Les 8 compétences clés pour conduire un entretien

Mener entretien est une compétence souvent sous-estimée dans sa difficulté.

Pour bien faire les choses, il ne suffit pas de suivre un script.

Dans cet article, on explore ensemble les 8 principales compétences que chaque intervieweur doit maîtriser afin de prendre de meilleures décisions d'embauche.

1. Écoute active

L'écoute active vous permet de détecter des détails importants qui pourraient passer inaperçus par un intervieweur moins engagé. Il vous permet d'aller au-delà des réponses superficielles et d'approfondir les capacités de résolution de problèmes, l'intelligence émotionnelle et l'adéquation culturelle du candidat.

Une écoute attentive montre également au candidat que vous appréciez sa contribution, ce qui peut le mettre à l'aise et encourager des réponses plus ouvertes et honnêtes.

Comment améliorer vos capacités d'écoute active

Améliorer l'écoute active est simple mais demande de la pratique :

• Concentrez-vous entièrement sur le candidat lorsqu'il prend la parole. Éloignez les distractions, y compris votre téléphone ou même vos notes. ‍
• Paraphrasez ce que le candidat a dit pour vous assurer de bien l'avoir compris. ‍
• Posez des questions complémentaires pour montrer que vous ne vous contentez pas d'entendre des mots, mais que vous vous intéressez à leur signification.

Exemple d'écoute active en action

Imaginez qu'un candidat parle d'un projet difficile qu'il a dû modifier en raison des demandes de dernière minute des clients. Au lieu de passer à la question suivante, un auditeur actif approfondirait : « Quelles mesures spécifiques avez-vous prises pour gérer les attentes des clients au cours de cette période de transition ? »

2. Communication transparente

Trop d'intervieweurs commettent l'erreur de brosser un tableau trop optimiste du poste ou de l'entreprise lors des entretiens. Ils veulent impressionner le candidat, mais cette approche a souvent l'effet inverse. En ne faisant pas preuve de franchise face aux défis, vous risquez d'embaucher quelqu'un qui n'est peut-être pas la bonne personne, ce qui entraîne une rotation du personnel et une perte de temps.

Comment améliorer votre communication

• Passez en revue les aspects les plus difficiles du rôle et réfléchissez à la manière de les présenter de manière positive mais honnête. Au lieu de cacher les défis, positionnez-les comme des opportunités de croissance.
• Préparez-vous à répondre à des questions difficiles sur la culture de votre entreprise, le style de gestion et les éventuels problèmes liés au poste.

Exemple de communication en action

Supposons qu'un candidat pose des questions sur la dynamique d'équipe dans un département présentant des problèmes de communication connus. Au lieu de passer sous silence le problème, vous pourriez dire : « Nous avons rencontré des difficultés en matière de communication entre les équipes, mais nous travaillons activement à l'améliorer. C'est un domaine dans lequel vos solides compétences en matière de collaboration pourraient avoir un réel impact. »

3. Questions ouvertes

Beaucoup trop d'intervieweurs se fient encore à des questions par oui/non qui limitent la capacité des candidats à démontrer leurs compétences et leurs expériences.

Les questions ouvertes vont au-delà des réponses superficielles et incitent les candidats à partager des exemples concrets qui démontrent leurs compétences et leurs expériences. Ces questions révèlent comment les candidats pensent, résolvent les problèmes et gèrent les défis, vous donnant ainsi une idée plus précise de leurs capacités.

Comment améliorer votre utilisation des questions ouvertes

• Préparez des questions précises et réfléchies qui correspondent au poste pour lequel vous recrutez.
• Suivez leurs réponses en leur demandant plus de détails, ce qui vous aidera à évaluer la façon dont ils abordent les problèmes et gèrent la pression.
• Utiliser questions comportementales ou situationnelles qui mettent l'accent sur des scénarios spécifiques.

