Grille d’évaluation d’entretien : un guide avec template

Imaginez un outil qui non seulement simplifie votre processus d'évaluation des candidats mais le rend aussi plus précis et objectif.

Cet outil existe, c'est une grille d'évaluation.

On vous montre ici comment utiliser une grille d'évaluation pour rendre vos entretiens d'embauche plus productifs, objectifs et moins chronophages.

Que vous soyez à la recherche d'un template structuré ou que vous voulez affiner vos techniques actuelles, lisez attentivement notre guide.

Pourquoi réaliser une grille d’évaluation pour vos entretiens ? 

Vous avez du mal à conduire des entretiens d'embauche qui débouchent sur une vision claire et objective de vos candidats? Pas de panique, la grille d'évaluation d'entretien est là pour sauver la mise. Voici pourquoi elle est votre meilleure alliée :

1. Pour booster la collaboration entre vos recruteurs : Vous travaillez en équipe, n'est-ce pas ? La grille d'évaluation crée un langage commun. Fini le temps où chacun utilisait sa propre méthode et où les informations importantes se perdaient dans la traduction. Avec une grille standardisée, tout le monde sait où il va. Les notes et appréciations deviennent claires pour tous, facilitant les discussions et les décisions collectives​.

2. Pour rendre vos décisions plus objectives : On ne va pas se mentir, tout le monde a ses préférences. Mais dans le recrutement, l'objectivité est clé. La grille d'évaluation vous aide à rester neutre. Elle vous fournit des critères précis pour juger chaque candidat. Ainsi, vos choix sont basés sur des faits, des compétences réelles, plutôt que sur un feeling ou une première impression. C'est aussi plus simple d'expliquer et de justifier vos décisions en interne ou aux candidats eux-mêmes​.

3. Pour faciliter la mesure et la comparaison des candidats : Sans grille, comparer des candidats peut devenir un casse-tête. Avec, vous avez des critères clairs et identiques pour tous. Avec une notation structurée, vous voyez rapidement qui se démarque et qui est à la traîne. Cela simplifie énormément le processus de sélection. Vous êtes sûr de choisir le candidat qui correspond le mieux au poste, car vous vous basez sur une évaluation structurée et comparable​​.

Les éléments à inclure dans votre grille d’évaluation 

On rentre dans le vif du sujet avec ce qu'il faut absolument mettre sur votre grille d'évaluation. C'est crucial pour cerner au mieux vos candidats et faire le bon choix. On détaille ici les éléments clés à ne pas rater.

1. Les compétences techniques

‍C'est le b.a.-ba. Pour chaque poste, il y a des compétences techniques non négociables. Que ce soit la maîtrise d'un logiciel spécifique, la connaissance d'une langue étrangère ou la capacité à coder dans un langage informatique précis, ces compétences doivent figurer en haut de votre liste.

Pour évaluer cela, basez-vous sur les réponses à des mises en situation concrètes ou les résultats de tests pratiques spécifiques au poste. Notez-les sur 5 :

• 1 : Le candidat n'a pas les compétences techniques requises pour le poste.
• 2 : Possède des bases mais nécessiterait une formation approfondie.
• 3 : Maîtrise les compétences techniques à un niveau satisfaisant, peut accomplir les tâches avec un minimum de supervision.
• 4 : Très compétent, possède une solide expérience et peut gérer des projets complexes ou enseigner les compétences à d'autres.
• 5 : Expert, dépasse les attentes, apporte des compétences uniques et peut innover dans son domaine.

2. Les soft skills

‍Le savoir-être est tout aussi important que le savoir-faire. Les compétences relationnelles, comme la capacité à travailler en équipe, la communication, l'adaptabilité ou encore la gestion du stress, sont déterminantes pour la réussite dans un poste. Pour les évaluer, utilisez des questions ouvertes pour évoquer des expériences passées permettant d'évaluer ces compétences. Notez les réponses sur 5 :

• 1 : Manque significatif de compétences relationnelles, difficultés dans la communication et le travail d'équipe.
• 2 : Montre des compétences de base, mais des lacunes sont évidentes dans des situations stressantes ou complexes.
• 3 : Bon niveau de compétences relationnelles, fonctionne bien en équipe, communique efficacement.
• 4 : Très bonnes soft skills, capable de gérer des conflits et de motiver les équipes.
• 5 : Excellentes compétences interpersonnelles, leader naturel, inspire et élève ceux autour de lui.

