Entretien de préqualification téléphonique : comment le mener à bien en tant que recruteur ?

Vous êtes inondés par une longue liste de CV pour votre poste et vous avez du mal à prioriser les candidats ? 

C’est là que les entretiens de préqualification téléphonique interviennent. 

Ils vous aident à filtrer efficacement les candidats, à identifier ceux qui méritent réellement une chance d’entretien et ainsi à optimiser votre temps de recrutement.

Mais pour en profiter, il faut savoir bien les mener. Cet article vous explique comment structurer efficacement vos entretiens d'embauche dès ce premier appel.

Quel est l’intérêt d’une préqualification téléphonique ?

La préqualification téléphonique est votre premier filtre, celui qui va séparer le bon grain de l'ivraie. 

Voyez cela comme votre super-pouvoir : en quelques minutes au téléphone, vous pouvez capter des signaux forts sur la compatibilité d'un candidat avec le poste à pourvoir.

Mais pourquoi est-ce si crucial ? D'abord, cela vous épargne des heures. Imaginez convoquer en entretien physique des candidats qui, au premier échange vocal, auraient montré des incompatibilités évidentes avec le poste. 

Ensuite, c'est une question de ressenti. Parfois, le ton de la voix, la manière de répondre à une question imprévue, révèlent bien plus sur une personne que son CV.

La préqualification téléphonique, c'est aussi votre chance de déceler l'enthousiasme, la motivation. Un candidat qui s'illumine au téléphone en parlant de ses expériences passées ou de ce qui l'attire dans le poste proposé, c'est un signe positif. Inversement, une réponse tiède ou évasive peut être un red flag.

Cet échange est l'opportunité d'aborder des points clés : compréhension du poste, attentes salariales, disponibilité. Ces informations primordiales vous aident à décider si ça vaut la peine de poursuivre le processus.

Quelles sont les choses à faire et éviter lors d’une préqualification téléphonique ?

Les appels téléphoniques de recrutement sont un exercice avec des codes spécifiques à maîtriser. Voici les do's and don'ts de la préqualification téléphonique : 

Les choses à faire : 

Être clair et concis 

C'est la base, mais ça vaut le coup de le rappeler. Une petite phrase pour se présenter et expliquer pourquoi vous appelez met tout de suite à l'aise. Ensuite, présentez brièvement le poste pour s'assurer que le candidat et vous êtes sur la même longueur d'onde dès le départ.

Vous n'avez pas toute la journée, et le candidat non plus. Respectez son temps et le vôtre en allant droit au but.

Évoquer tous les détails essentiels du poste 

Assurez-vous que le candidat comprend bien ce que le poste implique et les attentes qui y sont liées. Assurez-vous de répondre à toutes ces questions, et de mentionner tous les sujets qui pourraient poser problèmes. Cela évite bien des malentendus plus tard. 

Préparer une liste de questions standardisées. 

Pour garantir l'équité entre les candidats et s'assurer que vous obtenez toutes les informations nécessaires, ayez une liste de questions prête à l'emploi. Cela permet de comparer les candidats sur une même base.

Créer un espace de dialogue ouvert. 

L'objectif ? Que le candidat se sente à l'aise pour partager. Montrez de l'intérêt pour son parcours, posez des questions ouvertes, écoutez activement. Vous n'êtes pas là pour interroger, mais pour converser.

Avoir une logistique simple et aboutie. 

Organisez-vous pour que l'appel se passe dans les meilleures conditions. Trouvez un endroit calme, assurez-vous d'avoir une bonne connexion et que le moment est bien choisi pour les deux parties.

Un créneau de 15-20 minutes est idéal pour un premier filtrage. Précisez bien au candidat que vous l'appellerez à ce moment-là. Cela montre que vous respectez son temps et que vous êtes organisé.

Vendre votre poste 

N'oubliez pas, la préqualification téléphonique est aussi l'occasion de vendre votre entreprise et le poste au candidat. Donnez des informations attrayantes sur les missions, le cadre de travail, et les perspectives d'évolution pour susciter son intérêt et le motiver à poursuivre le processus de recrutement avec vous​​. C’est notamment important avec des talents difficiles à trouver.

Et du côté des "à éviter" :

Ne sous-estimez pas cet échange. 

C’est tentant de voir cet appel comme une simple formalité. Grave erreur ! C'est une étape cruciale qui peut vous révéler des pépites ou vous faire gagner un temps précieux en écartant les candidats peu adaptés.

Ne dépassez pas le temps imparti. 

Gardez un œil sur l'horloge. Rallonger l'appel peut non seulement perturber votre planning mais aussi donner une mauvaise impression au candidat. Rappelez-vous, l'objectif est de préqualifier, pas de mener un entretien exhaustif dès ce premier appel.

N’ignorez pas les red flags. 

Des réponses évasives ? Un manque d'enthousiasme pour le poste ? Des difficultés à expliquer des transitions de carrière ? Prenez note. Ces signaux peuvent indiquer que le candidat n'est pas le bon fit. Prenez soin de les inscrire dans vos notes.

Ne négligez pas la suite. 

Finissez l'appel en expliquant les prochaines étapes. Que le candidat soit retenu ou non pour la suite, une petite phrase sur la suite du processus montre votre professionnalisme.

Ensuite, si un candidat n'est pas retenu, une courte explication ou un feedback contribue à maintenir une bonne image de votre entreprise. Le ghosting n’est jamais une bonne solution.

