Une réunion suivi immédiatement par un e-mail augmente les chances d'une collaboration future.

D'où l'importance d'un follow up après la réunion.

Cet article fournit un guide complet sur la façon de rédiger efficacement des e-mails de suivi après les réunions.

Pourquoi envoyer un e-mail de follow up

Voici pourquoi vous devez envoyer un e-mail de suivi :

1. Montrez que vous appréciez leur temps

Votre e-mail de suivi montre que vous appréciez le temps et les contributions de l'autre personne. Cela montre que vous êtes investi dans le résultat.

2. Assurez-vous que tout le monde reste sur la même longueur d'onde

Les réunions impliquent souvent de nombreuses discussions et décisions. Un e-mail de suivi vous permet de résumer les points clés et de décrire les prochaines étapes de manière structurée.

Lorsque vous récapitulez la réunion par écrit, vous éliminez toute confusion et vous créez une référence pour toutes les personnes impliquées.

3. Renforcez votre professionnalisme

Le suivi montre que l'on peut compter sur vous. En envoyant rapidement un e-mail avec des actions et des responsabilités claires, vous vous affirmez comme une personne qui prend des initiatives et tient ses promesses.

Comment créer un e-mail de suivi efficace ?

Voici comment créer un e-mail de suivi efficace qui laisse une impression durable et garantit des résultats exploitables :

1. Rédigez une ligne d'objet convaincante

Votre objet est la première chose que voit votre destinataire, alors faites en sorte qu'elle compte. Soyez clair et précis, par exemple « Prochaines étapes après notre réunion » ou « Suivi de [sujet de la réunion] ». Un objet fort attire l'attention et donne le ton à l'e-mail.

2. Commencez par un rappel poli de la réunion

Commencez votre e-mail en faisant référence à la réunion. Cela permet de rafraîchir la mémoire du destinataire et d'établir le contexte. Par exemple, « J'ai apprécié notre discussion sur [sujet] plus tôt dans la journée. C'était formidable d'explorer des idées pour [un projet ou un objectif spécifique]. »

3. Exprimez votre gratitude pour l'interaction

Un simple « merci » suffit. Reconnaissez leur temps, leurs idées ou leurs efforts. Par exemple, « Merci d'avoir partagé votre expertise et d'avoir pris le temps de me rencontrer. J'ai trouvé notre conversation utile. » La gratitude aide à établir des relations et laisse une impression positive.

4. Résumer les principaux points abordés

Résumez brièvement les principaux points à retenir de la réunion. Cela fait preuve d'attention et garantit que tout le monde est aligné. Vous pourriez écrire : « Comme indiqué, nous avons identifié trois priorités clés : [énumérer les priorités ou les décisions] ». Soyez concis et pertinent.

5. Décrivez clairement les prochaines étapes

Clarifiez les mesures à prendre, par qui et dans quel délai. Par exemple, « J'enverrai le brouillon de la proposition avant le [date], et j'apprécierais vos commentaires avant le [date limite] ». Les prochaines étapes claires réduisent l'ambiguïté et renforcent la responsabilisation.

6. Fournir des ressources ou des liens supplémentaires

Incluez tous les documents, liens ou références à l'appui de la discussion ou des prochaines étapes. Par exemple, « Vous trouverez ci-joint le rapport que nous avons mentionné, et voici un lien vers l'outil dont nous avons discuté : [lien] ». Cela ajoute de la valeur à votre e-mail.

7. Terminez par une invitation à poursuivre la communication

Terminez sur une note ouverte qui encourage la poursuite du dialogue. Par exemple, « Faites-moi savoir si vous avez des questions ou si vous avez besoin de précisions. Je suis heureuse d'en discuter davantage. » Cela montre votre volonté de rester engagé et de collaborer.

Timing des e-mails de suivi en fonction de différents scénarios

Le timing peut faire la différence entre vos e-mails de suivi. Envoyez-les trop tard et votre message perdra de son impact ; envoyez-les trop tôt et cela peut sembler insistant.

Connaître le bon moment pour différents scénarios garantit que vos e-mails sont efficaces et bien reçus. Voici un guide pratique :

Suivi après la réunion : dans les 24 heures

Après une réunion, vous voulez continuer sur cette lancée. L'envoi de votre e-mail dans les 24 heures garantit que la discussion est encore fraîche dans l'esprit de chacun. Profitez de ce temps pour résumer la réunion, décrire les prochaines étapes et leur montrer votre reconnaissance pour le temps qu'ils ont consacré. Ce suivi immédiat traduit le professionnalisme et permet de faire avancer le projet ou la relation.