3. L'expérience professionnelle

‍C'est souvent ici que le CV parle. Mais au-delà des dates et des intitulés de poste, ce qui compte, c'est ce que le candidat a réalisé concrètement. Quels projets a-t-il menés ? Quels résultats a-t-il obtenus ? Demandez-lui de vous donner des exemples précis qui démontrent ses compétences et son impact dans ses précédentes fonctions​. Notez ses expériences sur 5 :

• 1 : Peu ou pas d'expérience pertinente, manque de réalisations concrètes.
• 2 : Expérience limitée, quelques réalisations mais pas totalement en lien avec le poste.
• 3 : Expérience adéquate, a démontré des compétences et réalisations pertinentes pour le poste.
• 4 : Expérience solide avec des réalisations significatives et directement applicables au poste.
• 5 : Expérience exceptionnelle, dépasse les exigences, a mené des projets d'envergure avec succès.

4. La motivation et les aspirations professionnelles

‍Pourquoi le candidat a-t-il postulé chez vous ? Qu'attend-il de ce poste ? Quels sont ses projets de carrière à moyen et long terme ? Ces questions sont essentielles pour évaluer l'alignement entre les attentes du candidat et ce que vous pouvez offrir. Elles vous permettent également de déceler sa motivation réelle et sa vision de l'avenir​. Notez les réponses à ces questions sur 5 :

• 1 : Peu de motivation apparente pour le poste ou l'entreprise, aspirations floues ou non alignées.
• 2 : Motivation de base pour le poste, quelques aspirations professionnelles mais manque de clarté ou d'alignement.
• 3 : Bonne motivation, aspirations professionnelles claires et en partie alignées avec le poste et l'entreprise.
• 4 : Très motivé par le poste, aspirations professionnelles bien alignées avec les possibilités offertes.
• 5 : Extrêmement motivé, aspirations parfaitement en phase avec le poste et la culture de l'entreprise.

5. L'adéquation avec la culture de l'entreprise

‍Chaque entreprise a sa culture, ses valeurs. Il est crucial que le candidat puisse s'y intégrer. Posez-lui des questions sur ce qu'il sait de votre entreprise, sur ce qui l'attire chez vous, et sur la manière dont il se voit contribuer à votre culture. Cela vous aidera à évaluer s'il sera un bon fit pour votre équipe et pour l'entreprise dans son ensemble​​. Notez son adéquation sur 5 :

• 1 : Peu de connaissance ou d'intérêt pour la culture de l'entreprise, mauvais alignement des valeurs.
• 2 : Connaissance basique de la culture, certaines valeurs alignées mais des incompatibilités évidentes.
• 3 : Bonne compréhension de la culture de l'entreprise, valeurs généralement alignées.
• 4 : Très bonne adéquation avec la culture, partage des valeurs et vision de l'entreprise.
• 5 : Excellente adéquation, le candidat incarne la culture de l'entreprise et ses valeurs.

6. La connaissance de l'entreprise et du poste

‍Un candidat qui s'est renseigné sur votre entreprise et qui comprend les enjeux du poste montre déjà un niveau d'engagement supérieur. Cela reflète sa motivation et son sérieux. N'hésitez pas à lui demander ce qu'il apprécie dans votre entreprise, les défis qu'il anticipe dans le poste à pourvoir, et comment il envisage de les relever​. Notez sa connaissance sur 5 :

• 1 : Connaissances très limitées de l'entreprise et du poste.
• 2 : Connaissance basique, comprend les grandes lignes mais manque de détails.
• 3 : Bonne connaissance, comprend bien le poste et a fait desrecherche de base sur l'entreprise et ses activités principales.
• 4 : Très bien informé, montre une compréhension approfondie de l'entreprise et du rôle, avec des idées sur comment contribuer positivement.
• 5 : Expertise exceptionnelle, non seulement comprend en détail l'entreprise et le poste mais apporte également des perspectives uniques et une préparation impressionnante.

Template de grille d’évaluation d’entretien

Parfait, maintenant que vous avez les bases, voici un template de grille d'évaluation à remplir. Cet outil vous permet de passer au crible chaque candidat avec précision. La grille est structiurée autour des critères et sous-critères qu'on a déjà discutés, en utilisant une échelle de 1 à 5 pour chaque critère.

