Enregistrer vos réunions Webex est utile, mais les associer à des transcriptions permet de passer à la vitesse supérieure.

Vous pouvez revenir sur vos décisions, suivre les mesures à prendre et partager les principaux points à retenir avec votre équipe, sans avoir à revoir la vidéo complète.

Dans ce guide, on vous montre comment transcrire vos réunions Webex étape par étape grâce à la transcription intégrée, mais également à l'aide d'autres outils pour obtenir un rapport d'IA.

Est-ce que Webex dispose d'une fonction de transcription intégrée ?

Oui, Webex propose une transcription automatique. Elle fonctionne avec le cloud enregistrements enregistrés au format MP4. Une fois activée, chaque réunion enregistrée sera accompagnée d'une transcription.

La transcription s'affiche à côté de la vidéo pendant la lecture. Vous pouvez la parcourir et cliquer sur n'importe quelle partie pour accéder à ce moment de la réunion. Cela permet de revoir facilement ce qui a été dit et à quel moment.

Elle n'est disponible qu'en anglais pour le moment. Si votre réunion se déroule dans une autre langue, la fonctionnalité ne fonctionnera pas. De plus, cette fonctionnalité n'est disponible que si votre forfait Webex l'inclut. Tous les utilisateurs n'y ont pas accès par défaut.

Pour l'utiliser, vous devez vous assurer que la transcription est activée. Dans la plupart des cas, votre administrateur Webex doit l'activer pour votre organisation. Si l'option ne s'affiche pas, vérifiez auprès d'eux.

Comment transcrire un enregistrement sur Webex

La transcription d'une réunion Webex ne fonctionne qu'avec les enregistrements dans le cloud au format MP4. Voici comment procéder, étape par étape.

Étape 1 : Vérifiez si la transcription est activée

Avant de commencer l'enregistrement, assurez-vous que la transcription est activée dans votre compte Webex.

• Connectez-vous à votre compte Webex.
• Accédez à Préférences > Enregistrement.
• Trouvez l'option « Créer des transcriptions d'enregistrement pour tous mes enregistrements MP4 ».
• Allume le.

Si cette option n'apparaît pas, il se peut que votre administrateur doive l'activer pour votre organisation. Dans ce cas, contactez votre équipe informatique ou votre administrateur Webex.

Étape 2 : Enregistrez votre réunion Webex

Une fois la transcription activée, vous pouvez enregistrer votre réunion comme d'habitude.

• Démarrez votre réunion Webex.
• Cliquez sur Record bouton en bas de votre écran.
• Choisissez de sauvegarder l'enregistrement dans le cloud.

Les transcriptions ne sont disponibles que pour les enregistrements dans le cloud. Si vous enregistrez le fichier localement, vous n'obtiendrez pas de transcription.

Étape 3 : Attendez que l'enregistrement soit traité

À la fin de votre réunion, Webex commencera à traiter la vidéo et la transcription. Cela prend généralement quelques minutes. Les réunions plus longues peuvent prendre plus de temps.

Dans la plupart des cas, votre transcription sera prête environ deux fois plus longtemps que votre réunion. Par exemple, le traitement d'une réunion de 30 minutes peut prendre jusqu'à une heure.

Étape 4 : Accédez à votre enregistrement et à votre transcription

Une fois le traitement terminé, rendez-vous dans votre Enregistrements Webex page.

• Connectez-vous à votre compte Webex.
• Cliquez sur votre photo de profil et rendez-vous sur Enregistrements.
• Trouvez la réunion que vous venez d'enregistrer.
• Cliquez dessus pour ouvrir la page de lecture.

Vous pouvez voir la transcription sur le côté droit de la vidéo. Au fur et à mesure de la lecture de la vidéo, la transcription défile automatiquement et met le texte en surbrillance en temps réel.