Événements de réseautage : dans un délai de 1 à 2 jours

Lorsque vous avez établi une nouvelle connexion lors d'un événement de réseautage, il est crucial de vous connecter alors que le fer est chaud. L'envoi de votre e-mail de suivi dans un délai de 1 à 2 jours permet de consolider la relation tout en gardant votre interaction mémorable. Mentionnez des détails spécifiques de votre conversation pour personnaliser votre message et le faire ressortir.

Suivi de la proposition du client ou de la transaction : après 3 à 5 jours

Lors du suivi d'une proposition ou d'une transaction, la patience est essentielle. Attendez 3 à 5 jours pour donner au destinataire le temps d'examiner votre proposition sans ressentir de pression. Dans votre e-mail, réaffirmez brièvement la valeur de votre proposition et invitez-les à discuter de leurs questions. Par exemple, « Je voulais donner suite à la proposition que j'ai envoyée plus tôt cette semaine. Faites-moi savoir si vous souhaitez fixer un rendez-vous pour passer en revue les détails. » Ce timing équilibré témoigne de la confiance tout en maintenant la conversation vivante.

E-mails de rappel pour les suivis sans réponse : après 1 semaine

Si vous n'avez pas reçu de réponse, un rappel poli au bout d'une semaine est approprié. Restez amical et professionnel, en réitérant l'importance de la question. Évitez de paraître impatient ; présentez-le plutôt comme un léger coup de pouce. Par exemple, « Je voulais juste vérifier mon adresse e-mail précédente. Dites-moi s'il y a un moment opportun pour en discuter davantage. » Cette approche permet de maintenir la bonne volonté tout en incitant à l'action.

Modèles et exemples d'e-mails de suivi

Il est essentiel de rédiger le bon e-mail de suivi pour maintenir le professionnalisme et obtenir des résultats exploitables. Vous trouverez ci-dessous 10 modèles concis et adaptables qui vous guideront dans différents scénarios :

1. Courriel de remerciement après la réunion

Sujet : Merci de nous avoir rencontrés aujourd'hui

« Bonjour [Nom du destinataire],

Merci de m'avoir rencontrée aujourd'hui. J'apprécie vos idées sur [un sujet spécifique]. Comme indiqué, je prendrai [des mesures spécifiques] d'ici [date limite]. S'il vous plaît, faites-moi savoir s'il y a autre chose que je puisse faire pour vous aider. »

Cordialement,

[Votre nom]

2. E-mail de suivi de l'événement de réseautage

Sujet : Excellente connexion à [Nom de l'événement]

« Bonjour [Nom du destinataire],

C'était super de communiquer avec vous à [nom de l'événement]. J'ai apprécié notre conversation sur [un sujet spécifique]. Fixons un moment pour discuter davantage [d'une idée ou d'une opportunité spécifique]. Es-tu disponible la semaine prochaine ? »

Cordialement,

[Votre nom]

3. E-mail récapitulatif avec mesures à prendre

Sujet : Suivi de [Nom de la réunion]

« Bonjour [Nom du destinataire],

Voici un résumé de notre discussion :

• [Point clé/action 1]
• [Point clé/action 2]

Comme convenu, je vais [prendre des mesures spécifiques]. Faites-moi savoir si vous avez des ajouts ou des corrections. »

Cordialement,

[Votre nom]

4. E-mail de suivi après absence de réponse

Sujet : Enregistrement

« Bonjour [Nom du destinataire],

Je voulais faire suite à mon précédent e-mail concernant [un sujet spécifique]. Dites-moi s'il y a un moment opportun pour en discuter. Je serais heureuse de fournir plus de détails si nécessaire. »

Cordialement,

[Votre nom]

5. Courriel de suivi de la soumission des propositions

Sujet : Feedback sur la proposition

« Bonjour [Nom du destinataire],

J'espère que vous avez eu l'occasion d'examiner la proposition que j'ai envoyée le [date]. J'aimerais connaître vos commentaires et discuter des prochaines étapes. Dites-moi quelle heure vous convient le mieux. »

6. Reconnexion du courrier électronique après une longue interruption

Sujet : Reconnexion

« Bonjour [Nom du destinataire],

J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Cela fait longtemps que nous ne nous sommes pas parlé. J'aimerais me reconnecter et discuter [d'un sujet spécifique ou d'une collaboration potentielle]. Êtes-vous libre de rattraper votre retard ? »

Cordialement,

[Votre nom]