Vous pouvez la télécharger ici et l'adapter et la remplir selon votre poste.

Vous pouvez aussi la copier/coller sur un Word, PDF ou tableur Excel à partir du contenu ci-dessous :

Comment bien utiliser une grille d’évaluation pour vos recrutements ?

Une grille d'évaluation n'est pas juste un tableau à remplir. C'est un outil qu'il faut que vous et vos collaborateurs puissent bien intégrer dans les processus d'évaluation de vos entretiens. Voici quelques bonnes pratiques pour en tirer le maximum :

1. S'aligner sur les compétences clés avec votre équipe : Avant même de rencontrer les candidats, prenez un moment avec votre équipe pour définir ce qui compte vraiment pour le poste. Quelles compétences techniques sont non négociables ? Quels traits de personnalité sont cruciaux pour s'intégrer dans l'équipe ? Une fois ces compétences identifiées, adaptez votre grille pour qu'elle reflète ces priorités. C'est la base pour un recrutement réussi.

2. Adoptez un système de notation commun : Pour éviter le fameux "Chacun son truc", établissez un système de notation clair que tout le monde, de l'équipe RH aux managers, utilise. Que ce soit une échelle de 1 à 5, des codes couleur, ou des smileys, l'important est que tous les évaluateurs parlent le même langage. Cela rend les débriefs post-entretiens beaucoup plus simples et évite les malentendus.

3. Trouvez le juste milieu entre questions ouvertes et fermées : Les questions fermées vous donnent des réponses directes et mesurables, idéales pour votre grille. Mais les questions ouvertes ? Elles sont votre fenêtre sur la personnalité, la créativité et la motivation du candidat. L'astuce est d'équilibrer les deux types pour obtenir un portrait complet du candidat. Soyez curieux, écoutez attentivement et n'hésitez pas à creuser lorsque vous entendez quelque chose d'intrigant.

4. Évaluez et comparez objectivement : Avec votre grille dûment remplie, comparez les candidats non seulement entre eux mais aussi par rapport à votre idéal de candidat pour le poste. Cette approche minimise les biais (on en a tous, c'est humain) et met tous les candidats sur un pied d'égalité.

5. Ne vous arrêtez pas à la première impression : Même si un candidat sort du lot dès le premier entretien, résistez à la tentation de faire votre choix trop vite. Si vous hésitez entre plusieurs profils prometteurs, pourquoi ne pas les inviter à un second entretien, leur proposer un petit test ou une étude de cas ? Mieux encore, faites-les rencontrer d'autres membres de l'équipe. Cela vous donnera une perspective plus large et souvent, le petit détail qui fera pencher la balance.

Remplissez automatiquement vos grilles d'évaluation : l'assistant Noota

Et si je vous disais qu'il existe un assistant d'entretien capable de remplir automatiquement vos grilles d'évaluations ?

Noota écoute et enregistre chaque mot de vos entretiens, et les transcrit en temps réel. Il analyse également les réponses des candidats en fonction des compétences et critères que vous avez définis :

• ‍Une grille d'évaluation sur mesure : Avec Noota, créez une grille d'évaluation personnalisée qui colle parfaitement à vos besoins. Vous définissez les compétences et qualités à évaluer, Noota s'occupe du reste. Lors de l'entretien, il suit le fil de la conversation, repère les moments clés où le candidat parle de ses expériences, compétences, et aspirations, et remplit automatiquement la grille d'évaluation.‍
• Un rapport d'entretien précis et objectif : Juste après l'entretien, Noota génère un rapport complet basé sur vos critères d'évaluation. Ce rapport met en lumière les forces et faiblesses du candidat, selon les données recueillies pendant l'entretien. Cela signifie que chaque décision de recrutement que vous prenez est fondée sur des données concrètes et non sur une impression passagère.‍
• Partagez facilement avec votre équipe : Une fois l'entretien terminé et le rapport généré, partager les résultats avec votre équipe est un jeu d'enfant. Que ce soit pour une révision collective, une deuxième opinion ou simplement pour tenir tout le monde informé, Noota facilite la communication et assure que tous les décideurs disposent des mêmes informations pertinentes pour prendre la meilleure décision.

Vous voulez structurer et objectiver l'évaluation de vos entretiens pour être sûr d'embaucher le bon candidat ? Essayez Noota gratuitement.