La planification d'un entretien peut facilement tourner en un échange incessants d'emails.

D'où l'importance d'envoyer des e-mails de convocation clairs et précis à vos candidats.

Cet article vous fournit huit modèles prêts à l'emploi et vous montre comment automatiser et améliorer votre processus d'entretien.

La bonne façon de rédiger un e-mail d'entretien

Un e-mail d'invitation à un entretien mal rédigé peut vous coûter les meilleurs talents. Voici comment en créer un efficace et engageant :

Ligne d'objet

Votre objet est la première chose que votre destinataire verra, et elle doit être claire et précise. Une ligne d'objet telle que « Demande d'entretien : John Doe — Marketing Manager » indique instantanément l'objectif de votre e-mail et évite la redoutable ambiguïté qui conduit à des messages non ouverts.

Message d'accueil

Adressez-vous toujours au destinataire par son nom. L'utilisation d'un message d'accueil générique tel que « Cher candidat » peut rendre votre e-mail impersonnel. Au contraire, « Dear Ms. Smith » ou « Hello Mr. Johnson » montrent que vous avez pris le temps de personnaliser votre communication.

Présentation

Votre introduction doit être brève mais instructive. Mentionnez qui vous êtes et pourquoi vous écrivez. Cela donne immédiatement un contexte et montre que vous êtes organisé et direct.

Disponibilité

Proposez plusieurs dates et heures pour l'entretien. Par exemple, « Je suis disponible pour un entretien aux dates suivantes : le 25 juillet, de 10 h à 12 h ; le 26 juillet, de 14 h à 16 h ; et le 27 juillet, de 9 h à 11 h. Je suis situé dans le fuseau horaire EST. » En proposant des options, vous réduisez les allers-retours et accélérez le processus de planification.

Demande de confirmation

Demandez poliment au destinataire de confirmer l'heure de l'entretien ou de suggérer une alternative. Par exemple, « Veuillez me faire savoir si l'une de ces options vous convient. Si aucune ne vous convient, veuillez suggérer une autre date et heure, et je ferai de mon mieux pour vous en tenir compte. » Cela montre que vous êtes prêt à vous adapter et à valoriser leur temps.

Informations de contact

Indiquez vos coordonnées à la fin de l'e-mail. Cela devrait être simple, par exemple : « Vous pouvez me joindre à john.doe@example.com ou 123-456-7890. » La fourniture de ces informations à l'avance permet d'éviter des retards inutiles et garantit une communication fluide.

Note de remerciement

Terminez toujours par un mot de remerciement. Exprimez votre reconnaissance pour cette opportunité et réitérez votre enthousiasme pour l'entretien. Par exemple, « Merci d'avoir pris en compte ma candidature. J'ai hâte de vous entendre bientôt. »

8 modèles d'e-mails de convocation à un entretien

Disposer d'un ensemble de modèles pour planifier des entretiens peut vous faire gagner du temps et garantir la cohérence :

1. Invitation à un entretien initial

Ce modèle est pour la première fois que vous invitez un candidat à un entretien.

Objet : Invitation à un entretien : [Votre nom] — [Titre du poste]

Cher [Nom du candidat],

Merci d'avoir postulé pour le poste [Titre du poste] chez [Nom de l'entreprise]. Nous avons été impressionnés par votre candidature et nous aimerions vous inviter à un entretien.

Je suis disponible pour un entretien aux dates suivantes :

• [Date 1], [Heure 1]
• [Date 2], [Heure 2]
• [Date 3], [Heure 3]

Veuillez me faire savoir si l'une de ces options vous convient. Si aucune de ces dates ne vous convient, veuillez suggérer une autre date et une autre heure, et je ferai de mon mieux pour vous en tenir compte.

J'attends votre réponse avec impatience.

Cordialement,
[Votre nom]
[Votre position]
[Nom de l'entreprise]
[Vos coordonnées]

2. Reprogrammation de l'entretien

Utilisez ce modèle lorsque vous devez reprogrammer une heure d'entretien déjà convenue.

Objet : Reprogrammation de l'entretien : [Votre nom] — [Titre du poste]

Cher [Nom du candidat],

J'espère que vous allez bien. En raison de circonstances imprévues, nous devons reprogrammer votre prochain entretien pour le poste [Titre du poste] chez [Nom de l'entreprise]. Nous nous excusons pour la gêne occasionnée et vous remercions de votre flexibilité.

Je suis disponible pour un entretien aux dates suivantes :

• [Nouvelle date 1], [Nouvelle heure 1]
• [Nouvelle date 2], [Nouvelle heure 2]
• [Nouvelle date 3], [Nouvelle heure 3]

Veuillez me faire savoir si l'une de ces options vous convient ou si vous avez d'autres horaires préférés.

Merci de votre compréhension.

Cordialement,
[Votre nom]
[Votre position]
[Nom de l'entreprise]
[Vos coordonnées]

3. Confirmation de l'entretien

Ce modèle sert à confirmer votre disponibilité pour un entretien programmé.

Objet : Confirmation de l'entretien le [Date] pour [Titre du poste] à [Nom de l'entreprise]

Cher [Nom de l'intervieweur],

Merci de m'avoir invitée à un entretien pour le poste [Titre du poste] chez [Nom de l'entreprise]. Je vous écris pour confirmer ma présence à l'entretien prévu le [Date] à [Heure], qui se tiendra à [Lieu/Lien pour l'entretien à distance].

J'ai hâte de discuter de la manière dont mes compétences et mes expériences correspondent aux besoins de votre équipe et d'en savoir plus sur cette opportunité.

Cordialement,
[Votre nom]
[Vos coordonnées]

4. Invitation à un entretien téléphonique

Ce modèle est destiné à planifier un entretien téléphonique, en fournissant des instructions claires sur l'heure et les coordonnées.

