Entretien structuré : 5 étapes pour se lancer

En tant que recruteur, on sait à quel point l'art de trouver la perle rare ne tient pas seulement à l'intuition. 

C'est un jeu d'équilibre entre écouter, évaluer et décider. 

Mais comment s’assurer que chaque candidat ait une chance équitable de briller, tout en faisant une analyse objective et pertinente de leurs compétences ? 

La réponse réside dans les entretiens structurés. Bien plus qu'une simple série de questions, ils sont le reflet de votre engagement envers un recrutement juste et efficace. 

Dans cet article, on plonge au cœur de cette méthode, en y explorant les avantages, et les manières de la mettre en place.

Qu'est-ce que l'entretien structuré ?

Vous voulez minimiser à tout prix les erreurs de recrutements ? 

Contrairement à un entretien classique “au feeling”, l'entretien structuré est organisé et préparé en avance. C'est un parcours balisé, avec des questions et des critères d’évaluations prédéfinies. 

En donnant une structure à votre entretien, vous n'êtes plus dans l'improvisation, mais dans une stratégie réfléchie. Chaque question que vous posez a un but précis et contribue à un portrait global et objectif du candidat.

L'idée, c'est de mettre tous les candidats sur un pied d'égalité. Fini le temps où l'intuition prime. Avec l'entretien structuré, chaque candidat répond aux mêmes questions, dans les mêmes conditions. 

Les 4 avantages uniques des entretiens structurés 

La méthode la plus spontanée d’entretien est de mener ce qu’on appelle une conversation libre. 

Ici, la discussion est décontractée, centrées plus sur la personnalité du candidat et moins sur ses compétences spécifiques. Ces entretiens ressemblent plus à une conversation ordinaire et se déroulent dans un cadre moins formel.

En tant que responsable de recrutement, vous avez tout intérêt à privilégier l’entretien structuré comparé à des entretiens informels. 

Pour 4 raisons : 

Uniformité

Dans vos entretiens structurés, vous allez poser des questions précises et suivre un ordre établi, garantissant que chaque candidat passe par le même processus. 

Cette méthode uniforme vous permet d'éviter les pièges de l'improvisation et de l'incohérence, qui peuvent survenir dans des entretiens moins structurés et plus subjectifs​​​​. 

Elle vous fait également gagner du temps (25% de gain sur les tâches d’entretien selon une étude).

Objectivité

Vos entretiens structurés évaluent chaque candidat sur les mêmes critères, réduisant ainsi vos propres biais. 

En revanche, dans des entretiens traditionnels, votre subjectivité peut involontairement influencer l'évaluation, en fonction de vos préférences personnelles ou de votre relation avec le candidat.

Équité

Avec des entretiens structurés, vous offrez à tous les candidats la même chance de démontrer leurs compétences, en les soumettant aux mêmes questions et scénarios. 

Dans les entretiens plus informels, les candidats ne bénéficient pas d'un traitement égal, ce qui peut créer des déséquilibres dans le processus de sélection.

Efficacité

Les entretiens structurés vous offrent une méthode plus fiable et cohérente pour évaluer et comparer les candidats, grâce à la standardisation des questions et des critères d'évaluation. Cela vous permet de prendre des décisions plus éclairées et justes. 

Les entretiens traditionnels, bien qu'ils offrent plus de flexibilité, peuvent manquer de cette uniformité, rendant le processus de sélection final moins précis.

Les performances des entretiens structurées ont été mainte fois prouvés par des études. Selon celles-ci, les entretiens structurés augmentent de 50% les capacités d’anticiper les futures performances de vos candidats par rapport aux méthodes traditionnelles​​. 

Comment mettre en place un entretien structuré : 5 étapes

Comme son nom l’indique, l’entretien structuré suppose d’adopter un processus rigoureux et bien défini qui évite les écarts et l’improvisation. 

Voici comment le mettre en place en 5 étapes : 

 1. Identifiez les compétences clés

La première étape est de réunir recruteur et manager pour définie ensemble les compétences clés du poste. Cette étape est cruciale pour assurer que votre processus de recrutement soit aussi précis qu'une horloge suisse.

