Debriefing d'entretien : tout ce que vous devez savoir

Les debriefings de vos entretiens ressemblent-ils davantage à un rituel qu'à un examen stratégique ?

Souvent, les équipes entretiennent des discussions à la hâte après l'entretien, en se fiant à leur intuition ou à des observations fragmentées. Cela peut mener à des décisions biaisées et à des occasions manquées d'embaucher les bons talents.

Cet article vous guidera dans la mise en place d'un processus de débriefing d'entretien complet et efficace.

Qu'est-ce qu'un debriefing d'entretien ?

Un debriefing d'entretien est une réunion ciblée au cours de laquelle vous et votre équipe évaluez les performances d'un candidat après son entretien. C'est l'occasion de mettre en commun toutes les observations et de décider si le candidat correspond à vos besoins.

Dans le debriefing, chaque intervieweur fait part de ses observations. Vous discuterez des réponses du candidat, de son comportement professionnel et de la mesure dans laquelle ses compétences correspondent aux exigences du poste. C'est là que divers points de vue entrent en jeu, vous aidant à avoir une vue d'ensemble et à éviter des jugements biaisés qui pourraient mener à une mauvaise embauche.

Pourquoi faire un debriefing d'entretien ?

Réaliser un debriefing d'entretien est essentiel pour améliorer vos décisions d'embauche et soutenir le développement de votre équipe :

• ‍Éviter les préjugés : en réunissant votre équipe pour discuter des forces et des faiblesses de chaque candidat, vous comparez les notes et vous vous assurez qu'aucun parti pris n'influe sur la décision. Cette évaluation collective vous aide à faire un choix plus éclairé.‍
• Évaluation complète des candidats : au cours du processus d'entretien, différents intervieweurs se concentreront sur différents aspects du profil d'un candidat. Une séance de débriefing vous permet de réunir tous ces points de vue. C'est l'occasion pour vous de vous assurer qu'aucun détail important concernant les compétences du candidat ou son adéquation culturelle potentielle n'est oublié. ‍En discutant des candidats en équipe, vous vous assurez que tous les points de vue sont pris en compte et que l'opinion d'aucune personne ne domine le processus de prise de décision.‍
• Instaurer un consensus : Les opinions divergentes sur un candidat sont courantes, en particulier au sein d'équipes diversifiées. Un debriefing est l'occasion d'aborder ces différences de front. Vous discutez du point de vue de chaque membre de l'équipe, vous résolvez les problèmes et, idéalement, vous parvenez à un consensus. ‍‍
• ‍Création d'une boucle de feedback Un debriefing agit comme une boucle de feedback pour votre processus d'entretien. Vous pouvez discuter de ce qui s'est bien passé et de ce qui ne s'est pas passé. Y a-t-il une question que tous les candidats ont trouvée confuse ? Est-ce qu'une question particulière a toujours donné lieu à des réponses pertinentes ? En examinant ces aspects, vous pouvez affiner vos questions et vos stratégies d'entretien.‍

Qui devrait participer à un debriefing d'entretien ?

Toutes les parties impliquées dans le processus d'entretien et dans la sélection des candidats devraient être impliquées dans la décision finale. Cela signifie que :

Intervieweurs et responsable du recrutement

Tout d'abord, toutes les personnes qui ont interviewé le candidat doivent être présentes lors du débriefing. Cela inclut tous les membres du jury qui ont interagi directement avec le candidat pendant le processus d'entretien. Leurs idées et observations de première main sont inestimables car elles peuvent fournir des exemples spécifiques des réponses et des comportements du candidat.

Le responsable du recrutement, qui est généralement responsable de la décision finale d'embauche, doit également assister à la réunion et la diriger. Il/elle doit s'assurer que les discussions restent sur la bonne voie et que tous les aspects pertinents de la performance du candidat sont couverts.

Représentants des ressources humaines ou recruteurs

L'inclusion d'un représentant des ressources humaines ou d'un recruteur peut être bénéfique. Ils n'étaient peut-être pas présents lors des aspects techniques de l'entretien, mais ils peuvent offrir des points de vue précieux sur la manière dont le candidat s'aligne sur les valeurs et la culture de l'entreprise. En outre, ils peuvent contribuer à maintenir l'équilibre de la discussion, en veillant à ce que les compétences techniques et l'adéquation culturelle aient le même poids.