Exemple de questions ouvertes en action

Imaginez que vous recrutez pour un poste de direction. Au lieu de demander : « Êtes-vous à l'aise pour gérer des équipes ? » demandez : « Pouvez-vous décrire une époque où vous avez dû motiver une équipe désengagée ? Comment avez-vous abordé la situation et quel en a été le résultat ? » Cela permet au candidat de fournir des exemples concrets de son style de leadership et de son efficacité.

4. Évaluation structurée

Bien que l'intuition puisse parfois être utile, il s'agit d'une méthode risquée et incohérente pour évaluer les candidats. L'évaluation structurée garantit que vous évaluez les candidats sur la base de critères objectifs, plutôt que d'impressions subjectives. Cela permet également d'assurer la cohérence entre les entretiens.

Comment améliorer votre processus d'évaluation structuré

• Utilisez des grilles de notation ou des cartes de pointage. Ces outils vous permettent de classer les candidats en fonction de compétences ou de qualités spécifiques qui sont essentielles pour le poste.
• Utilisez des méthodes telles que STAR (situation, tâche, action, résultat) pour évaluer dans quelle mesure les candidats répondent aux questions d'entretien comportementales.

Exemple d'évaluation structurée en action

Supposons que vous interviewez plusieurs candidats pour un poste de service client. Vous utilisez un système de notation basé sur leurs réponses aux questions de résolution des conflits des clients. Vous posez les mêmes questions à tous les candidats et vous les notez selon les mêmes critères.

5. Intelligence émotionnelle

Votre capacité à lire les signaux émotionnels peut faire toute la différence dans la qualité des informations que vous extrayez de l'entretien. Les candidats sont plus susceptibles de s'ouvrir et de donner des réponses honnêtes lorsqu'ils se sentent compris et respectés.

L'intelligence émotionnelle vous aide également à rester calme lors d'entretiens difficiles. Si un candidat se met sur la défensive ou si vous ressentez des tensions, votre IE vous permet de gérer la situation calmement, de désamorcer les conflits potentiels et de remettre l'entretien sur la bonne voie.

Comment améliorer votre intelligence émotionnelle en tant qu'intervieweur

• Reconnaissez la façon dont vous réagissez au stress et comprenez comment vos émotions peuvent influencer vos décisions. Entraînez-vous à être présent lors des entretiens, en vous concentrant non seulement sur les paroles du candidat, mais également sur son langage corporel, le ton de sa voix et ses expressions faciales.
• Efforcez-vous de comprendre le point de vue du candidat. Si un candidat semble anxieux, reconnaissez-le et créez une atmosphère plus confortable en le rassurant ou en changeant le ton de la conversation.
• Évitez de l'interrompre et répondez plutôt de manière réfléchie à ce que dit le candidat.

Exemple d'intelligence émotionnelle en action

Imaginez qu'un candidat devienne visiblement nerveux lorsqu'on lui pose une question difficile sur un échec passé. Au lieu d'insister plus fort ou de passer à autre chose trop rapidement, un intervieweur à IE élevé reconnaîtrait l'inconfort et dirait quelque chose comme : « Je comprends que cela peut être une question difficile. Prends ton temps. »

6. Gestion du temps

Lorsque vous ne parvenez pas à bien gérer votre temps lors d'un entretien, vous risquez de passer à côté d'informations clés sur le candidat. La gestion du temps vous permet d'obtenir les informations dont vous avez besoin tout en maintenant une atmosphère détendue et organisée.

De plus, les candidats jugent souvent l'entreprise en fonction de la qualité de l'entretien.

Comment améliorer vos compétences en matière de gestion du temps

• Structurer l'entretien à l'avance. Divisez-le en segments, tels que les introductions, les questions principales, les questions des candidats et les remarques de clôture. Attribuez des blocs de temps spécifiques à chaque section.‍
• Préparez vos questions par ordre de priorité. Commencez par les questions les plus cruciales pour vous assurer d'obtenir des réponses. Si le temps presse, vous aurez tout de même couvert les domaines clés qui comptent le plus pour le poste.
• Réglez une minuterie ou gardez une horloge en vue pour savoir combien de temps il vous reste.