Tout d'abord, identifiez les compétences techniques nécessaires pour le poste. Vous cherchez un stratège hors pair ou un communicateur né ? Peut-être un mix des deux ? Analysez le poste pour déterminer les “hard skills”, qu'ils soient techniques ou comportementales. Par exemple, pour un poste de développeur, vous pourriez évaluer les compétences techniques en codage, mais aussi la capacité à travailler en équipe.

Ensuite, pensez aux “soft skills”. Ces compétences transversales, comme la créativité, la résilience ou l'esprit d'équipe, sont parfois plus importantes que les compétences techniques. Après tout, les compétences techniques s'apprennent, mais les traits de caractère sont souvent innés.

Après avoir listé vos compétences, hiérarchisez-les. 

Quelles sont les compétences essentielles, et quelles sont celles qui peuvent être développées une fois en poste ? 

Cette hiérarchisation vous aidera à concentrer vos questions sur ce qui compte vraiment pour le succès du candidat dans le poste.

Cette étape de définition des critères est le fondement sur lequel vous construirez vos questions d'entretien. Alors, prenez le temps de bien définir ces critères, car ils seront la boussole de votre entretien structuré.

2. Choix des questions comportementales et situationnelles

Maintenant que vous avez vos critères d'évaluation bien en main, il s’agit d’élaborer votre questionnaire – le cœur même de votre entretien structuré. C'est le moment de transformer vos critères en questions percutantes qui vont révéler la vraie nature de vos candidats.

Il y a deux types de questions qui définissent un entretien structuré : 

• Les questions comportementales vous permettent de plonger dans le vécu des candidats. Ces questions sont comme des fenêtres sur le passé, permettant de voir comment ils ont géré des situations réelles. Par exemple, si vous cherchez quelqu'un avec d'excellentes compétences en gestion de conflit, demandez : "Pouvez-vous me donner un exemple d'une situation où vous avez dû gérer un désaccord dans votre équipe ? Comment l'avez-vous résolu ?" Ces questions vous donnent un aperçu tangible de leur expérience et de leur approche dans des situations concrètes.

• Les questions situationnelles testent la capacité des candidats à naviguer dans des scénarios hypothétiques. Elles sont comme des simulateurs de vol pour vos candidats, les mettant aux commandes de situations qu'ils pourraient rencontrer dans le poste visé. Par exemple : "Imaginez que vous avez un projet avec une deadline serrée et des ressources limitées. Comment prioriseriez-vous vos tâches ?"

En mélangeant ces deux types de questions, vous obtenez un mélange savamment dosé d'évaluation des compétences passées et potentielles. Cela vous permet de peindre un tableau complet des capacités et du style de travail de vos candidats, en vous basant sur des preuves concrètes et des projections réfléchies.

N'oubliez pas, chaque question doit être un reflet fidèle de vos critères d'évaluation. C'est comme assembler un puzzle – chaque pièce doit s'insérer parfaitement pour révéler l'image finale que vous cherchez à voir chez votre candidat idéal.

3. Mise en place d'une échelle de notation

Après avoir élaboré vos questions, le moment est venu de créer une échelle de notation. Cette étape est essentielle pour assurer que vos entretiens ne se transforment pas en jugements au pifomètre. Une échelle de notation vous aide à évaluer les réponses de manière objective et uniforme.

Alors, comment créer une telle échelle ?

C'est simple : pour chaque question, définissez plusieurs niveaux de réponses possibles. Par exemple, si vous évaluez la compétence en gestion de projet, vous pourriez avoir une échelle allant de 1 à 5, où 1 indique une réponse peu convaincante (le candidat n'a jamais géré de projet) et 5 une réponse excellente (le candidat a brillamment géré plusieurs projets complexes).

Chaque niveau de cette échelle doit être clairement défini. Cela vous permet de savoir exactement ce que vous attendez comme réponse pour chaque niveau de compétence. Par exemple, pour le niveau 3, vous pourriez attendre que le candidat décrive une gestion de projet réussie, mais peut-être sans les détails ou la complexité attendus au niveau 5.

L'objectif est de rendre l'évaluation aussi objective que possible. En ayant des critères clairs, vous minimisez les biais personnels et garantissez que chaque candidat est évalué équitablement. Cela vous aide aussi à comparer les candidats en vous basant sur des critères mesurables et non sur un simple "feeling".

4. Réalisation des entretiens

Ça y est, vos critères et votre échelle de notation sont prêts. Maintenant, place à l'action : la réalisation des entretiens. 