Étape 5 : Utiliser la transcription

Vous pouvez :

• Cliquez sur n'importe quelle phrase de la transcription pour accéder à ce moment de la vidéo.
• Recherchez des mots clés pour trouver les moments clés plus rapidement.
• Modifiez le texte si nécessaire pour des raisons de clarté ou de précision.

Vous pouvez également télécharger la transcription dans un fichier séparé. Ceci est utile si vous souhaitez le partager avec d'autres personnes ou l'ajouter aux notes de réunion.

Étape 6 : partager l'enregistrement et la transcription

Webex facilite le partage de vos enregistrements et de vos transcriptions avec votre équipe.

• Sur la page d'enregistrement, cliquez sur PARTAGEZ.
• Entrez les adresses e-mail des personnes à qui vous souhaitez l'envoyer.
• Vous pouvez contrôler les autorisations d'accès si nécessaire.

Résolution des problèmes de transcription Webex

Parfois, les choses ne se passent pas comme prévu. Si votre transcription Webex ne s'affiche pas ou semble incorrecte, ne vous inquiétez pas. La plupart des problèmes sont faciles à résoudre.

Voici les problèmes les plus courants et les moyens de les résoudre.

Problème 1 : la transcription est manquante

Vous avez enregistré votre réunion, mais il n'y a pas de transcription. Cela signifie généralement que la transcription n'a pas été activée.

Commencez par vérifier vos paramètres Webex :

• Accédez à Préférences > Enregistrement.
• Assurez-vous que l'option « Créer des transcriptions pour tous mes enregistrements MP4 » est activée.

Si cette option n'apparaît pas, il se peut que votre administrateur Webex doive l'activer pour votre compte. Contactez votre équipe informatique ou votre administrateur pour confirmer.

Vérifiez également comment vous avez enregistré la réunion. Les transcriptions ne sont créées que pour les enregistrements dans le cloud. Si vous avez enregistré le fichier sur votre ordinateur, vous n'obtiendrez pas de transcription.

Problème 2 : la transcription est retardée

Vous avez terminé votre réunion et l'avez enregistrée dans le cloud. Mais la transcription n'est pas encore parue.

C'est normal. Webex a besoin de temps pour traiter votre vidéo et générer la transcription. Dans la plupart des cas, la durée de votre réunion est deux fois plus longue.

Par exemple, une réunion de 60 minutes peut nécessiter 1 à 2 heures avant l'affichage de la transcription. Pour les enregistrements très longs, cela peut prendre jusqu'à 24 heures.

Si cela fait plus d'une journée et que vous ne voyez toujours pas de transcription, contactez l'assistance Webex.

Problème 3 : La transcription est inexacte

Votre transcription est là, mais certaines parties n'ont aucun sens. Peut-être que les noms sont faux ou que certaines phrases sont déformées.

Cela est généralement dû à une mauvaise qualité audio. Webex utilise la reconnaissance vocale pour transcrire la parole, et il a besoin d'un son clair.

Voici comment améliorer les résultats :

• Utilisez un bon microphone.
• Évitez les bruits de fond pendant la réunion.
• Demandez aux intervenants de parler clairement et de ne pas s'interrompre.

Les accents et la rapidité de la parole peuvent également réduire la précision. Webex ne prend en charge que l'audio en anglais, donc si quelqu'un parle une autre langue ou passe d'une langue à l'autre, la transcription peut être erronée.

Problème 4 : Impossible de modifier la transcription

Webex vous permet d'apporter des modifications, mais uniquement si l'enregistrement est enregistré dans le cloud et que la transcription est activée. Si vous ne voyez pas l'option de modification :

• Assurez-vous que vous êtes l'hôte de la réunion ou que vous en avez reçu l'autorisation.
• Ouvrez l'enregistrement sur le portail Webex et recherchez le panneau de transcription.
• Cliquez sur icône en forme de crayon pour modifier le texte.

Toujours pas de chance ? Vérifiez les autorisations de votre compte ou adressez-vous à votre administrateur.