Responsable de la diversité et de l'inclusion

Si votre entreprise dispose d'un responsable de la diversité et de l'inclusion (D&I) ou d'une personne occupant un poste similaire, pensez à l'inviter au debriefing. Leurs idées peuvent aider à garantir que le processus de recrutement reste équitable et exempt de préjugés inconscients.

Facultatif : un membre de l'équipe qui n'interviewe pas

L'inclusion d'un membre de l'équipe qui n'a pas interviewé le candidat peut également être bénéfique. Il peut s'agir d'une personne qui travaillera en étroite collaboration avec la nouvelle recrue ou d'un chef d'équipe d'un autre département. Ils peuvent apporter une nouvelle perspective et aider à évaluer comment le candidat pourrait s'intégrer dans la dynamique globale de l'équipe.

Comment structurer efficacement votre debriefing d'entretien

Sans supervision, le debriefing d'un entretien peut mener à des discussions décousues. Voici comment vous assurer qu'il est à la fois efficient et efficace :

Étape 1 : Ouverture de la réunion

Commencez par définir clairement l'objectif du débriefing. Le responsable du recrutement ou l'intervieweur principal doit définir l'ordre du jour et définir les attentes pour la réunion. Cela permet de garder la discussion ciblée et de s'assurer que tout le monde comprend les objectifs du debriefing. C'est également le bon moment pour rappeler aux participants la nécessité de préserver la confidentialité et de respecter toutes les opinions.

Étape 2 : Évaluez chaque candidat individuellement

Commencez par un examen structuré de chaque candidat interviewé. Procéder dans un ordre prédéterminé, en commençant peut-être par le candidat qui a été interviewé en premier. Chaque intervieweur doit fournir un bref résumé de ses impressions, en mettant l'accent sur les principaux points forts, les préoccupations potentielles et la mesure dans laquelle le candidat correspond aux exigences du poste. Cette étape doit être chronométrée de façon à ce que les contributions restent concises et pertinentes.

Étape 3 : Approfondir les points de discussion

Après les résumés initiaux, approfondissez les domaines spécifiques qui ont fait l'objet d'un désaccord notable ou d'un intérêt particulier. C'est le moment d'explorer les éventuelles divergences entre les évaluations ou de discuter des moments marquants des entretiens. Encouragez un dialogue ouvert, mais veillez à ce qu'il soit structuré ; utilisez éventuellement un format de tournoi à la ronde pour donner à chacun la possibilité de s'exprimer sans interruption.

Étape 4 : Consolidation et comparaison des scores

Si votre processus inclut la notation des candidats, passez en revue ces scores collectivement dès maintenant. Cela permet de visualiser les points d'alignement ou d'écart dans les évaluations des membres de l'équipe. Discutez des raisons expliquant les différences importantes entre les scores afin de mieux comprendre le point de vue de chaque intervieweur. Cette étape est cruciale pour prendre des décisions éclairées sur la base d'une vision équilibrée des données quantitatives et qualitatives.

Étape 5 : S'aligner sur l'adéquation du candidat

Sur la base de la discussion et des notes, commencez à former un consensus sur l'adéquation de chaque candidat. Le responsable du recrutement doit faciliter cette partie de la réunion, en aidant à aligner les différents points de vue et à orienter la prise de décision. Il est important ici de prendre en compte les commentaires individuels et collectifs afin de décider qui pourrait être le mieux placé pour le poste.

Étape 6 : Documenter les résultats et les prochaines étapes

Enfin, assurez-vous que toutes les décisions et mesures sont clairement documentées. Il s'agit notamment de décider quels candidats passeront à l'étape suivante, quels candidats pourraient avoir besoin d'une évaluation plus approfondie et de tout autre suivi requis. Le fait d'avoir un dossier clair contribue à maintenir la transparence et sert de référence pour les futures activités de recrutement.

Comment prendre la bonne décision lors d'un debriefing d'entretien

Les perspectives et les attentes des recruteurs et des managers étant multiples, il n'est pas toujours facile de prendre la bonne décision lors d'un debriefing d'entretien. Voici quelques conseils pratiques pour parvenir à un accord commun :

Utilisez un système de notation standardisé

Mettez en place un système de notation standardisé pour évaluer les candidats de manière objective. Cette approche permet de minimiser les préjugés personnels et garantit que chaque candidat est évalué selon les mêmes critères. Une fois que chacun a partagé ses scores, comparez-les pour voir s'il y a des alignements ou des divergences.

Discutez de toute différence majeure pour comprendre le raisonnement qui sous-tend chaque score, ce qui peut aider à clarifier tout malentendu et à prendre une décision plus éclairée.