7. E-mail de suivi pour confirmer les prochaines étapes

Sujet : Confirmation des prochaines étapes

« Bonjour [Nom du destinataire],

Suivi pour confirmer les prochaines étapes dont nous avons discuté :

• [Étape spécifique 1]
• [Étape spécifique 2]

Veuillez me faire savoir s'il y a des changements ou des détails supplémentaires. »

Cordialement,

[Votre nom]

8. Envoyer un e-mail pour partager les ressources relatives à la réunion

Sujet : Ressources issues de notre réunion

« Bonjour [Nom du destinataire],

Comme indiqué, voici les ressources que nous avons couvertes :

• [Ressource/Lien 1]
• [Ressource/Lien 2]

Faites-moi savoir si vous avez des questions ou si vous avez besoin de plus amples informations. »

Cordialement,

[Votre nom]

9. E-mail de planification de la réunion de suivi

Sujet : Programmation de notre prochaine discussion

« Bonjour [Nom du destinataire],

J'aimerais planifier une réunion de suivi pour aborder [un sujet spécifique]. Êtes-vous disponible le [date et heure] ? Dites-moi ce qui fonctionne le mieux pour vous. »

Cordialement,

[Votre nom]

10. E-mail de suivi personnalisé pour les prospects

Sujet : Enchanté par [Opportunité spécifique]

« Bonjour [Nom du destinataire],

Ce fut un plaisir de découvrir [l'intérêt spécifique du prospect]. Je suis convaincu que [votre produit/service] peut vous aider à relever [un défi spécifique]. Planifions un appel pour en discuter plus en détail. »

Cordialement,

[Votre nom]

Simplifiez vos suivis avec l'IA: Noota

Si vous voulez vraiment améliorer votre jeu de suivi, Noota propose une gamme de fonctionnalités conçues pour simplifier le processus et améliorer l'efficacité. Voici comment Noota peut vous aider à créer et à envoyer des suivis plus intelligents :

• Transcriptions de réunions alimentées par l'IA pour des résumés précis : Résumer les réunions peut être fastidieux et prendre beaucoup de temps. La transcription IA de Noota capture les discussions détaillées en quelques secondes, vous permettant d'extraire les points clés sans effort. Cela garantit que vos suivis sont précis et réalisables, ce qui vous permet d'économiser du temps et des tracas.
• Des informations exploitables pour définir les prochaines étapes : Noota identifie les éléments réalisables de vos réunions, tels que les tâches ou les livrables. Ces informations vous aident à structurer les suivis qui clarifient les responsabilités et maintiennent la dynamique. Avec Noota, vous ne manquez jamais les détails critiques.
• Envoyez un e-mail de suivi personnalisé en un clic : Noota s'intègre parfaitement aux plateformes de messagerie, vous permettant de générer et d'envoyer des suivis en un seul clic. L'e-mail sera basé sur les points clés de votre réunion.

Vous voulez améliorer votre jeu de suivi grâce à ces fonctionnalités ? Essayez Noota gratuitement dès maintenant.

FAQ sur les suivis après les réunions

Quelle doit être la longueur de mon e-mail de suivi ?

Soyez concis avec 4 à 5 courts paragraphes. Concentrez-vous sur la synthèse claire des points clés et des prochaines étapes, sans détails inutiles.

Quelle est la meilleure façon de personnaliser les e-mails de suivi ?

Faites référence à la réunion et mentionnez les sujets spécifiques abordés. Utilisez leur nom et répondez à leurs défis ou à leurs objectifs pour montrer leur pertinence.

Comment puis-je gérer les destinataires qui ne répondent pas ?

Envoyez un rappel poli après 3 à 5 jours. S'il n'y a pas de réponse, reprenez le contact au bout d'une semaine pour ajouter du contexte ou de la valeur.

Dois-je effectuer un suivi si le destinataire a déjà accepté les étapes suivantes ?

Oui, confirmez les délais et partagez les ressources pertinentes. Cela permet de renforcer l'alignement et de maintenir l'élan.

Comment structurer un e-mail de suivi pour différents contextes de réunion ?

Pour les réunions informelles, adoptez un ton amical et léger. Lors des réunions formelles, mettez l'accent sur les principaux points à retenir, les prochaines étapes et les délais.

Est-il préférable d'envoyer des e-mails de suivi pendant les heures de bureau ?

Oui, la visibilité est optimale en milieu de matinée ou en début d'après-midi. Évitez les nuits tardives ou les fins de semaine, sauf en cas d'urgence.