Conseils pour conduire un entretien en tant que manager

L'embauche du bon candidat est l'une des responsabilités les plus importantes d'un manager.

La force de votre équipe dépend de ses membres, ce qui signifie que chaque embauche est importante.

Cet article fournit un guide complet pour aider les responsables à naviguer plus efficacement dans le processus d'entretien.

Pièges courants lors des entretiens en tant que manager

Les entretiens sont l'une des responsabilités les plus importantes de tout manager, mais c'est aussi là que beaucoup tombent dans des pièges courants qui peuvent mener à de mauvaises décisions d'embauche. Ces pièges ne sont pas toujours évidents et découlent souvent d'habitudes ou de suppositions dont les managers ne sont même pas conscients :

• Biais et subjectivité. Il est facile d'être attiré par des candidats qui vous font penser à vous-même ou de vous laisser influencer par des facteurs indépendants tels que le charisme ou l'apparence. Ce type de partialité peut conduire à négliger des candidats réellement qualifiés. ‍
• Oublier l'adéquation culturelle. Parfois, les managers sont tellement occupés à trouver quelqu'un possédant les compétences techniques nécessaires qu'ils oublient d'évaluer si le candidat correspond à la culture de l'entreprise. Un décalage entre les valeurs ou le style de travail peut entraîner des frictions au sein de l'équipe et un taux de rotation élevé. ‍
• Préparation inadéquate est un autre piège qui peut compromettre un entretien. Le fait de parcourir un CV quelques minutes avant le début de l'entretien mène à une conversation décousue et inefficace. Pour bien se préparer, il faut prendre le temps de bien comprendre le parcours du candidat.‍
• S'appuyer sur des questions inefficaces. De nombreux managers se tournent vers des questions trop génériques ou suggestives, telles que « Parlez-moi de vous » ou « Pourquoi voulez-vous ce poste ? » Ces questions donnent souvent lieu à des réponses répétées qui ne fournissent que peu d'informations. ‍

Conseils pour les managers avant l'entretien

La clé d'un entretien réussi commence bien avant que vous ne vous asseyiez avec le candidat. En tant que manager, votre préparation donne le ton à l'ensemble du processus de recrutement, et investir du temps ici porte ses fruits :

1. Définissez clairement les exigences relatives aux rôles

Avant de pouvoir évaluer efficacement les candidats, vous devez avoir une compréhension claire du poste pour lequel vous recrutez. Cela peut sembler évident, mais de nombreux managers se présentent aux entretiens avec une vague idée de ce qu'ils veulent.

Prenez le temps de décrire les compétences, les qualifications et les traits de personnalité clés requis pour le poste. Au-delà de la description du poste, réfléchissez à ce qui permet à une personne de s'épanouir dans ce rôle au sein de votre équipe spécifique. Plus vos attentes sont définies, meilleures sont vos chances de trouver un candidat qui y correspond.

2. Élaborez un plan d'entretien structuré

Une erreur courante consiste à traiter les entretiens comme des conversations informelles. Au lieu de cela, vous devriez développer un plan d'entretien structuré qui garantit que chaque candidat est évalué selon les mêmes critères.

Cela implique de rédiger un ensemble de questions de base qui mettent l'accent sur les compétences essentielles, les expériences et l'adéquation culturelle que vous recherchez. Une approche structurée minimise les biais et facilite la comparaison objective des candidats.

3. Effectuez des recherches approfondies sur chaque candidat

Rien ne dit « je ne t'apprécie pas » comme un intervieweur qui n'a pas pris la peine de revoir le CV d'un candidat.

Prenez le temps d'aller au-delà d'un simple survol. Examinez leurs rôles précédents, leurs réalisations et même leur profil LinkedIn pour avoir une idée plus complète de qui ils sont. Cette préparation vous permet d'adapter vos questions à son expérience spécifique et montre au candidat que vous êtes réellement intéressé par son parcours.

4. Préparer les critères d'évaluation

L'un des meilleurs moyens de minimiser la subjectivité lors de vos entretiens est d'établir un ensemble clair de critères d'évaluation au préalable.

Il peut s'agir d'un système de notation qui évalue les candidats en fonction de différentes compétences telles que la communication, la résolution de problèmes ou l'adéquation culturelle. La mise en place de ces critères vous aide non seulement à rester cohérent, mais aussi à justifier plus facilement votre décision par la suite.

5. Préparez le terrain pour une expérience positive

Votre préparation implique également la création d'un environnement accueillant pour le candidat. Assurez-vous que le lieu de l'entretien est confortable, qu'il n'y a pas de distractions et que vous disposez de suffisamment de temps pour que ni vous ni le candidat ne vous sentiez pressés.

Conseils pour les managers pendant l'entretien

L'entretien proprement dit est l'endroit où le travail de base que vous avez jeté pendant la préparation porte ses fruits. C'est l'occasion pour vous de faire connaissance avec le candidat et de voir s'il convient à votre équipe.

1. Établissez un rapport dès le début

Un entretien peut être une expérience éprouvante pour le candidat, alors commencez par briser la glace et mets-le à l'aise. Des gestes simples, comme offrir un verre d'eau ou commencer par une question légère qui n'est pas liée au travail, peuvent être très utiles. Un candidat à l'aise est plus susceptible de s'ouvrir et de fournir des réponses authentiques.

2. Pratiquez l'écoute active

L'écoute active est une compétence souvent sous-estimée lors des entretiens. Il est facile de prendre l'habitude de réfléchir à votre prochaine question pendant que le candidat prend la parole, mais cela signifie que vous pourriez passer à côté d'informations précieuses.

Accordez toute votre attention au candidat, maintenez un contact visuel et montrez un réel intérêt pour ses réponses. Hochez la tête, posez des questions complémentaires et clarifiez si nécessaire.