7. Adaptabilité

S'en tenir strictement à un script est une erreur courante que commettent les intervieweurs. Bien que la préparation soit essentielle, la capacité d'adaptation est ce qui distingue les meilleurs intervieweurs. Il n'y a pas deux candidats identiques, il ne doit donc pas y avoir deux entretiens identiques.

Comment améliorer votre capacité d'adaptation

L'amélioration de l'adaptabilité commence par être à l'aise avec l'improvisation. Bien qu'il soit important d'avoir un cadre, laissez de la place aux écarts. Entraînez-vous à poser des questions complémentaires directement liées aux réponses du candidat, au lieu de simplement passer au point suivant de votre liste.

Exemple d'adaptabilité en action

Imaginez que vous interviewez un candidat pour un poste dans le marketing et qu'il mentionne un projet parallèle dans le cadre duquel il a aidé une organisation à but non lucratif à améliorer sa présence sur les réseaux sociaux. Un intervieweur adaptable ne s'en tiendrait pas à la prochaine question prévue mais demanderait : « Pouvez-vous m'expliquer les stratégies que vous avez utilisées pour ce projet ? » Cela montre de l'intérêt et permet au candidat de démontrer ses compétences de manière pratique.

8. Compètences relationnelles

Le small talk n'est pas le seul moyen de connecter avec vos candidats. Il s'agit aussi de réduire la tension naturelle qui accompagne les entretiens d'embauche. Lorsque les candidats ont l'impression d'avoir une conversation plutôt que d'être interrogés, ils sont plus susceptibles de vous donner des réponses détaillées et honnêtes.

Comment améliorer vos compétences relationnelles

• Commencez l'entretien par des questions légères et non liées au travail. Renseignez-vous sur le week-end du candidat, sur ses loisirs ou sur quelque chose que vous avez remarqué sur son CV qui semble intéressant mais moins formel, comme un intérêt commun. ‍
• Imitez le style de communication du candidat. S'ils vous semblent plus formels, emboîtez le pas. S'ils sont détendus et conversationnels, ajustez votre ton en conséquence.
• Montrez que les réponses du candidat vous intéressent réellement. Reconnaissez et notez souvent les mots prononcés par votre candidat.

Exemple de relationnel en action

Imaginez que vous commenciez un entretien en commentant un aspect unique du parcours du candidat, comme un rôle bénévole ou un changement de carrière intéressant. Ce simple accusé de réception peut transformer la conversation en un dialogue plus personnel et plus détendu. Par exemple, vous pourriez dire : « J'ai remarqué que vous avez travaillé sur un projet communautaire. Qu'est-ce qui vous a incité à vous impliquer ? »

Plus de focus sur le candidat grâce à des notes automatiques: Noota

L'assistant de réunion IA de Noota est conçu pour automaitiser l'ensemble du processus d'entretien, vous permettant de vous concentrer sur le candidat plutôt que sur des tâches manuelles :

• ‍Enregistrement et transcription automatiques : Noota enregistre et transcrit automatiquement les interviews en temps réel. Au lieu de griffonner des notes pendant la conversation, l'outil capture chaque mot, fournissant une transcription précise à laquelle vous pourrez vous référer plus tard.
• Résumés structurés : Après chaque entretien, Noota génère résumés structurés qui mettent en lumière les points clés de la conversation. Au lieu de parcourir des pages de notes brutes, vous obtenez un aperçu concis et organisé des principaux points à retenir.
• Évaluation des objectifs : Noota utilise des méthodes structurées telles que STAR (situation, tâche, action, résultat) pour évaluer objectivement les réponses des candidats. Vous pouvez personnaliser les modèles d'évaluation en fonction de vos critères de recrutement, afin de garantir la cohérence de tous les entretiens.

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