Quelles sont les questions à poser lors d’un entretien de préqualification téléphonique ?

Il est important de bien préparer vos questions avant un entretien de préqualification téléphonique. Ces questions vous aident à évaluer si le candidat correspond à vos attentes et si le processus de recrutement doit être poursuivi. Elles doivent aussi être les mêmes pour chaque candidat pour éviter les biais. 

Voici des exemples de sujets que vous pouvez aborder : 

Sur l'intérêt et la motivation du candidat 

Commencez par sonder l'intérêt du candidat pour le poste en question. Demandez-lui s'il est toujours à la recherche d'une nouvelle opportunité professionnelle et si le poste proposé correspond à ses recherches actuelles​​. Vous pouvez aussi questionner ce qui a motivé sa candidature pour ce poste spécifique et quels aspects du descriptif l'ont particulièrement attiré​​.

Sur la disponibilité du candidat 

Il est crucial de connaître la disponibilité du candidat pour une prise de poste effective. Si vous avez un besoin urgent, vérifiez la durée du préavis du candidat et si cela correspond à vos attentes​​. Posez des questions sur sa situation actuelle, notamment s'il est encore en poste et à l'écoute d'autres opportunités, ou s'il est actuellement en recherche active​​.

Les prétentions salariales 

Abordez le sujet délicat des prétentions salariales dès le début. Cela vous permettra de savoir si les attentes du candidat sont en accord avec le budget que vous pouvez allouer au poste​​​​.

La connaissance de l'entreprise 

Il est important que le candidat ait une bonne compréhension de votre entreprise et du poste. Posez-lui des questions pour évaluer ses recherches préalables sur votre société et ce qui l'intéresse chez vous​​.

Sur les lacunes du CV 

Utilisez l'entretien pour éclaircir toute ambiguïté ou zone d'ombre dans le CV du candidat. Cela inclut les périodes d'inactivité, les transitions rapides entre les emplois, ou toute autre incohérence qui mérite d'être discutée​​.

Évaluation de la situation actuelle et du projet 

Il est important de comprendre non seulement où le candidat se situe actuellement dans sa carrière, mais aussi où il souhaite aller. Cela comprend le type de poste et de contrat recherché, la rémunération attendue et la zone géographique de travail préférée​​.

Comment savoir si on continue avec le candidat ou non ?

Dans l'art de la préqualification téléphonique, il est essentiel d'identifier rapidement si un candidat est adapté à votre entreprise et au poste proposé. Se concentrer sur des signaux clairs vous aide à prendre une décision éclairée

Voici une approche basée sur la lecture des signes positifs et négatifs pour évaluer un candidat dès le premier appel : 

Signes positifs :

• Le candidat a clairement lu l'offre d'emploi et montre qu'il a effectué des recherches sur l'entreprise, ce qui démontre un intérêt et une motivation réels.
• Manifestation d'enthousiasme et d'énergie lors de la discussion, indiquant une véritable envie de participer au projet de l'entreprise.
• Les attentes du candidat sont en accord avec ce que le poste offre, y compris les responsabilités, les opportunités de croissance et la culture d'entreprise.

Signes négatifs :

• Une arrogance ou une surconfiance peut transparaître dans la manière dont le candidat parle de ses expériences précédentes ou de ce qu'il peut apporter au poste.
• Des réponses ambiguës ou évasives aux questions directes, indiquant soit un manque de préparation, soit une tentative de dissimulation.
• L'absence de questions au recruteur sur le poste, l'entreprise, ou le processus de recrutement peut signaler un manque d'intérêt ou de curiosité.
• Des signes de remise en question excessive sur des aspects du poste ou de l'entreprise qui étaient clairement mentionnés dans l'offre d'emploi.
• Une inadéquation entre les besoins du poste (comme le télétravail, la mobilité nécessaire ou les exigences linguistiques) et les attentes ou les capacités du candidat.

Ces indicateurs peuvent vous aider à filtrer les candidats qui ne sont pas seulement compétents sur le papier, mais qui sont également susceptibles de s'intégrer harmonieusement dans votre équipe et de contribuer positivement à la culture de votre entreprise.

Transcrire et analyser vos entretiens téléphoniques : Noota

Après avoir réalisé vos préqualification téléphoniques, vous voulez transcrire et analyser vos entretiens ? 

Les fonctionnalités de transcription, de compte rendu structuré et d'analyse des entretiens téléphoniques de Noota peuvent vous aider. 

Voici comment vous pouvez tirer parti de ces outils pour votre recrutement téléphonique : 

• Transcription automatique : Fini le temps où vous deviez jongler entre l'écoute et la prise de notes frénétique. Avec la transcription automatique, chaque mot prononcé est capturé textuellement. Vous pouvez ainsi vous concentrer pleinement sur l'échange.
• Compte rendu structuré : Une fois l'entretien terminé, Noota vous offre un compte rendu structuré, facilitant la comparaison entre les candidats. Cette structure vous aide à évaluer de manière objective chaque candidat sur les mêmes critères, assurant ainsi une équité dans le processus de sélection.
• Analyse des entretiens : l'intelligence conversationnelle vous permet d'identifier des patterns, des compétences clés mentionnées, et même le niveau d'enthousiasme du candidat. Vous disposez ainsi d'une base solide pour vos décisions, au-delà des impressions subjectives.

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