. Réunion d'équipe

Modèle pour Réunion d'Équipe :

• Date/Heure :
• Présents :
• Ordre du jour :1.
• Points clés :
• Actions à entreprendre :
  • Qui :
  • Quoi :
  • Pour quand :
• Questions à clarifier :
• Prochaine réunion :
  • Date/Heure :

2. CODIR (Comité de Direction)

Modèle pour Réunion de CODIR :

• Date/Heure :
• Participants :
• Sujets abordés :
  • Stratégie :
  • Finance :
  • RH :
• Décisions prises :
• Actions assignées :
  • Qui :
  • Quoi :
  • Échéance :
• Prochains points à discuter :
• Observations :

3. Réunion de projet

Modèle pour Réunion de Projet :

• Date/Heure :
• Participants :
• Objectifs de la réunion :
• Avancement du projet :
  • État actuel :
  • Problèmes rencontrés :
• Actions à entreprendre :
  • Tâche :
  • Responsable :
  • Délai :
• Risques et opportunités :
• Prochaine étape :

4. Réunion avec un client

Modèle pour Réunion avec un Client :

• Date/Heure :
• Participants :
• Besoin du client :
• Solutions proposées :
• Feedback du client :
• Actions à entreprendre :
  • Qui :
  • Quoi :
  • Date de suivi :
• Notes supplémentaires :

5. Réunion commerciale

Modèle pour Réunion Commerciale :

• Date/Heure :
• Participants :
• Objectifs de la réunion :
• Stratégie de vente :
• Problèmes et solutions :
• Actions à entreprendre :
  • Qui :
  • Quoi :
  • Pour quand :
• Prochaines étapes :

6. Entretien de recrutement

Modèle pour Entretien de Recrutement :

• Date/Heure :
• Candidat :
• Poste envisagé :
• Compétences clés évaluées :
• Impressions générales :
  • Points forts :
  • Points à améliorer :
• Recommandation :
  • Embaucher (Oui/Non) :
• Actions suivantes :

Notes de réunion automatiques : Découvrez Noota

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