Lorsque vous accueillez le candidat, rappelez-vous que le premier contact est crucial. Une poignée de main ferme, un sourire, un accueil chaleureux... ces petits détails peuvent faire une grande différence. Mettez votre candidat à l'aise – un candidat détendu est plus susceptible de se montrer sous son vrai jour.

Ensuite, plongez dans l'entretien. Suivez votre guide de questions, mais restez attentif aux réponses du candidat. Écoutez activement, et n'hésitez pas à creuser plus profondément si une réponse vous semble intéressante ou incomplète. Soyez un détective à la recherche d'indices – chaque réponse peut révéler une facette importante du candidat.

Pendant l'entretien, prenez des notes. Pas seulement sur ce que le candidat dit, mais aussi sur la manière dont il le dit. La communication non verbale peut être tout aussi révélatrice que les mots utilisés.

Enfin, concluez l'entretien en remerciant le candidat pour son temps et en lui expliquant les prochaines étapes. Laissez-lui également l'opportunité de poser des questions. C'est un signe de respect mutuel et cela peut aussi vous donner des informations supplémentaires sur ses motivations et son intérêt pour le poste.

Rappelez-vous, lorsque vous posez ces questions, d'observer non seulement ce que le candidat dit, mais aussi comment il le dit. Le langage corporel, le ton de la voix, et le niveau de détail apporté à la réponse peuvent vous en dire autant que les mots eux-mêmes.

Enfin, après chaque réponse, prenez le temps de sonder plus profondément si nécessaire. Posez des questions de suivi pour clarifier les points ou obtenir plus de détails. Chaque question supplémentaire vous permet d’avoir une vue plus claire et complète des compétences de votre candidat.

5. Compte rendu et verdict

Vous avez posé toutes vos questions, et maintenant ? C'est l'heure du compte rendu et du verdict, l'étape finale mais cruciale de vos entretiens structurés.

Après chaque entretien, prenez un moment pour réviser vos notes et évaluer chaque réponse en utilisant l'échelle de notation que vous avez établie. C'est un peu comme être un juge dans un concours de talent – vous devez être juste, précis et objectif. Évaluez chaque réponse en fonction de son adéquation avec les critères définis, et notez vos impressions générales sur le candidat.

Ensuite, compilez vos évaluations pour chaque candidat. Cela peut impliquer un tableau ou un graphique qui présente clairement les forces et les faiblesses de chaque personne en fonction des critères établis. Cela vous donne une vue d'ensemble qui facilite la comparaison entre les candidats.

Avant de prendre votre décision finale, considérez l'ensemble du profil du candidat - son expérience, ses compétences, et sa personnalité - et comment ils s'intègrent dans la culture de votre entreprise. Rappelez-vous, vous ne cherchez pas seulement des compétences, mais aussi un membre d'équipe qui contribuera positivement à votre environnement de travail.

Finalement, une fois votre décision prise, assurez-vous de communiquer de manière professionnelle et empathique avec les candidats, qu'ils soient retenus ou non. Un bon feedback peut être très utile pour les candidats non retenus, et cela montre le respect que vous avez pour le temps et l'effort qu'ils ont investi dans votre processus de recrutement.

Assistant d'entretien structuré : Noota

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• Pense bête : Fini les oublis ! Noota vous rappelle les questions clés à poser pendant l'entretien. C'est comme avoir un pense-bête intégré qui s'assure que vous couvrez tous les aspects essentiels.
• Suivi des Réponses : Avec Noota, chaque réponse est soigneusement enregistrée et analysée. Vous n'avez plus à craindre de perdre des détails importants ou de mélanger les réponses des candidats.
• Compte Rendu Détaillé : Après l'entretien, Noota vous fournit un compte rendu détaillé. Ce rapport met en évidence les points forts et les domaines à améliorer, vous aidant à prendre une décision éclairée.
• Gain de Temps et d'Effort : Noota automatise les tâches fastidieuses, vous permettant de vous concentrer sur l'essentiel – évaluer le candidat. Cela signifie plus de temps pour l'analyse et moins pour la paperasse.
• Objectivité Accrue : En standardisant le processus de suivi et de rapport, Noota contribue à éliminer les biais personnels, assurant une évaluation plus juste et objective.

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