Priorisez les compétences clés

Avant le débriefing, mettez-vous d'accord sur les compétences clés et les aptitudes essentielles pour le poste. Au cours de la discussion, concentrez-vous sur ces domaines pour évaluer dans quelle mesure les candidats répondent à ces critères essentiels.

Encouragez une discussion ouverte

Permettez une discussion ouverte au cours de laquelle chaque membre de l'équipe peut exprimer ses points de vue et ses préoccupations concernant les candidats. Encouragez les intervieweurs à fournir des preuves ou des exemples spécifiques tirés des entretiens pour étayer leurs opinions.

Cette pratique favorise non seulement un processus d'évaluation plus transparent, mais aide également l'équipe à prendre en compte tous les aspects de la performance d'un candidat.

Aborder les désaccords de manière constructive

Lorsque des désaccords surviennent, abordez-les de manière constructive. Explorez les raisons sous-jacentes des différentes opinions et examinez-les attentivement. Parfois, une nouvelle perspective peut révéler un aspect important du potentiel d'un candidat que d'autres auraient peut-être négligé.

Il est essentiel que ces discussions soient menées de manière diplomatique afin de maintenir une dynamique d'équipe positive.

Évaluer le potentiel du candidat au-delà de l'entretien

Tenez compte du potentiel d'un candidat au-delà de ses performances lors de l'entretien. Discutez de leur capacité à évoluer au sein de l'entreprise et à s'adapter à sa culture.

Cette perspective plus large peut être cruciale pour un succès à long terme et devrait faire partie du processus de prise de décision.

Prendre une décision provisoire

À la fin du débriefing, essayez de prendre une décision provisoire concernant chaque candidat. Décidez s'ils passeront à l'étape suivante, nécessiteront une évaluation plus approfondie ou seront exclus du processus.

Cette décision doit être prise collectivement, en veillant à ce qu'elle reflète le consensus du groupe.

Documentez tout

Assurez-vous que toutes les décisions et les raisons qui les sous-tendent sont bien documentées.

Cela contribue non seulement à maintenir la transparence, mais constitue également un précieux feedback pour les candidats non retenus et une référence pour les futurs processus de recrutement.

Réaliser des debriefing d'entretien basés sur des données avec Noota

Vous souhaitez vous appuyer sur une date claire et structurée lors de vos debriefing d'entretien ? Noota vous permet de tirer parti des bonnes informations sur les candidats lors de vos entretiens :

• Des enregistrements précis de vos entretiens: Vous n'avez plus besoin de vous fier uniquement à votre mémoire ou à des notes écrites à la hâte. Noota fournit des transcriptions précises de vos entretiens, vous permettant de revoir les propos exacts des candidats lors de vos séances de débriefing. Cela signifie que vous pouvez discuter de détails spécifiques en toute confiance et vous assurer que rien d'important n'est oublié.
• Comparaison facile entre les entretiens: Avec Noota, toutes les données issues des entretiens sont collectées et organisées de manière systématique. Cette fonctionnalité vous permet de comparer facilement les réponses de différents candidats à des questions clés. Vous pouvez rapidement identifier les candidats qui se sont vraiment démarqués, ce qui rend votre processus de comparaison simple et basé sur les données.
• Concentrez-vous sur les informations pertinentes grâce à la structuration des données: Noota vous aide à structurer les données des entretiens par thèmes ou compétences pertinents pour le poste. Cette approche structurée vous permet de concentrer votre discussion de débriefing sur les aspects les plus cruciaux, en vous assurant de prendre des décisions en fonction de critères réellement importants pour le poste.
• Accès rapide aux moments clés: Lors de vos débriefs, vous pouvez instantanément évoquer les moments importants des entretiens, grâce à la capacité de Noota à surligner et à baliser ces segments. Cela vous fait gagner du temps et améliore la clarté de vos discussions, car vous pouvez directement faire référence aux réponses exactes du candidat ou aux comportements qui ont attiré votre attention.
• Une meilleure compréhension grâce à l'analyse des sentiments: Les capacités d'analyse de Noota vont au-delà des mots pour inclure les sentiments et les indices non verbaux. Cette couche d'analyse supplémentaire vous permet de comprendre non seulement ce que les candidats ont dit, mais aussi comment ils l'ont dit, ce qui vous permet de mieux comprendre leur enthousiasme, leur confiance et leur aptitude au poste.

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