3. Utilisez des questions comportementales et situationnelles

Questions comportementales sont indispensables à tout entretien. Demander aux candidats de décrire leurs expériences passées à l'aide de la méthode STAR (situation, tâche, action, résultat) vous aide à comprendre comment ils abordent les problèmes, travaillent en équipe et gèrent les défis.

Les questions situationnelles, quant à elles, présentent des scénarios hypothétiques pour voir comment ils répondraient aux défis futurs. Ces types de questions donnent un aperçu des processus de réflexion et des capacités de résolution de problèmes du candidat, vous donnant ainsi une idée plus précise de la façon dont il s'acquitterait de ses fonctions.

4. Surveillez les indices non verbaux

Les indices non verbaux peuvent souvent vous en dire plus sur un candidat que ses réponses verbales. Prêtez attention au langage corporel : est-ce qu'ils établissent un contact visuel, s'assoient confortablement ou agitent nerveusement ?

Bien que certains nerfs soient normaux, un langage corporel constamment fermé ou une incapacité à s'engager peuvent indiquer que le candidat n'est pas totalement confiant ou à l'aise.

5. Fournissez un aperçu réaliste du poste

Il est essentiel de faire preuve de transparence quant à ce que le rôle implique. Les managers tombent parfois dans le piège de la survente de l'offre d'emploi, mais cela peut entraîner des déceptions et un roulement de personnel par la suite. Soyez honnête quant aux avantages et aux défis du poste et à ce à quoi ressemble la vie quotidienne au sein de votre équipe.

Cela garantit que le candidat a une compréhension réaliste de ce pour quoi il s'inscrit et lui donne la possibilité de s'auto-évaluer s'il convient vraiment.

Conseils pour les managers après l'entretien

L'entretien ne s'arrête pas lorsque le candidat quitte la salle. Ce qui se passe ensuite est tout aussi crucial pour vous assurer de prendre une décision éclairée et de maintenir un processus professionnel :

1. Impressions de documents immédiates

L'une des choses les plus importantes que vous puissiez faire juste après un entretien est de documenter vos impressions alors que tout est encore frais. Les souvenirs s'effacent rapidement et les détails spécifiques qui permettent à un candidat de se démarquer peuvent être oubliés si vous attendez trop longtemps.

Notez à la fois les points positifs et les signaux d'alarme que vous avez remarqués. Ne vous fiez pas uniquement à votre instinct. Fournissez des exemples spécifiques tirés de l'entretien pour étayer vos évaluations.

2. Collaborez avec le jury d'entretien

Si vous n'êtes pas le seul à interviewer le candidat, il est essentiel de collaborer avec les autres membres du jury d'entretien.

Chaque personne peut avoir abordé différents aspects de la performance du candidat, et une discussion collaborative peut fournir une vision plus complète. Faites un compte rendu structuré pour faire en sorte que le point de vue de chaque intervieweur soit entendu.

3. Évaluer par rapport à des critères prédéfinis

Il est facile de se laisser influencer par le charme d'un candidat ou par une réponse particulièrement bonne. Revenez aux paramètres d'évaluation que vous avez définis avant l'entretien et évaluez le candidat de manière objective dans chaque domaine.

Cette étape est particulièrement importante pour maintenir la cohérence et l'équité entre les différents candidats.

4. Fournir une communication en temps opportun

La façon dont vous gérez la communication après un entretien en dit long sur votre entreprise.

Laisser les candidats dans l'ignorance pendant des semaines nuit au professionnalisme de votre organisation et peut avoir un impact négatif sur votre marque employeur. Veillez à informer les candidats de votre décision dès que possible, même si c'est un « non ».

Fournir des commentaires constructifs, le cas échéant, peut également laisser une impression positive durable, et les candidats apprécieront la transparence.

6. Réfléchissez au processus

Une fois l'entretien terminé et une fois que vous avez pris une décision, prenez un moment pour réfléchir au processus.

Qu'est-ce qui s'est bien passé ? Y a-t-il eu des questions qui n'ont pas permis d'obtenir des informations utiles ? Des problèmes imprévus sont-ils survenus ? Reflection vous aide à améliorer continuellement vos compétences en matière d'entretien et à faciliter le processus à la fois pour vous et pour les candidats à l'avenir.

Conduire un entretien en toute simplicité : Noota

Mener un processus d'entretien approfondi en tant que manager peut être inconfortable et prendre beaucoup de temps. L'assistant de réunion IA de Noota est conçu pour automatiser l'ensemble du processus d'entretien :

• Enregistrement et transcription automatiques : L'un des aspects les plus difficiles de la conduite d'entretiens est de trouver un équilibre entre la prise de notes et l'écoute active. Avec Noota, vous n'avez pas à vous soucier de griffonner chaque mot. Noota enregistre et transcrit automatiquement les interviews en temps réel, capturant chaque détail avec précision.
• Résumés structurés : Après chaque entretien, Noota génère des résumés structurés qui mettent en évidence les points clés de la conversation. Au lieu de parcourir des pages de notes brutes, vous obtenez un aperçu concis et organisé des principaux points à retenir.
• Outils d'évaluation des objectifs : Noota fournit également des outils qui aident à standardiser le processus d'évaluation. Par exemple, il intègre des méthodes structurées telles que le cadre STAR (Situation, Task, Action, Result), qui vous permet d'évaluer objectivement les réponses des candidats.
• Collaboration d'équipe fluide : Les décisions d'embauche sont rarement prises par une seule personne. Noota facilite la collaboration en équipe en fournissant une plateforme centralisée sur laquelle vous pouvez partager des transcriptions, des résumés et des évaluations avec toutes les parties prenantes.

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