Problème 5 : votre administrateur a désactivé la transcription

Dans certaines organisations, la transcription est désactivée par défaut. Si aucune des solutions ci-dessus ne fonctionne, cela peut être le problème.

Les administrateurs contrôlent l'accès aux fonctionnalités de transcription. Si votre rôle ne l'inclut pas, vous ne pourrez pas l'utiliser, même si l'option apparaît dans vos paramètres.

Adressez-vous à votre administrateur et demandez l'accès. Si cela n'est pas possible, vous pouvez utiliser un outil tiers comme Noota.

Noota propose une transcription précise, même si Webex ne le fait pas. Vous bénéficierez également de fonctionnalités supplémentaires telles que les résumés des réunions et les points forts de l'IA.

Comment enregistrer, transcrire et résumer une réunion Webex avec Noota

La transcription Webex fonctionne bien, lorsqu'elle est disponible. Mais parfois, vous avez besoin de plus de flexibilité. La transcription est peut-être désactivée sur votre compte. Vous souhaitez peut-être des fonctionnalités avancées telles que des résumés et des actions.

C'est là qu'intervient Noota.

Noota est une assistante de réunion tierce. Il vous permet d'enregistrer, de transcrire et de résumer vos réunions Webex, sans avoir besoin d'autorisations spéciales. Voici comment l'utiliser étape par étape.

Étape 1 : connectez votre réunion Webex à Noota

Commencez par visiter noota.io. Créez un compte gratuit si ce n'est pas déjà fait.

Copiez ensuite le lien vers votre réunion Webex.

• Accédez à votre calendrier ou à votre tableau de bord Webex.
• Copiez l'URL de la réunion.

Maintenant, collez cette URL dans votre tableau de bord Noota. Vous trouverez un champ clair pour insérer le lien de votre réunion.

Vous pouvez également utiliser Extension Web Noota. Il se connecte directement à votre navigateur, ce qui rend la configuration encore plus rapide. Une fois installé, Noota détectera automatiquement votre réunion Webex dès son démarrage.

Étape 2 : Enregistrez la réunion

Noota peut enregistrer votre réunion de deux manières.

• Si vous utilisez la méthode du lien, le bot de Noota rejoindra votre appel Webex en tant que participant silencieux.
• Si vous utilisez l'extension de navigateur, elle commence à enregistrer et à transcrire dès le début de la réunion.

Dans les deux cas, vous n'avez rien d'autre à faire. Noota s'occupe de l'enregistrement et de la transcription en direct en arrière-plan.

Aucune autorisation spéciale. Aucune installation de logiciel. Il suffit de cliquer et c'est parti.

Étape 3 : Accédez à votre enregistrement et à votre transcription

Une fois la réunion terminée, Noota télécharge tout sur votre compte.

• Connectez-vous à votre tableau de bord Noota.
• Ouvrez la réunion que vous venez d'enregistrer.
• Vous verrez une vidéo complète, une transcription complète et un résumé de la réunion généré automatiquement.

Vous pouvez faire défiler la transcription, rechercher des mots clés et cliquer sur n'importe quelle phrase pour accéder à cette partie de la vidéo.

Vous avez besoin de corriger une phrase ou de surligner une citation clé ? Vous pouvez modifier directement sur la plateforme.

Étape 4 : partager et résumer

Noota ne s'arrête pas à la transcription. Il vous donne des informations structurées sur votre réunion.

• Un résumé complet de la réunion
• Points clés et décisions
• Éléments d'action avec noms attribués et délais
• Identification du locuteur

Vous pouvez exporter ce résumé ou le copier dans votre CRM, ATS ou outil de gestion de projet. Il suffit de cliquer PARTAGEZ et invitez des coéquipiers ou des parties prenantes. Vous pouvez contrôler qui peut consulter ou modifier le contenu.

Vous souhaitez transcrire et résumer vos réunions Webex ? Essayez Noota gratuitement dès maintenant.