Objet : Invitation à un entretien téléphonique : [Votre nom] — [Titre du poste]

Cher [Nom du candidat],

Nous avons le plaisir de vous informer que votre candidature pour le poste [Titre du poste] chez [Nom de l'entreprise] est passée à l'étape suivante. Nous aimerions planifier un entretien téléphonique pour discuter plus en détail de vos qualifications.

Je suis disponible pour un entretien téléphonique aux dates suivantes :

• [Date 1], [Heure 1]
• [Date 2], [Heure 2]
• [Date 3], [Heure 3]

Veuillez confirmer laquelle de ces options vous convient le mieux ou suggérez une autre heure si nécessaire. Vous pouvez me joindre à [Votre numéro de téléphone].

J'ai hâte de discuter avec vous.

Cordialement,
[Votre nom]
[Votre position]
[Nom de l'entreprise]
[Vos coordonnées]

5. Invitation à un entretien vidéo

Utilisez ce modèle pour planifier un entretien vidéo, en fournissant des instructions claires et les détails nécessaires sur la plateforme de visioconférence.

Objet : Invitation à un entretien vidéo : [Votre nom] — [Titre du poste]

Cher [Nom du candidat],

Merci d'avoir postulé pour le poste [Titre du poste] chez [Nom de l'entreprise]. Nous aimerions vous inviter à un entretien vidéo pour discuter plus en détail de vos qualifications.

Je suis disponible pour un entretien vidéo aux dates suivantes :

• [Date 1], [Heure 1]
• [Date 2], [Heure 2]
• [Date 3], [Heure 3]

L'entretien se déroulera via [Nom de la plateforme]. Veuillez me faire savoir laquelle de ces options vous convient le mieux ou suggérer une autre heure si nécessaire. Vous recevrez un lien pour rejoindre la réunion une fois l'heure confirmée.

J'ai hâte de discuter avec vous.

Cordialement,
[Votre nom]
[Votre position]
[Nom de l'entreprise]
[Vos coordonnées]

6. Invitation à un entretien avec jury

Ce modèle sert à inviter un candidat à un entretien avec jury, en spécifiant les noms et titres des intervieweurs.

Objet : Invitation à une entrevue avec un panel : [Votre nom] — [Titre du poste]

Cher [Nom du candidat],

Nous avons le plaisir de vous informer que votre candidature pour le poste [Titre du poste] chez [Nom de l'entreprise] est passée à l'étape suivante. Nous aimerions vous inviter à un entretien avec notre équipe.

Je suis disponible pour l'entretien avec le panel aux dates suivantes :

• [Date 1], [Heure 1]
• [Date 2], [Heure 2]
• [Date 3], [Heure 3]

Vous rencontrerez [Intervieweur 1], [Titre] ; [Intervieweur 2], [Titre] ; et [Intervieweur 3], [Titre]. Veuillez me faire savoir laquelle de ces options vous convient le mieux, ou suggérez une autre heure si nécessaire.

J'attends votre réponse avec impatience.

Cordialement,
[Votre nom]
[Votre position]
[Nom de l'entreprise]
[Vos coordonnées]

7. Invitation à un deuxième entretien

Utilisez ce modèle pour planifier un deuxième entretien, en mettant en évidence les étapes ou les documents supplémentaires nécessaires.

Objet : Invitation à un entretien de suivi : [Votre nom] — [Titre du poste]

Cher [Nom du candidat],

Merci d'avoir participé à l'entretien initial pour le poste [Titre du poste] chez [Nom de l'entreprise]. Nous avons le plaisir de vous inviter à un entretien de suivi.

Je suis disponible pour l'entretien de suivi aux dates suivantes :

• [Date 1], [Heure 1]
• [Date 2], [Heure 2]
• [Date 3], [Heure 3]

Pour cet entretien, veuillez apporter [tout document supplémentaire nécessaire]. Veuillez confirmer laquelle de ces options vous convient le mieux, ou suggérez une autre heure si nécessaire.

J'attends votre réponse avec impatience.

Cordialement,
[Votre nom]
[Votre position]
[Nom de l'entreprise]
[Vos coordonnées]

8. Rappel de l'entretien

Ce modèle permet d'envoyer un e-mail de rappel avant la date prévue de l'entretien pour confirmer la présence et fournir des informations de dernière minute.

Objet : Rappel de l'entretien : [Votre nom] — [Titre du poste]

Cher [Nom du candidat],

Ceci est un rappel pour votre prochain entretien pour le poste [Titre du poste] chez [Nom de l'entreprise], prévu le [Date] à [Heure].

L'entretien aura lieu à [Lieu/Lien pour l'entretien à distance]. Assurez-vous d'apporter [tous les documents requis] et soyez prêt à discuter [de sujets spécifiques, le cas échéant].

J'ai hâte de vous rencontrer.

Cordialement,
[Votre nom]
[Votre position]
[Nom de l'entreprise]
[Vos coordonnées]

Plannifiez et enregistrez automatiquement vos entretiens

Vous souhaitez automatiser votre processus d'entretien ? Noota, un assistant d'entretien alimenté par l'IA, vous aide à automatiser les tâches suivantes :

• Automatisez la planification des entretiens : Noota se synchronise avec les plateformes de calendrier les plus populaires telles que Google Agenda et Outlook. Noota envoie des rappels automatisés à vous et aux candidats avant l'entretien
• Enregistrez automatiquement les entretiens : Une fois l'entretien programmé, Noota configure automatiquement l'enregistrement. Que l'entretien soit réalisé via Zoom, Google Meet ou toute autre plateforme, Noota fournit des transcriptions des entretiens. L'IA analyse la conversation et met en évidence les points clés, ce qui vous permet d'évaluer plus facilement les performances du candidat.

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